Imagina que ya planeaste todo para tu evento en línea, pero dejaste a los ponentes para el final. ¿Y ahora qué?
En la práctica, vas a notar que esta es una de las tareas que más energía y planeación exige, sobre todo en eventos virtuales.
Por eso, los ponentes para eventos en línea necesitan aún más atención de tu parte.
Con esto en mente, aquí van algunos consejos para ayudarte:
¿Cómo Elegir al Mejor Ponente para tu Evento en Línea?
1. Conoce a tu Público
A primera vista, elegir un ponente parece bastante similar para cualquier tipo de evento.
Sin embargo, vale la pena recordar que el perfil de tu público depende del formato que hayas elegido.
Por ejemplo, es común que los eventos en línea tengan más dificultades para fomentar la interacción entre los asistentes.
Por eso, un ponente de evento en línea necesita saber cómo enganchar al público y resultar atractivo.
Así que antes de elegir uno, analiza quién es tu público y cuáles son sus preferencias, tanto en temas como en invitados.
En este caso, puedes hacer una encuesta de público o una encuesta de satisfacción en eventos que ya hayas realizado.
2. Define los Objetivos de tu Evento en Línea
Siguiendo con las particularidades de los eventos en línea, definir un objetivo te ayudará a decidir cuánto quieres invertir para alcanzarlo.
Es decir, la elección de tu ponente debe estar directamente ligada a tus objetivos y a tu planeación financiera.
Con esto en mente, recuerda tener en cuenta:
- Cuánto puedes gastar para contratar a un ponente;
- Si es el momento adecuado para invitarlo;
- Cuántas personas están interesadas en verlo;
- Qué tipo de transmisión en línea es ideal para llegar a todo el público que esperas.
3. Encuentra el Perfil Ideal de tu Ponente
Después de esa investigación, sin duda podrás definir el perfil ideal para el ponente de tu evento en línea.
En general, vale la pena determinar esto para poder encontrar las mejores opciones.
Por ejemplo, si debe ser un especialista o un influencer, si es más extrovertido o pragmático, entre otros aspectos.
Lo ideal es tener más de una opción, ya que la disponibilidad de los ponentes depende de sus agendas personales.
Así que, para organizar horarios y hacer seguimiento a las confirmaciones, puedes listar tus opciones en una hoja de cálculo.
Pero recuerda: los eventos en línea tienen beneficios como las transmisiones grabadas.
Entonces, si tiene sentido, puedes incluir algunas actividades grabadas en tu programación y así asegurar incluso la presencia de ponentes más reconocidos. ¡Eso sin duda captará la atención de los asistentes!
Dónde Encontrar un Ponente para tu Evento en Línea
1. Referidos
Sin duda, los referidos siguen siendo la principal forma de encontrar buenos ponentes para eventos en línea.
Sin embargo, es común que los eventos pequeños no cuenten con suficientes contactos para conseguir este tipo de información.
Así que, para conseguir buenos referidos, te recomiendo:
- Asistir a otros eventos de tu área;
- Unirte a comunidades virtuales enfocadas en el tema principal de tu evento;
- Hacer networking;
- Estudiar eventos similares y comparar los nombres de sus invitados;
- Revisar con atención las hojas de vida de los ponentes;
- Buscar profesionales reconocidos, pero también prestar atención a las personas cercanas a ellos. Por ejemplo, los estudiantes de un profesor destacado.
2. Redes Sociales
Cuando se trata de encontrar ponentes para eventos en línea, ¡las redes sociales suelen ser la primera opción!
Después de todo, ya no es posible pensar en el mundo digital sin ellas, ¿cierto?
Por eso, las redes sociales suelen ser una vitrina para ponentes que buscan mostrar su trabajo, especialmente Instagram y YouTube.
Para encontrarlos, puedes hacer búsquedas más genéricas, como escribir “ponente” en la barra de búsqueda, por ejemplo.
O buscar por el área del ponente, por su nombre si ya tienes referencias, o por una organización que pueda darte algunos contactos.
Además, entre las redes sociales, vale la pena destacar el valor de LinkedIn para encontrar ponentes para eventos en línea.
En esta red social, es bastante común verlos promocionando sus habilidades profesionales en una amplia variedad de áreas.
Así, puedes encontrar buenas opciones con solo buscar “Ponente” en la barra de búsqueda, seguido del área que buscas para tu evento.
Pero recuerda verificar a los profesionales y evitar caer en estafas o charlatanes.
En este caso, revisa siempre las hojas de vida de los profesionales, los comentarios de terceros, los referidos, la cobertura en medios y, en el caso de eventos académicos, su historial de publicaciones.
3. Agencias de Ponentes
Si quieres hacer este proceso aún más sencillo, ¡las agencias de ponentes son el camino!
Al igual que las agencias de influencers, funcionan como facilitadoras, creando un puente entre el organizador y el ponente, eliminando posibles obstáculos de contacto.
Además, en los sitios web de estas agencias puedes encontrar especialistas en una gran variedad de temas, como:
- Negocios;
- Salud y bienestar;
- Tendencias;
- Capacitaciones y talleres;
- Crecimiento personal y profesional;
- Economía;
- Tecnología;
- Educación;
- Y muchos otros.
De esta forma, puedes filtrar automáticamente y elegir lo que mejor se ajuste al propósito y al presupuesto de tu evento.
5 Consejos para Preparar Bien a tu Ponente para el Evento en Línea
Ahora, una vez que ya elegiste a tu ponente, mantener la relación con él y prepararlo es esencial.
Esto se debe a que un evento en línea exige algunos cuidados que no todo el mundo conoce o tiene por costumbre.
Además, también necesitas crear una experiencia positiva para el ponente si quieres que tu evento sea un éxito y su presencia esté garantizada en futuras ediciones.
Así que ya puedes empezar a seguir estos consejos:
1. Mantente Organizado Desde el Primer Contacto
Una vez que hayas elegido a tus ponentes, el correo que confirma oficialmente la invitación es fundamental.
¡No te bases solo en acuerdos hechos por redes sociales!
Por eso, un correo de presentación debe tener un asunto que llame la atención y que no se pierda en la bandeja de entrada de tus ponentes.
Además, tu mensaje debe incluir la información básica del evento y expresar tus expectativas sobre la charla del invitado, como la fecha, la hora y el tamaño esperado del público.
Algunos organizadores también envían instrucciones para la charla, como el equipo que se usará y los horarios de ensayo.
Si tu evento es muy grande, un buen consejo es invertir en una plataforma de eventos con funciones de envío de correos, como Even3.
Así, puedes crear una sola plantilla de correo y enviarla a todos tus ponentes al mismo tiempo.
2. Capacita y Asesora a tus Ponentes
Según datos de Markletic, el 38% de los problemas técnicos de los eventos ocurren en el entorno virtual.
Por eso es importante que practiques y prepares a tus ponentes.
Aunque esto no garantiza la perfección, sin duda ayudará.
Así que puedes seguir una lista de verificación el día antes del evento y comprobar que todo el equipo funcione correctamente.
Además, lo ideal es ensayar o hacer una demostración del funcionamiento del equipo para tus ponentes.
Asegúrate de que todos sepan cómo cumplir su papel durante la transmisión en línea, pero sin sobrecargar a tu ponente.
Si no se siente seguro para transmitir en vivo, una transmisión grabada puede ser una buena opción.
3. Comparte una Guía de Buenas Prácticas
Para hacerle la vida aún más fácil a tu ponente, puedes compartir con él una guía.
Así, puedes enseñar buenas prácticas que beneficiarán tanto al ponente como a tu público, como consejos de iluminación y audio para charlas en línea.
4. Garantiza la Diversidad
Según una encuesta de Bizzabo, en 2019, más del 66% de los ponentes de eventos eran hombres. ¡Y ese patrón puede ser un problema!
Esto se debe a que traer ponentes similares, que hablan de la misma forma, sobre el mismo tema, no les ofrece a los asistentes perspectivas distintas ni conocimientos nuevos. ¡Esto hace que el evento sea monótono y poco atractivo!
Por eso es importante traer ponentes diversos, con puntos de vista variados sobre un mismo tema, o que aborden temas diferentes y que inviten a la reflexión.
Así, estas diferencias pueden generar momentos de reflexión y aprendizaje, creando una experiencia única para tus asistentes.
5. Trabaja el Después del Evento
Cuando el evento termina, prácticamente puedes escuchar un suspiro colectivo de alivio de todo el comité organizador.
¡Pero tus ponentes también deberían escuchar algo más: un agradecimiento!
Así que, después del evento, sigue en contacto con tus ponentes para nutrir la relación.
Puedes enviar un correo agradeciéndoles por participar, pidiendo su opinión e incluso contándoles sobre tus próximos pasos.
De esta forma, puedes lograr un evento exitoso y construir buenas relaciones.
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