Los eventos en línea están tomando formatos innovadores. Uno de ellos es el webinar. ¿Has oído hablar de él? Este formato ha ganado mucha fuerza en el ámbito académico y empresarial.
En este artículo, aprenderás qué es un webinar, sus principales características y cómo organizar el tuyo para mantenerte al día en el mercado de eventos.
¿Qué Es un Webinar?
Un webinar es un seminario en línea, transmitido en vivo o grabado, dirigido a un público objetivo específico.
El término viene de “web-based seminar”, que literalmente significa un seminario realizado a través de la web.
Sin importar cómo se le llame, un webinar funciona casi como una conferencia. En este formato, el o los presentadores suelen cubrir un tema atractivo y conversar con los asistentes a través del chat.
Por eso es un formato de evento muy interactivo y relajado.
Como es súper sencillo de organizar, muchas personas usan los webinars para promocionar adelantos de contenido más completo o demostraciones de productos.
Así que suelen usarse para atraer clientes potenciales y cerrar ventas, la conocida práctica de generación de leads. Mira las posibilidades:
Tipos de Webinars
Básicamente, para producir un webinar solo necesitas un computador con cámara, un micrófono, una herramienta de transmisión en línea y, por supuesto, acceso a internet.
Eso hace que este tipo de evento sea súper económico y sencillo de producir.
Por eso se usa con frecuencia para compartir contenido, hacer capacitaciones o construir relaciones con los clientes.
Webinars de Demostración de Producto o Servicio
En este tipo de webinar, el presentador puede compartir su pantalla y demostrar un producto o servicio.
Por lo general, hablará de los beneficios, las nuevas funciones y consejos prácticos.
Una buena idea es usar uno de los puntos de dolor de tu público como tema del webinar y usar el producto o servicio para resolverlo.
De esta forma, tus asistentes se sentirán atraídos por el contenido y conocerán lo que ofreces.
Webinars de Entrevista
¿Sabías que el conocido formato “en vivo” también puede ser un webinar?
¡Si hay un presentador enseñando contenido y un chat abierto, ya puede considerarse un webinar!
En este caso, un formato bastante común es la entrevista.
En este webinar, un experto aborda un tema que conoce bien mientras un moderador hace preguntas, fomentando más interacción con el público.
Cuando hay más de un invitado, este formato también puede funcionar como una versión en línea de un panel de discusión.
Webinars de Conferencia
Como mencionamos, los webinars tienen un aire de “conferencia”. Es decir, siempre son muy instructivos, explicativos e interactivos.
Por eso se recomienda que un webinar profundice en un solo tema, explorándolo lo más a fondo posible y respondiendo las preguntas del público.
También es común que el contenido quede disponible para el público después, o que se venda por separado.
Ventajas de Hacer un Webinar
- Conveniencia: bajo costo de producción y baja complejidad para organizar el evento;
- Contenido accesible: puede ser seguido por el público desde cualquier lugar con acceso a internet;
- Mayor alcance: al transmitirse en línea, un webinar puede llegar a un público muy grande;
- Generación de leads: el contenido de valor puede atraer a personas interesadas en el tema de tu servicio o producto;
- Contenido reutilizable: puedes reutilizar el webinar y convertirlo en eBooks, podcasts, artículos de blog y más.
¿Cómo Organizar un Webinar?
Ahora que ya sabes qué es un webinar y cuáles son sus mayores ventajas, es momento de aprender a organizar uno. ¡Empecemos!
Define un Tema y un Formato
Al igual que con los eventos presenciales, un webinar debe empezar por definir el tema.
Esto es importante para que puedas pensar en el guion y el formato de tu webinar antes de empezar a producirlo.
Para elegir el tema de tu webinar, considera:
- El tipo de contenido que más le interesa aprender a tu público;
- El tema en el que eres experto y tienes la autoridad para hablar.
Por ejemplo, puedes crear encuestas en tus redes sociales preguntándole a tu público qué contenido le gustaría aprender más. Con esas respuestas, ya puedes definir tu tema.
Si prefieres, puedes enviar por correo un Formulario de Encuesta de Público gratuito, creado por Even3. Pruébalo.
Después de eso, podrás decidir la mejor forma de entregar tu contenido: en vivo, grabado, como conferencia, como entrevista… ¡Elige lo que tenga más sentido para tu público!
Crea un Guion
Es muy importante estructurar un guion para el webinar. Así que, si tienes ponentes, ¡recomiéndales hacer lo mismo!
Después de todo, un webinar funciona como un tipo de presentación. Algunas herramientas incluso te permiten mostrarle una pantalla a tu público mientras te grabas presentando.
Por eso, muchas cosas suelen pasar al mismo tiempo. ¡Pero no olvides crear momentos para conectar con tu público!
Es importante definir esto en tu guion, junto con un inicio, un desarrollo y un cierre claros para tu charla.
Un consejo es dividir el tema en secciones y ponerlas en tus diapositivas, junto con citas de expertos y académicos o gráficos que respalden lo que estás diciendo.
¡Pero cuidado! Los bloques largos de texto por lo general no son una buena idea para las diapositivas, ya que hacen que la presentación sea más cansada y menos dinámica.
Además, si el webinar va a ser una transmisión en vivo, ensaya tu presentación con anticipación.
Define un Día y una Hora
Es muy importante definir con anticipación el día y la hora del evento. Esto se debe a que tu público necesita estar bien informado para poder reservar tiempo en su calendario y asistir a tu webinar.
Además, con más tiempo de anticipación, puedes usar las redes sociales para promocionar tu webinar y atraer aún más personas a tu presentación.
Prepara una Presentación Visual
Es muy común usar una presentación de diapositivas durante un webinar. Combinar texto, imágenes y el discurso del presentador hace que sea mucho más fácil asimilar el contenido.
Para crear tus diapositivas, puedes usar PowerPoint o incluso Google Slides, que es accesible de forma gratuita a través de Google Drive.
Es esencial que tu presentación visual tenga una plantilla agradable de leer y que coincida con la identidad visual de tu marca. Así, puedes reforzar tu marca y quedar en la mente de tu público.
Un consejo esencial para construir tu presentación es usar fuentes más grandes y resumir tu contenido en viñetas cortas y claras.
Además, recuerda ilustrar todo con íconos o imágenes para que sea menos cansado de seguir.
Elige una Herramienta de Transmisión en Línea
Finalmente, llegamos a la pieza clave para que tu webinar se realice y sea un éxito.
Así que necesitas elegir una herramienta que le brinde una buena experiencia a tu público y que también esté a tu alcance, tanto en costo como en facilidad de uso.
Por ejemplo, si apenas estás empezando y quieres algo sencillo y práctico, puedes usar plataformas como YouTube Live, Even3, LinkedIn Live y otras.
Estos servicios de transmisión son suficientes para hacer una transmisión en vivo e interactuar con tus asistentes a través del chat.
También graban los videos durante la transmisión, permitiendo que los usuarios los vean después usando el mismo enlace.
Así que veamos las opciones:
YouTube Live: Ventajas y Desventajas
Básicamente, YouTube Live es una herramienta de Google que te permite hacer transmisiones en vivo.
Ventajas de hacer un webinar en YouTube:
- Tu contenido queda disponible para el público después;
- La plataforma es muy popular y la usan personas de todo el mundo;
- El público puede interactuar con el ponente en tiempo real a través del chat;
- Puedes acceder a todas las métricas y estadísticas de tu público.
Desventajas:
- La transmisión en vivo no se hace directamente en YouTube;
- Necesitas instalar y aprender a usar otras herramientas para hacer una transmisión en vivo desde tu computador, como Streamyard.
Zoom: Ventajas y Desventajas
Zoom es un servicio de videoconferencia con chat en línea. Por eso, también se usa con frecuencia para webinars.
La herramienta tiene versiones pagas y gratuitas. En este caso, veremos la versión gratuita.
Pero los planes pagos también pueden ofrecer funciones interesantes para eventos más elaborados, como la traducción simultánea.
Ventajas de hacer un webinar en Zoom:
- Chat en tiempo real con todos los asistentes;
- Sesiones cerradas para grupos. No permite el acceso de personas no autorizadas;
- Mayor seguridad para tu contenido;
- Puedes enviar materiales educativos desde tu computador y darle acceso a otra persona para interactuar.
Desventajas:
- Al ser una sala cerrada y restringida, Zoom limita el número de asistentes por videoconferencia;
- En la versión gratuita, las reuniones solo pueden durar hasta 40 minutos;
- El plan gratuito tampoco ofrece informes detallados del público.
Even3: Elige una Plataforma de Eventos
Finalmente, puedes convertir tu webinar en un evento más completo y sacarle el máximo provecho.
Después de todo, con una plataforma de eventos como Even3, puedes gestionar todo el ciclo de vida de un evento de forma práctica y sencilla.
Así, tendrás control sobre las inscripciones, la recolección de datos, la transmisión en línea, la emisión de certificados y mucho más.
Por ejemplo, para facilitar la recolección de los datos de tus leads, puedes usar los formularios de inscripción en línea de Even3.
O para que tu webinar sea rentable, puedes vender entradas de forma segura y hacer seguimiento a todo el proceso de venta sin salir de la plataforma.
De esta forma, hacer un webinar a través de Even3 trae muchas ventajas, como:
- Transmisión de eventos en línea segura frente a intrusiones;
- Un único sitio web para tu evento;
- Creación gratuita de webinars y gestión de eventos;
- Soporte de especialistas en eventos;
- El plan Enterprise te permite crear un portal en línea para los asistentes con todos los eventos de tu organización, incluidos los webinars.
6 Consejos Prácticos para Organizar Webinars
1. ¡No Escatimes en Tiempo! Los Webinars Duran Bastante
¿Sabías que los webinars suelen durar en promedio alrededor de una hora?
Aunque un porcentaje de los oyentes se va antes de que termine el evento, la mayoría se queda, o ve todo el contenido después.
Así que, cuando inviertas en un tema atractivo, aprovecha el webinar para explorar el contenido lo más a fondo posible.
Además, anima a las personas interesadas y responde sus preguntas.
Si se quedan hasta el final, es una señal de que seguirán interactuando contigo incluso después del webinar, o de que tomarán la acción propuesta al final del evento.
2. Fomenta una Acción Después del Webinar
Hablando de la acción propuesta al final del evento, ya sabes que los webinars suelen ofrecer demostraciones de servicios o productos.
Por eso es súper importante proponer acciones después de tu evento, como pedirle a las personas que se inscriban o compren lo que presentaste.
Por ejemplo, comparte un formulario de inscripción para el curso completo, un cupón exclusivo para los oyentes, entre otros.
Si estás usando una plataforma como Even3, también puedes mantener la relación después del evento enviando correos a tus asistentes y una encuesta de satisfacción.
3. Elige un Título Atractivo
Otro punto esencial para aumentar el interés del público es elegir un título atractivo. Así que:
- Usa palabras como Guía o Manual y transmite que tu webinar será práctico y completo;
- Incluye números y listas en el título, como “11 Pasos” o “3 Prácticas”;
- Incluye la palabra “cómo”.
4. No Te Fijes Solo en las Métricas en Vivo
Muchas personas inscritas en webinars no asisten al evento en vivo. ¡Pero eso no significa falta de interés!
Esto se debe a que algunos asistentes no tienen disponibilidad para seguir el contenido en vivo.
Por esa razón, al analizar tus métricas, es crucial valorar no solo a tu público en vivo, sino a todos los que ven el contenido después.
Así que también recuerda dejar el contenido disponible en línea después de que termine el webinar.
5. Crea Webinars Relajados
Básicamente, los webinars son contenido relajado e interactivo. ¡Y por eso mismo son tan atractivos!
Así que ofrécele a tu público un ambiente cómodo para participar e interactuar.
En ese sentido, entender la diversidad de tu público es esencial, ya que hasta los temas serios pueden abordarse de una forma más ligera.
6. Invierte en Promoción
Finalmente, ¡nadie va a ver tu webinar si no sabe que existe!
Así que es crucial empezar a promocionar el evento al menos con tres semanas de anticipación.
Entre las estrategias usadas, el email marketing es una de las acciones que muestra mejores resultados.
Pero puede reforzarse con otras acciones de marketing digital, como anuncios, publicaciones en redes sociales y un sitio web para tu evento.
Con esto en mente, Even3 creó una guía de marketing para eventos que puede ayudarte a definir la mejor estrategia para tu webinar, de forma gratuita.
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