Ahora es momento de hablar sobre la pregunta número uno de los organizadores de eventos digitales: ¿cómo hacer el check-in de los asistentes en un evento online?
¿Cómo puedo hacer el check-in de mis asistentes? ¿Qué herramientas debo usar?
Sabemos que muchas cosas cambian al pasar de un evento presencial a uno digital, y el check-in no es la excepción.
En este artículo, te voy a mostrar algunos enfoques que puedes adoptar para hacer el check-in de los asistentes en tu evento digital. Todos son bastante simples y accesibles.
Dicho esto, algunos enfoques requieren un poco más de paciencia y tiempo por parte de los organizadores, ya que se realizan de forma manual.
De cualquier manera, también voy a mostrarte soluciones aún más prácticas: las opciones de check-in automatizado para eventos online.
¿Cómo Han Manejado los Organizadores el Check-In en Eventos Digitales?
Los eventos digitales existen desde hace un tiempo, especialmente en el extranjero. Pero fue la pandemia la que obligó rápidamente a los organizadores de todo el mundo a migrar de lo presencial a lo digital.
Y lo que hemos notado es que los eventos online, de hecho, llegaron para quedarse. Por eso es importante pensar en cómo funciona cada etapa del evento en el formato digital.
El check-in es una forma de controlar el flujo de asistentes y también de confirmar quién realmente asistió, aunque sea de forma digital, al evento y a sus actividades.
Según lo que hemos observado, los organizadores han desarrollado algunos enfoques diferentes para hacer el check-in de los asistentes en el evento y en cada una de sus actividades.
Check-In por Formulario
Una de las formas más comunes de hacer el check-in de los asistentes en eventos online es a través de formularios.
Durante la transmisión del evento —ya sea una videoconferencia, una transmisión en vivo o una grabación—, la organización comparte un enlace de Google Forms o SurveyMonkey para que los asistentes que están presentes durante la transmisión puedan completar sus datos. Así es como confirman su asistencia.
Sin embargo, esta es una forma bastante manual de hacer el check-in de los asistentes. Eso se debe a que, después, la organización tiene que cruzar los datos de inscripción del evento con lo que se completó en el formulario.
Crear un formulario es bastante simple. Solo tienes que ir a Google Forms o SurveyMonkey, crear una cuenta y escribir preguntas que tengan sentido para tu evento.
Pero, siendo realistas… ¿sabes qué pasa? ¡La mayoría de las veces, los datos terminan siendo inconsistentes!
¿Qué queremos decir con esto?
Para inscribirse en el evento, un asistente puede usar una dirección de correo electrónico, y luego usar una diferente al completar el formulario.
O puede escribir un nombre incompleto, con errores de ortografía, o usar un apellido diferente.
Imagina tener que verificar cada uno, uno por uno, para asegurarte de que todo coincida. Eso lleva bastante tiempo. Y el resultado es un puñado (¡o muchos!) de correos de asistentes preguntando por su certificado de participación.
Por cierto, ya te lo advertimos: ¡el tema de los certificados suele inundar las bandejas de entrada de los organizadores de eventos! Pero hay formas de evitarlo, como ya explicamos en otros artículos de este blog.
Además, es común que la organización reciba correos de asistentes que afirman haber visto la transmisión pero no pudieron acceder al formulario, o que se perdieron el momento en que se compartió el enlace.
Estas son algunas de las situaciones que surgen cuando el check-in se hace a través de un formulario.
¿Cuándo Funciona Bien el Check-In por Formulario?
El check-in por formulario probablemente funciona mejor para eventos de pequeña escala, con hasta unos 15 asistentes aproximadamente.
En estos casos, el orador y la organización terminan teniendo un contacto mucho más cercano y fácil con el público.
En resumen: los formularios son, de hecho, una opción para el check-in en eventos online, pero son una alternativa que exige más trabajo por parte de la organización.
Necesitas evaluar si es la mejor opción para tu evento. Dicho esto, no lo recomendamos (¡en serio!) para eventos de gran escala.
Check-In por Chat
El chat fue otro método de check-in que se popularizó en los eventos online.
En los eventos que hemos observado, hemos visto oradores pidiendo a los asistentes que dejen datos como su nombre completo y correo electrónico directamente en el chat de la transmisión, para que se les pueda enviar un certificado.
Esta también es una forma muy manual de hacer el check-in de los asistentes, y viene con su propio conjunto de problemas, como:
- Compartir el nombre y el correo electrónico de un asistente con otros inscritos en el evento
- Dependiendo de cuántas personas estén inscritas en la actividad, un alto volumen de mensajes en el chat
- Un alto volumen de mensajes en el chat distrae a los asistentes y dificulta la recolección de la información (nombre y correo), además del espacio para preguntas e intercambio de conocimiento
- El chat no siempre se guarda después de la transmisión. Por supuesto, eso depende de la herramienta elegida para transmitir el evento, así que vale la pena verificarlo con anticipación.
Check-In Creando un Segundo Evento
Sí, también hemos visto a algunos organizadores hacer el check-in de los asistentes creando un segundo evento.
Un poco confuso, ¿verdad? No te preocupes, te lo explico.
Durante la transmisión, el orador o el comité organizador comparte con los asistentes un enlace a un segundo evento.
Este segundo evento se crea únicamente con el propósito de hacer el check-in de los asistentes.
Los asistentes luego se inscriben de forma gratuita en el segundo evento, y una vez que termina, el comité organizador verifica los nombres y correos electrónicos de todos los que se inscribieron.
Esos se consideran entonces asistentes con check-in realizado y, en consecuencia, si las reglas del evento lo indican, elegibles para recibir un certificado de participación de la actividad.
¿Cuál es el problema con este enfoque?
¡La información termina completamente dispersa! Y esto comúnmente genera confusión entre los asistentes.
Después de todo, algunos incluso pueden pensar que en realidad asistieron a dos eventos separados. ¡Imagina la confusión si alguno de ellos solicita dos certificados! Por eso no recomendamos este enfoque.
Cómo Even3 Simplificó el Check-In en Eventos Online
Después de escuchar a nuestros organizadores y recopilar comentarios sobre el tema, mejoramos nuestro sistema de check-in para eventos online.
Ahora, Even3 les ofrece a los organizadores la posibilidad de hacer el check-in de los asistentes en eventos digitales de dos formas diferentes: automática y manual.
Check-In Automático
Con el check-in automático, el asistente queda registrado por la plataforma en el momento en que accede a la actividad y comienza a ver la transmisión del evento.
Esto le da tranquilidad tanto al organizador del evento como al orador, ya que ninguno de los dos necesita lidiar más con formularios ni quedarse con la incertidumbre de quién realmente asistió al evento.
Es súper práctico, y es la opción que más recomendamos.
Check-In Manual
Con el check-in manual, en algún momento durante la transmisión —puede ser al principio, en la mitad o al final—, les avisas a los asistentes que el check-in está disponible y se puede hacer directamente en la plataforma Even3.
Elegir el momento ideal depende del organizador.
La pestaña de check-in, desde la perspectiva del asistente, se encuentra en la misma área donde ocurre el chat del evento, debajo de la pantalla de transmisión.
Hacer el check-in es muy simple. Los asistentes solo necesitan hacer clic en la pestaña “Check-in” y luego en “Confirmar asistencia” haciendo clic en el botón verde de la pantalla.
Con eso, el organizador tendrá la lista completa de asistentes con check-in realizado para la actividad. Rápido y simple de hacer.
