¿Ya te has dado cuenta cómo hacer credenciales para eventos es súper importante no solo para que conozcas a tus participantes, pero, principalmente, para impulsionar el networking entre ellos?
Planificar un evento también significa planificar el flujo de personas y encontrar una manera eficaz de identificarlas.
¡Ahí es donde entra en juego el papel de la acreditación en tu evento!
Eso porque ellos funcionan como credenciales. De esa manera, se mejora no solamente la comunicación en el entorno, sino también la seguridad y la acreditación.
Por eso, no invertir o invertir mal en las credenciales puede hasta impactar la experiencia de los participantes.
Pensando en eso, en este artículo te voy a enseñar como puedes hacer, de la mejor manera, la credencial para los futuros eventos que vayas a organizar.
Además de dar algunos tips sobre qué hacer a la hora de planificar las credenciales para tu evento.
¿Por qué utilizar credenciales para eventos?
Basicamente, las credenciales se utilizan a menudo en eventos académicos y científicos como medio de acreditar a los participantes.
Esto se debe a que facilita la interacción entre los participantes. También facilita la asistencia cuando el participante necesita orientación.
La credencial tiene la función de señalar quiénes son las personas autorizadas a circular por las zonas más diversas del local.
También puedes utilizarlo como un artículo totalmente personalizado, que refleja la imagen de la marca y funciona como herramienta de promoción y comunicación.
En otras palabras, las credenciales para eventos son una forma de reforzar la marca de tu evento.
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También puedes crear credenciales específicas y distintas para grupos, como la comisión organizadora y los participantes.
De este modo, podrás diferenciar rápida y fácilmente al personal y a los ponentes de las demás personas. Así como señalar a los participantes a quién pueden pedir ayuda durante el transcurso del evento.
¿Cómo hacer credenciales para eventos?
1. Define la información
Lo primero que debes definir es: ¿qué quiere comunicar tu credencial? Es muy importante saber qué información las personas cargarán en el cuello.
Además del estándar (nombre y apellido), puedes incluir información como:
- Empresa/Institución de Enseñanza;
- Categoría del participante: Profesor, Estudiantes, Ponente;
- Redes sociales;
- Foto;
- Programación del evento;
- Marca de los patrocinadores.
Un consejo: pon sólo lo necesario para que los participantes, el personal y los apoyadores del evento tengan la mejor experiencia. Demasiada información puede ser un obstáculo.
2. Presta atención al tamaño de las credenciales
El tamaño es algo que importa, y mucho, cuando hablamos de credenciales para eventos.
¡Una opción segura y práctica es utilizar las medidas más habituales para la producción de credenciales! Son los modelos A6 (10,5×14,8cm).
Otro tamaño muy utilizado es el A7 (7,4×10,5 cm). Sin embargo, ¡la decisión de las medidas depende de ti!
El tamaño de la credencial depende de la cantidad de información que desees poner a la vista.
Debes evaluar tu estrategia y la cantidad de información que deben estar en la credencial.
Por lo tanto, antes de poner a producción, se recomienda comprobar el tamaño del material y si es posible leer y entender lo que está escrito en la credencial, sin perder la normalización del producto.
3. Define el estilo del modelo de la acreditación
No olvides que las credenciales tienen dos caras y que también puedes utilizar el reverso de forma útil y creativa.
Por ello, el tamaño de la información es otro aspecto al que debes prestar atención.
Si el tipo de letra utilizado es demasiado pequeño o demasiado grande, la credencial puede no cumplir su objetivo.
Recomendamos un orden preferente en cuanto a tamaño y proporciones de la información:
- Nombre: letra más grande en la credencial y preferiblemente en negrita;
- Apellido: un poco menor y no necesariamente en negrita;
- Puesto/Empresa/Institución: menor que el apellido;
- Más información: tú decides.
Uno de los usos más comunes del reverso de la tarjeta es la programación del evento. Es una forma de reducir costes y facilitar la vida de los participantes.
De este modo, evitas utilizar otro material para distribuir la lista de conferencias y horarios a los participantes, es decir, se consigue tener menos costes, menos residuos y más practicidad.
¡Además de dejar el programa siempre al alcance del participante!
Como el reverso de la credencial no necesita gran visibilidad, puedes utilizar fuentes más pequeñas y aprovechar el espacio para presentar más información.
4. Personaliza
Finalmente, ya viste que es posible crear una credencial personalizada, ¿no?
Un tip para personalizar las credenciales en los eventos es utilizar diferentes colores para las distintas categorías:
- Participantes;
- Conferencistas;
- Comité Organizador.
De este modo, todos estarán mejor identificados.
Los colores son más fáciles de distinguir desde lejos. Además, dan un toque extra de personalización y llaman la atención de los participantes.
Créeme, marca la diferencia que los participantes reciban el tratamiento adecuado. Y en estos momentos cada detalle cuenta.
Por eso, identificarlos fácilmente es un requisito importante para satisfacer sus necesidades de manera práctica.
Tipos de Credenciales
Por lo general, las credenciales sólo se utilizan el día del evento y luego se desechan.
Por este motivo, lo ideal es que se elabore en papel. Por otro lado, la credencial debe ser resistente, para que no se rompa antes o durante el evento.
Para producir una credencial resistente, es aconsejable utilizar papel de 250g a 300g.
Existen 3 tipos que son los más utilizados a la hora de confeccionar credenciales para eventos:
Credencial para Imprimir
¡Puedes crear modelos de insignias y dejarlos listos para que los participantes las impriman en el tamaño estándar que deseen.
Es una forma de reducir los costes de impresión, ¿no?
Insignia con soporte de plástico
Algunos organizadores optan por utilizar un sobre de plástico para proteger la credencial.
En este caso, no debes dejar de invertir en el papel de la credencial, aunque esté recubierto con el plástico.
También tienes la oportunidad de utilizar el comprobante de inscripción como forma de acreditación para los participantes y también como credencial.
Una forma de imprimir este tipo de credencial es a través de plataformas de producción de eventos.
Al utilizar estas plataformas, el participante tiene la posibilidad de imprimir su comprobante de inscripción.
Garantizando una acreditación más rápida, ya que dispone de un Código QR, así como las actividades en las que se ha inscrito.
Y con este formato podrás gestionar las acreditaciones a través de tu smartphone. Obteniendo practicidad y ganando tiempo en tu evento.
Y, por supuesto, los más utilizados: credencial de papel y cordón
Puedes utilizar papeles especiales, un buen papel para imprimir credenciales es el de 300g con barniz frontal completo, es resistente y tiene un coste relativamente bajo.
Impresión de etiquetas
Bien, después de elegir todo lo relacionado con la credencial de tu evento: el tamaño, el estilo y el material, ¿qué queda?
¡Puedes optar por proporcionar bolígrafos a los participantes para que rellenen la información, o imprimir etiquetas!
En este caso, la mejor opción es imprimir todo el papel. Puedes enviarlo a una imprenta para que imprima y corte las etiquetas.
También puedes utilizar tu propia impresora, hay muy buenos modelos de impresoras específicas para esto, por ejemplo:
- Impresora Térmica de Etiquetas Brother
- Impresora térmica para etiquetas Label Writer 450
Estas impresoras funcionan mediante impresión térmica, por lo que no tienes que preocuparte por un cartucho de tinta.
Pero, antes de comprar comprueba si tu evento contará con el soporte, porque estas impresoras son de sobremesa, es decir, necesitan una fuente de alimentación y estar conectadas a la computadora.
Dónde hacer
Las credenciales se pueden hacer en imprentas o imprimirlas los propios participantes.
La imprenta requiere una mayor organización, ya que debe haber un presupuesto e incluir también los gastos de desplazamiento.
Existen imprentas en línea que pueden facilitar la producción de estas credenciales y también agilizar la organización de tu evento.
Contratando imprentas en línea obtendrás una producción rápida y menos gastos de mano de obra de tu comisión organizadora.
Espero que estos consejos te ayuden a planificar tus próximas credenciales.
