De la noche a la mañana, el congreso en línea se convirtió en la opción favorita de muchos comités organizadores.
Después de todo, sin límites geográficos, puede reunir fácilmente a estudiantes, investigadores, profesores e instituciones educativas de todo el mundo.
Así que este es el momento en que empiezan a surgir las preguntas sobre los congresos: ¿vale la pena invertir en el formato en línea? ¿Qué ha cambiado? ¿Cómo se planea uno?
En este artículo, responderemos tus preguntas abordando:
- ¿Qué es un congreso en línea?
- Sus principales ventajas;
- 7 consejos para mejorar tu planeación.
¿Qué Es un Congreso en Línea?
A primera vista, la definición no cambia mucho respecto a un congreso presencial.
Así que este tipo de evento sigue siendo de gran escala.
Reúne a investigadores y/o profesionales alrededor de un área temática específica. En la ocasión, hay presentaciones de resultados de investigaciones en curso, desarrollo de una línea de investigación o intercambio de conocimiento.
Por eso, los congresos suelen tener una programación robusta con varias actividades, como talleres, conferencias y paneles de discusión.
¿Pero qué cambia en la versión en línea?
A diferencia de un congreso presencial, que tiene varios alcances y espacios físicos, el formato digital nos permite habitar un lugar nuevo: el virtual.
Por ejemplo, en el caso de los congresos regionales, era común que tuvieran un público restringido a la región.
En este caso, pueden seguir realizándose en línea y enfocándose en temas regionales, pero tendrán un alcance más amplio. Es decir, pueden ser accedidos por más personas, incluyendo aportes de participantes de otros estados o países.
Además, en línea, las actividades pueden tomar un formato distinto para cada tipo de propuesta. Las videoconferencias son ideales para clases con un público reducido, por ejemplo, mientras que las transmisiones en vivo en redes sociales o los simulives funcionan bien para eventos internacionales.
Además, como no dependen de viajes y, en algunos casos, no tienen límite de participantes, los congresos en línea tienen un gran potencial para llegar a un público amplio.
Aun así, la pregunta suele surgir: ¿vale la pena invertir en este modelo virtual?
Las Principales Ventajas de un Congreso en Línea
Todo el mundo ya sabe que los congresos son sumamente importantes para generar conocimiento.
Después de todo, es a través de este tipo de evento que los profesionales profundizan su formación.
También hacen networking, producen ciencia y tecnología. De esta forma, fortalecen la imagen de la institución organizadora y la consolidan como una autoridad en el área.
Con la llegada de los formatos en línea, los beneficios pueden ser aún mayores, como:
- Mayor alcance de público: con la diversidad de herramientas disponibles y sin limitación local, es posible llegar a un público más grande;
- Menor costo de inversión: en los eventos digitales, los costos bajan significativamente tanto para organizadores como para asistentes;
- Practicidad y flexibilidad: tu contenido puede consumirse y grabarse desde cualquier lugar del planeta, en cualquier momento (dependiendo del tipo de evento);
- Generación de contenido: es posible aprovechar al máximo todo el material generado durante el evento, incluso convirtiéndolo en un producto después;
- Visibilidad para los patrocinadores: a través de cortinillas, email marketing, contenido del sitio web o notificaciones, tus patrocinadores pueden ganar aún más exposición en tu evento.
Además, ¡no necesitamos dejar las interacciones de lado en línea!
La mayor ganancia que los encuentros de congresos nos dan puede fomentarse y desarrollarse a través de un sitio web dedicado al evento, aplicaciones o estrategias como la moderación de preguntas durante las conferencias en vivo.
Pero, para que todo salga muy bien, el comité organizador necesita planear con anticipación y asegurarse de que todos los ponentes se sientan cómodos con la tecnología.
Con esto en mente, creamos una hoja de cálculo completa para gestionar tu evento. Mantén cada etapa, actividad y responsable en un solo lugar.
¡También reunimos 7 consejos para mejorar tu planeación según las nuevas exigencias del formato en línea!
7 Consejos para Planear un Congreso en Línea
Mantener los principios de organización de un congreso presencial es una buena base para empezar tu adaptación al formato en línea. Pero no es suficiente para garantizar la mejor experiencia a los asistentes y ponentes.
Por eso, nuestros consejos fueron diseñados para mantenerte enfocado en los puntos importantes que cambian al preparar un evento en línea.
1. Presta Atención al Cambio de Público
Al principio, todo organizador sabe que crear un congreso desde cero requiere: definir el tema, la frecuencia, el objetivo, el público y la identidad visual.
Al igual que con los eventos presenciales, estos pasos siguen aplicando para el congreso en línea. Pero necesitamos prestar atención a algunos elementos que cambian con la llegada de lo digital.
En este caso, si tu evento pasó de un formato presencial a uno en línea, presta atención al aumento de público que este cambio puede provocar.
Así que dedica parte de tu tiempo de planeación a entender:
- Quién es tu nuevo público;
- Cuáles son sus problemas;
- De qué han estado hablando;
- Y cómo puedes captar su atención.
Recuerda: tendrás que encargarte tú mismo de toda la promoción del evento en línea y competir por la atención en medio de una avalancha de información.
Por eso también recomendamos identificar las redes sociales donde está presente tu público y las mejores formas de comunicarte con él.
2. Trabaja tu Identidad Visual
Como consecuencia, tener una mayor presencia digital trae cambios a tu identidad visual.
Por eso es importante desarrollar una identidad atractiva que se ajuste al propósito de tu evento.
Por ejemplo, define con claridad los colores, las tipografías y el logo para que tu sitio web, aplicación o cualquier otra presencia en redes sociales se mantenga consistente. Seguir un patrón le facilitará al público, que como vimos puede ser más grande, reconocerte.
Además, la experiencia digital es muy visual. En otras palabras, las imágenes en alta definición y una identidad visual sólida mantendrán la atención de tu público y mejorarán su experiencia.
Ahora, una vez definidos esos puntos, es hora de mirar las finanzas.
Después de todo, no podemos simplemente ir recortando todo o acumulando actividades sin consultar con el área financiera, ¿cierto?
3. Mira de Cerca las Finanzas
Si hay algo que todo comité organizador ama, ¡es recortar costos!
Por eso, un evento en línea traerá un enorme alivio para un equipo bien organizado.
Primero, celebremos el ahorro en el alquiler del lugar, la contratación de grandes equipos de sonido e iluminación, el hospedaje y los viajes de los ponentes, y el catering.
Ahora es momento de invertir parte de ese dinero en adquirir herramientas y equipos para las actividades digitales. Puedes invertir en buenas herramientas de transmisión de video.
Además, seguirás teniendo gastos como promoción, electricidad y contratación de personal y ponentes.
Así que es importante no perder de vista qué cambió y qué se mantuvo igual. Por eso recomendamos una hoja de cálculo para hacer seguimiento a los costos de tu evento.
Tu comité organizador ya puede seguir el modelo y evaluar si el evento necesitará patrocinadores externos, además de definir las actividades y los plazos necesarios.
4. No Olvides Pensar en la Fecha y la Hora Ideales
Seguramente te estás preguntando si todo el cuidado en torno a la fecha y la hora sigue siendo necesario para un evento en línea.
La respuesta sigue siendo sí.
Esto se debe a que, a pesar de la facilidad de acceso y de no necesitar viajar, las transmisiones en línea siguen requiriendo el tiempo y la disponibilidad de tus asistentes.
Por ejemplo, si tu programación es principalmente en vivo y enfocada en la interacción en tiempo real, una buena práctica es seguir priorizando un horario accesible para tu público, evitando ocupar todo el fin de semana, los feriados largos o el horario laboral.
Un consejo es invertir en simulives, videos grabados e incluso transmisiones en vivo guardadas. Pueden estar disponibles por más tiempo y funcionan bien para un público con horarios ajustados.
Además, el formato tan variado de los congresos permite que algunas actividades se hagan de forma diferente, como videos en vivo e interactivos en horarios accesibles.
Así que esta alternativa incluso puede venderse como un diferenciador de tu evento.
5. Explora Formas de Destacar en tu Programación en Línea
Después de hablar sobre la fecha y la hora, es momento de empezar a pensar en las actividades, ¿cierto?
A primera vista, la programación no parece cambiar mucho en comparación con un congreso presencial.
¡Pero es justo ahí donde tu evento puede destacarse del resto!
Para empezar, como ya no tendrás encuentros presenciales para las sesiones de apertura y cierre, es momento de invertir en contenido más llamativo y participativo. Apuesta por métodos de interacción en línea.
Un buen ejemplo es traer ponentes reconocidos, nacionales o internacionales, para encargarse de la apertura y el cierre de la edición.
Así, el momento se sentirá más cercano y abierto. En este caso, una transmisión grabada o un simulive pueden ayudarte a manejar un gran número de participantes y las diferencias de husos horarios.
Además, al elegir los tipos de actividades, invierte en una variedad de formatos digitales. ¡Solo organiza las transmisiones con quienes las presentarán con anticipación!
Naturalmente, todo esto debe quedar documentado en la programación y el reglamento, junto con el envío y la presentación de trabajos.
En este punto, una buena solución tecnológica es aprovechar una plataforma de gestión de eventos, como Even3, para automatizar todo el proceso de selección, evaluación y anuncio de resultados.
6. Conoce el Tipo Ideal de Transmisión en Línea para Cada Actividad
Inicialmente, elegir el tipo de transmisión ideal es una tarea que forma parte de la construcción de tu programación.
Sin embargo, eso requiere conocimiento sobre los tipos de transmisión y los equipos, así que dedicamos una sección solo para estudiar este tema en detalle.
Videoconferencia
Si buscas una reunión cerrada con interacción y pocas personas, esta es la opción ideal.
En una videoconferencia, personas en diferentes ubicaciones se reúnen en una sala virtual, y los asistentes solo pueden ver la conferencia si están dentro de la sala.
Ventajas:
- Fácil de organizar para quienes recién empiezan en el entorno virtual;
- Control manual de acceso sobre quién entra a la sala, ideal para eventos pequeños;
- Existen varias herramientas gratuitas y fáciles de usar en el mercado.
Desventajas:
- Todos necesariamente tienen que entrar a la sala para participar en el evento, lo que se convierte en un problema para eventos muy grandes;
- Los asistentes no siempre saben usar las herramientas necesarias, y el hecho de que todos tengan acceso a la sala también puede causar incomodidad. Así que necesitas saber manejar micrófonos abiertos, ruidos no deseados e imágenes inapropiadas durante el evento.
Equipo necesario:
- Google Meet, Zoom o Skype;
- Computador o celular, micrófono y cámara web.
Transmisión en Vivo
Si buscas conferencias abiertas, las transmisiones en vivo son una tendencia.
Como son atractivas y han crecido como una forma poderosa de interactuar, una gran idea es mezclar las actividades de tu congreso en línea con actividades en vivo.
Ventajas:
- Fácil de transmitir. La transmisión puede hacerse desde cualquier lugar;
- Se necesitan pocas herramientas para grabar: solo necesitarás un portátil o celular, una buena conexión a internet y un micrófono;
- Amplio alcance: al ser una red social, puedes llegar a muchas personas, sobre todo si tu evento es gratuito y abierto al público;
- Hay buenas herramientas gratuitas para hacer la transmisión.
Desventajas:
- Pueden surgir problemas como la inestabilidad de internet, lo que podría impedir que el evento se realice;
- Transmitir por Wi-Fi conlleva un gran riesgo de que se ponga lento o se congele, así que se recomienda usar un cable de red en su lugar;
- En herramientas como Instagram, solo las personas que siguen la plataforma pueden ver la transmisión.
Equipo necesario:
- Computador o celular, micrófono y cámara web;
- Acceso a herramientas como YouTube Live, Vimeo Live, Twitch o Even3 Streaming;
- Si necesitas un diseño personalizado o más de un participante en pantalla, necesitarás una herramienta como StreamYard.
Transmisión Grabada
¿Pero qué pasa si no quieres lidiar con la inestabilidad de las transmisiones en vivo? ¡Solo invierte en una transmisión grabada!
Así, las actividades grabadas con anticipación pueden ser más elaboradas, con videos de introducción con los patrocinadores, y pueden lanzarse en un día y hora específicos dentro de la programación del evento, ¡como si se estuvieran transmitiendo en vivo!
Ventajas:
- Ideal para el gran número de actividades de un congreso, ya que reduce la posibilidad de errores durante la transmisión al público;
- Es más segura;
- Posibilidad de crear contenido más elaborado y con un aspecto más profesional;
- Más fácil de editar;
- Espacio para mostrar la marca del evento y a sus patrocinadores.
Desventajas:
- Sin una plataforma de eventos, el ponente no puede interactuar con los asistentes en tiempo real durante la transmisión;
- Los ponentes pueden tener dificultades para grabar su material si no reciben las instrucciones adecuadas.
Equipo necesario:
- Cámaras web externas, cámaras y micrófonos de solapa para video y audio de mayor calidad;
- Herramientas de edición de video, como la aplicación Inshot (gratuita).
¡Consejo! Para crear presentaciones, puedes usar Google Slides, PowerPoint y Keynote.
Y para grabar tanto la pantalla de tu computador como tu presentación, puedes usar herramientas como Loom.
Simulive
Similar a una transmisión grabada, el simulive también es un video que se filma y edita con anticipación. Pero, como su nombre lo indica, simula una transmisión en vivo.
En otras palabras, tu contenido grabado se transmitirá como si fuera en vivo, y no le permitirá a un asistente que llegue tarde retroceder y ver los primeros minutos del evento.
Además, aunque el contenido esté pregrabado, puedes agregar chats, preguntas y encuestas que generen la sensación de una transmisión en vivo.
Ventajas:
- Ideal para eventos internacionales, ya que puede estar disponible varias veces en distintos horarios para reunir a asistentes de diferentes ubicaciones;
- Genera una sensación de urgencia igual que una transmisión en vivo;
- Perfecto para transmitir contenido en el que invertiste tiempo y dinero más de una vez.
Desventajas:
- Requiere que el presentador esté bien preparado para transmitir una sensación de inmediatez, como usar verbos en tiempo presente y preguntas retóricas;
- Por eso, implica más trabajo.
Equipo necesario:
- Cámaras web externas, cámaras y micrófonos de solapa para video y audio de mayor calidad;
- Herramientas de edición de video.
Si todavía tienes dudas, preparamos una tabla que plantea algunas preguntas importantes para ayudarte a decidir el formato correcto. Sin duda te ayudará a elegir lo que mejor se ajuste a tu evento.
7. Planea con Anticipación el Período Después del Congreso
¿Entonces el evento terminó y tu bandeja de entrada está llena de mensajes de agradecimiento, solicitudes de certificados y producción de memorias?
¡Toda persona investigadora conoce esta pesadilla!
En línea, no es diferente. De hecho, puede ser aún peor si los asistentes no tienen una plataforma para comunicarse con el comité.
Por esa razón, es momento de aprovechar la tecnología digital y ofrecer la mejor experiencia posible después del evento.
Por ejemplo, usar una plataforma de gestión de eventos como Even3 puede ayudarte después del evento con:
- ¡Certificados disponibles al instante en la plataforma!
- ¡Producción de las memorias del evento y publicación en un solo lugar, mucho más rápido!
- Una encuesta de satisfacción con todos los asistentes del evento.
Entonces, ¿estás listo para empezar a organizar?
Para darle a tu comité organizador aún más consejos sobre eventos en línea, ¡preparamos una guía con los primeros pasos para realizar un evento en línea exitoso!
