¿Sabías que hay un pequeño grupo de personas que está cambiando la realidad de los eventos en México?
Todo comenzó cuando el investigador Alejandro Pérez-Duarte regresó a Guadalajara después de 12 años en Brasil.
De vuelta en el ámbito académico, enfrentó nuevos desafíos: ¿cómo organizar eventos de forma rápida y sencilla en un país que no está acostumbrado a usar plataformas para eventos académicos?
Él ya conocía la respuesta. Brasil se la había enseñado.
“Descubrí Even3 a través de los eventos de la UFMG — ya había participado en varias actividades ahí. No encontrábamos una plataforma tan completa en México.” — Alejandro Pérez-Duarte, ITESO
Pero, ¿cómo se manejan las diferencias de idioma, cultura y finanzas?
¿Y es realmente posible que una plataforma brasileña llegue a un público internacional?
Estos fueron los desafíos que asumieron Even3 y el 4º Congreso Internacional del Hábitat y Sustentabilidad, organizado por el ITESO Universidad Jesuita de Guadalajara.
Y esta historia tiene mucho que enseñarnos sobre invertir en eventos internacionales y conectar el conocimiento con personas de todo el mundo.
Inspírate:
El ITESO antes de Even3: ¿por qué cambiar?
Imagina tener a un desarrollador trabajando en el sitio web de tu evento. Suena como una gran idea, ¿verdad?
¿Pero qué pasa si ese desarrollador está en Japón mientras tu evento ocurre en México? ¿Cómo haces cambios en tiempo real?
Y peor aún: si tu comité organizador es enorme, ¿cómo gestionas las tareas de cada persona y llevas el control de lo que hace cada quien?
El ITESO comprobó, en la práctica, que algunas soluciones pueden ayudar hasta cierto punto, pero no son ideales para todo tipo de evento. Todo depende de tus objetivos.
Para un evento tan grande como el suyo, la velocidad era esencial — y también lo era reunir cada etapa del evento en un solo lugar.
Por eso las hojas de cálculo para llevar el control de participantes, finanzas, emisión de certificados y correos electrónicos simplemente dejaron de tener sentido.
Además, ¿ese tipo de caos realmente ayuda a alguien de forma efectiva?
Para un evento de gran escala con un comité científico numeroso, cada vez era más difícil saber qué tareas ya se habían hecho y quién era responsable de qué.
Pero todo cambió después de Even3. Para Alejandro, poder organizar todo el evento en un solo lugar marcó toda la diferencia.
“La plataforma está muy bien construida. Ayuda muchísimo con la organización desde la etapa previa al evento. Otras cosas que ayudan mucho son la gestión de pagos y la emisión de certificados. Antes eso era trabajo manual que consumía mucho tiempo de los organizadores.” — Alejandro Pérez-Duarte, ITESO
Como resultado, todo el comité del ITESO tuvo acceso a un sitio web de autoservicio para el evento, con actualizaciones en tiempo real.
Además del seguimiento de inscripciones, el monitoreo de ventas, la emisión automática de certificados y el envío de notificaciones, entre otras funciones — esto fue lo que selló la alianza entre Brasil y México.
Conocimiento que cruza fronteras
Al invertir en una plataforma de eventos, el ITESO abrió camino en el panorama mexicano.
Como no era una solución tan común, hicieron una investigación exhaustiva en busca de plataformas alternativas.
En las entrevistas con los candidatos, notaron una gran dificultad: era difícil encontrar una plataforma completa para eventos académicos.
Siempre faltaba algo. A veces el enfoque estaba en la logística del evento, a veces solo en la recepción de trabajos.
“Ni siquiera tenían un módulo de Publicación, como sí tiene Even3. Entonces, cuando comparamos todo, vimos que las demás empresas se quedaban cortas en un aspecto u otro. Además de Even3, solo encontramos otra opción que ofrecía todo lo que necesitábamos, pero el precio era mucho más alto.” — Alejandro Pérez-Duarte, ITESO
Como resultado, solo Even3 se mantuvo competitiva frente a las necesidades del evento, ofreciendo una excelente relación calidad-precio.
Entre las funciones clave, Alejandro destaca el soporte completo para el comité científico y lo fácil que fue publicar rápidamente las memorias del evento, con su respectivo registro de catálogo e identificadores.
Con la posibilidad de crear eventos académicos y científicos incluso de forma gratuita, la herramienta ya ha sido adoptada por otros eventos del ITESO Universidad Jesuita de Guadalajara.
Pero hubo que cambiar mucho para llegar hasta ahí.
Adaptación cultural: cómo Even3 cambió para recibir al ITESO
Organizar un evento en otro país trae consigo diferencias culturales entre sus mayores desafíos.
Al fin y al cabo, para construir un ambiente acogedor y atractivo para los participantes, hay que conectar con ellos y generar una sensación de familiaridad.
En este caso, las diferencias de idioma podrían haber sido una barrera.
Como señala Alejandro, a pesar de su parecido con el español, el portugués no es un idioma común en México, por lo que puede resultar poco familiar.
Por esa razón, traducir cada página del evento — a cargo de Even3 Global — fue esencial para atraer a más personas.
En la plataforma, todo el contenido aparece automáticamente en el idioma del participante.
Además, el soporte dedicado fue una prioridad para el equipo de Even3, que brindó atención completa en español.
Esto significó que tanto organizadores como participantes tuvieron la ayuda que necesitaban en su propio idioma.
“João [Gerente de Éxito del Cliente de Even3] siempre estuvo ahí. Creo que eso fue un factor clave. Ese soporte hizo que todo fuera mucho más fácil.” — Alejandro Pérez-Duarte, ITESO
Más allá de eso, la propia plataforma cambió para adaptarse al evento del ITESO.
Por ejemplo, algunas prácticas académicas eran distintas a las de Brasil, como exigir firmas para ceder los derechos de autor para la publicación en las memorias del evento.
Entonces la plataforma tuvo que adaptarse para cumplir con ese requisito — todo rastreado y mapeado por el equipo de soporte dedicado de Even3.
Y eso no fue todo: el ITESO también fue el primero en probar los pagos internacionales aquí.
Métodos de pago internacionales
Marcando un hito importante en la globalización de Even3, el ITESO fue un evento que evolucionó junto con la plataforma.
Fue el primer evento en aceptar monedas internacionales. Y podemos decir que fue un éxito.
¿Tienes curiosidad de cómo funciona esto en la práctica?
En Even3, es posible aceptar métodos de pago específicos de distintos países.
Eso significa más de 150 opciones, que van desde Pix para los brasileños, Oxxo para los mexicanos, Baloto para los colombianos, y muchas más.
Esto es muy importante porque amplía las opciones de pago de tu evento mucho más allá de las tarjetas de crédito tradicionales.
También genera una conexión con los participantes, que tienen más probabilidades de completar una compra cuando ven una moneda o un método de pago con el que ya están familiarizados. Al fin y al cabo, la familiaridad genera confianza, ¿verdad?
Otro punto importante es que la plataforma gestiona automáticamente la conversión de moneda — reduciendo comisiones y trámites en el proceso.
Eso significa que, sin importar lo que elija tu participante al pagar, siempre recibirás el pago en la moneda oficial de tu evento.
Soporte científico global
Finalmente, el evento del ITESO sin duda amplió las fronteras de la producción académica y científica.
Para Alejandro, esta es una tendencia que está llevando a los eventos académicos hacia un formato cada vez más global.
En ese contexto, una plataforma que ofrece todo el ciclo de envío de trabajos se vuelve aún más esencial.
Con la capacidad de recibir trabajos en cualquier formato, distribuir evaluaciones, enviar resultados, organizar presentaciones y publicar las memorias del evento, Even3 se destaca como la solución ideal para cualquier evento académico, en cualquier parte del mundo.
Para los organizadores del ITESO, estas funciones marcaron toda la diferencia.
¿Y tú? ¿Listo para intentarlo? Descubre las soluciones de Even3 para eventos internacionales.
