Las presentaciones de trabajos online han transformado la realidad de muchos eventos.
Después de todo, esta es una excelente manera de seguir produciendo eventos de alto nivel y presentar trabajos científicos de calidad.
Pero, ¿cómo realizar un evento online exitoso con un gran volumen de trabajos enviados y presentaciones?
¡Ciertamente no es una tarea fácil para los organizadores!
Con eso en mente, armamos una guía paso a paso para optimizar todo, desde la planificación hasta la realización de presentaciones de trabajos online.
- Planificación;
- Organización;
- Transmisión.
1. Mejora tu Planificación
Primero, antes de abrir la convocatoria de trabajos, necesitas definir cuestiones esenciales, como las reglas, los plazos y los evaluadores.
Así que esta es la etapa en la que debes verificar si los evaluadores están disponibles para la revisión online y saben cómo usar las tecnologías necesarias.
Por ejemplo, si tus presentaciones de trabajos se realizarán en una sala virtual, como Zoom, es importante guiar a los evaluadores sobre cómo usarla y explicarles las reglas de transmisión.
Además, en esta etapa necesitas definir puntos importantes, como:
- Cómo y a través de qué herramienta se realizarán los envíos;
- Cómo se distribuirán los trabajos entre los evaluadores, y quién será responsable de esa tarea;
- En qué ejes temáticos se dividirán las presentaciones;
- Definir fechas y horarios de presentación que funcionen bien tanto para los asistentes como para los evaluadores.
¡Este es normalmente el momento en el que recurrimos a hojas de cálculo y correos electrónicos!
Así que es importante organizar bien esta etapa para que demasiada información y demasiadas herramientas extra no sobrecarguen la organización, especialmente si el comité organizador es pequeño.
Automatiza el Proceso
Por esta razón, una plataforma de gestión de eventos es una gran alternativa para quien quiere reunir todo en un solo lugar, como:
- Un único sitio web de evento con área de inscripción y de envío de trabajos;
- La posibilidad de enviar correos electrónicos a los asistentes;
- Distribución automatizada de trabajos entre evaluadores, además de la programación;
- Salas de presentación organizadas con acceso rápido y seguro para los asistentes a través de la plataforma.
Una vez definidos estos primeros pasos, es momento de abrir los envíos para tu evento. Ahí es cuando empezarás a recibir y organizar los trabajos.
2. Organizando las Presentaciones de Trabajos Online
El segundo paso para organizar las presentaciones de trabajos online es gestionar la información de los envíos.
En esta etapa, los organizadores generalmente intentan acceder a la información de la forma más rápida y práctica posible.
Por eso muchos recurren a las hojas de cálculo. Después de todo, realmente ofrecen una buena visión general.
Pero hay varias formas de llegar ahí cuando se trata de los envíos. Por ejemplo:
Email + Hoja de Cálculo
Este formato consiste en permitir que los envíos se hagan por correo electrónico a la organización, a través de enlaces o archivos adjuntos.
Luego, es responsabilidad del organizador completar la hoja de cálculo con los datos y adjuntar los archivos enviados por los asistentes.
Aunque este es un método común, es el menos recomendado, ya que organizadores y asistentes pueden enfrentar problemas como correos que no llegan, bandejas de entrada llenas e información completada incorrectamente.
Google Forms + Hoja de Cálculo
Muchas personas recurren en cambio a formularios online, siendo Google Forms el más común.
Esta solución es, de hecho, bastante práctica, ya que puede generar automáticamente una hoja de cálculo con todas las respuestas.
Sin embargo, las desventajas de esta alternativa son:
- Toda la información solicitada en el formulario de envío termina en la hoja de cálculo, y demasiada información puede sobrecargar al organizador;
- El organizador tiene que descargar cada trabajo y luego reenviarlo a los evaluadores;
- Para inscripciones pagas, el organizador tiene que verificar manualmente si el pago de cada trabajo enviado fue completado.
Plataforma de Eventos
Como ya mencionamos, las hojas de cálculo llenas de demasiada información pueden convertirse en un verdadero dolor de cabeza para los organizadores.
Con eso en mente, las plataformas de eventos han estado trabajando para reunir soluciones y automatizar varios procesos que antes se hacían manualmente.
Por ejemplo, Even3 cuenta con un sistema de envío de trabajos que te permite vincular los envíos directamente con la inscripción, facilitando el seguimiento de todo y evitando problemas de pago.
Además, la plataforma tiene una interfaz intuitiva y te permite:
- Armar un cronograma de presentaciones completo en solo unos clics, evitando conflictos de horarios y organizando los trabajos por eje temático.
- Registrar múltiples sesiones y definir el formato de presentación, la duración, enlaces de salas virtuales distintas y las fechas.
- Almacenar los trabajos en la nube, manteniéndolos siempre disponibles para asistentes y organizadores;
- Distribuir los trabajos entre los evaluadores y permitir que los asistentes sigan el proceso de revisión directamente dentro de la plataforma.
También puedes organizar tus presentaciones de trabajos online en 2 formatos:
Organización de Presentaciones Orales Online
Para las presentaciones orales, puedes definir el tiempo de presentación por trabajo y la duración total de la sesión, las fechas, los horarios y los enlaces a la sala virtual donde se realizará la presentación.
El sistema calcula automáticamente cuántos trabajos entrarán en la sesión, según el bloque de tiempo y el tiempo de presentación definido para cada trabajo.
Por ejemplo, si la sesión dura 1 hora y el tiempo de presentación por trabajo es de 10 minutos, la sesión tendrá capacidad para seis trabajos.
Organización de Presentaciones de Pósteres
También puedes permitir presentaciones de pósteres online.
En este caso, el organizador define la capacidad de pósteres de la sesión, la duración, las fechas, el horario y la sala virtual.
Los asistentes simplemente necesitan compartir su pantalla para mostrar su póster, optimizado para presentación virtual.
Even3 también ofrece un área dedicada para las presentaciones de trabajos.
En otras palabras, es una excelente solución para el paso final de esta guía: la transmisión de las presentaciones de trabajos online.
3. Transmisión de Presentaciones Online: Soluciones para Optimizar tu Evento
Finalmente, es momento de las presentaciones. En otras palabras, uno de los momentos clave de transmisión del evento.
La organización importa mucho en este punto, pero la experiencia de los evaluadores y los asistentes importa aún más.
Por eso Even3 ofrece una solución para optimizar esta etapa de tu evento.
Para eventos con envío de trabajos, existe un módulo dedicado a la presentación de trabajos.
En esta área, los asistentes pueden acceder a todas las presentaciones de trabajos del evento, además de una sección separada que muestra las sesiones en las que presentarán.
Este módulo facilita la vida de los asistentes, dirigiéndolos automáticamente a los enlaces de videoconferencia usados para las presentaciones de trabajos online.
De esta manera, la plataforma mantiene todo organizado en áreas separadas y bien estructuradas: el área de presentación de trabajos y el área general de transmisión del evento.
Un verdadero diferencial para eventos con un gran número de trabajos enviados, ¿verdad?
Ahora que ya conoces todas estas posibilidades, ¡finalmente puedes empezar a optimizar tu evento!
Con Even3, puedes eliminar cuellos de botella, aumentar la productividad y ofrecer una experiencia única a los asistentes.
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