¿Sabes por qué los derechos de imagen son tan importantes en los eventos online?
A primera vista, puede que no parezca un tema del que se hable con frecuencia, pero definitivamente debe tenerse en cuenta al organizar eventos, especialmente aquellos con videos grabados que se venden después, como en una estrategia on demand.
Esto se debe a que es a través del formulario de consentimiento de uso de imagen y voz que le haces saber a tu orador exactamente qué se hará con el contenido que entrega.
De la misma manera, contar con un contrato también te brinda mayor seguridad legal y, por supuesto, esto puede ahorrarte muchos dolores de cabeza más adelante.
Con eso en mente, te explico todo lo que necesitas saber sobre:
- ¿Qué son los derechos de imagen?
- Conoce el Formulario de Consentimiento de Uso de Imagen y Voz;
- Lo que el formulario de consentimiento de tu evento debe incluir sí o sí;
- Otros documentos esenciales para tu evento online.
¿Qué Son los Derechos de Imagen?
¿Alguna vez te imaginaste despertar un día y encontrar tu foto en carteles publicitarios por toda la ciudad sin tu permiso? No sé tú, pero a mí eso me parecería bastante desagradable.
Y aunque hoy en día es bastante fácil encontrar fotos personales en internet, lo que impide que se usen con fines comerciales son justamente los derechos de imagen.
Esto se debe a que la imagen de una persona se considera un dato personal que puede o no ser licenciado, ya sea de forma paga o gratuita, siempre con un plazo y un alcance de uso limitados.
Por eso siempre debemos tener mucho cuidado al usar la imagen de otra persona, especialmente con fines comerciales, ya que la legislación brasileña reconoce esto como un uso indebido de los derechos de imagen, y podrías terminar teniendo que pagar una indemnización por ello.
Pero, ¿sabías que los derechos de imagen no protegen únicamente la apariencia física de una persona?
Hay varios otros aspectos que protegen, como la imagen atribuida a una persona, es decir, cómo es percibida socialmente, y también la protección de su voz.
¡Así es! Y es precisamente para licenciar los derechos de uso de imagen y prevenir abusos que existe el Formulario de Consentimiento de Uso de Imagen y Voz. ¿Ya habías oído hablar de este documento?
¿Qué Es el Formulario de Consentimiento de Uso de Imagen y Voz?
En pocas palabras, el Formulario de Consentimiento de Uso de Imagen y Voz es el documento escrito que comprueba que se otorgó permiso para usar la imagen y la voz de otra persona.
En la práctica, para tu evento online, este documento te brinda seguridad legal y, al mismo tiempo, le garantiza al orador exactamente qué se hará con su imagen y su voz.
Por eso debe incluir detalles e información importantes, como: de qué manera se usará la imagen y por cuánto tiempo.
Por supuesto, en algunos casos, se pueden agregar cláusulas adicionales al contrato, como la cesión de todos los derechos de autor económicos, o limitaciones sobre la finalidad para la que se puede usar la imagen.
Así que, si tienes dudas o necesitas hacer cambios en los términos, es importante buscar asesoría legal tanto para redactar un documento detallado como para confirmar que tu evento cumplió exactamente con lo acordado con los oradores.
Pero, en general, un contrato debe incluir la siguiente información:
Lo Que tu Formulario de Consentimiento de Uso de Imagen y Voz Debe Incluir Sí o Sí
Distribución
Para prevenir abusos y también definir cómo se puede usar la imagen para ambas partes, es necesario detallar claramente los lugares donde se distribuirá la imagen.
Para eventos online, puedes especificar dónde se mostrará la imagen de tu orador, como en las videoclases dentro de la plataforma de tu evento.
Uso
Además de dónde aparecerá la imagen, ¿cómo se usará? Definir esto brinda seguridad para todos.
Por ejemplo, el organizador puede retransmitir las charlas como videos on demand o incluso usar la voz del orador en un podcast sin preocupaciones, siempre que todo esto haya sido debidamente acordado y consentido en el contrato.
Responsabilidad
También es importante dejar explícito que las imágenes y el audio no se usarán para ningún fin distinto de los establecidos en el contrato.
Plazo
Finalmente, también debes especificar durante cuánto tiempo permanecerá vigente la licencia de derechos de imagen.
Otros Documentos Esenciales para tu Evento Online
Ahora que ya conoces un documento necesario para tu evento online, quizás te preguntes si hay otros.
Bueno, por supuesto, los documentos necesarios pueden variar según las necesidades de cada evento, pero hay algunos esenciales, y no todos son documentos legales:
- Contratos con proveedores;
- Política de reembolso de inscripciones;
- Reglas de presentación de trabajos;
- Y los certificados (sí, también son documentos, ¡y los asistentes los esperan con muchas ganas!)
Con tantas cosas que organizar para un evento, todo se vuelve mucho más fácil cuando puedes contar con el apoyo completo de una plataforma de gestión de eventos, como Even3.
Con eso en mente, además de ofrecerte apoyo en cada etapa de tu evento online y recordarte los documentos que necesitarás, nuestro equipo legal nos ayudó a armar una plantilla de Formulario de Consentimiento de Uso de Imagen y Voz que puedes adaptar para tu propio evento.
¡Pruébala y cuéntanos qué te pareció! =)
