Cuando llegó la pandemia, la Universidad Federal de Río de Janeiro (UFRJ) sintió el impacto igual que muchas otras instituciones educativas.
Sin clases y sin período de inducción, los estudiantes que ingresaban —e incluso los que ya estaban— perdieron una parte importante de la vida universitaria: conexiones, cultura, conocimiento, descubrimiento…
Eso pesó mucho sobre la Decanía de Extensión. Al fin y al cabo, ¿cómo cumplirían su misión principal de reunir a la comunidad académica, la investigación y al público en general? Los eventos en línea se convirtieron en la respuesta.
Así nació el Festival do Conhecimento (Festival del Conocimiento) en 2020. En su segunda edición, en 2021, el evento reunió a más de 17.000 personas en Even3 — incluyendo figuras públicas como la ministra Cármen Lúcia, Alessandro Molon y muchos otros.
Entender cómo se logró todo esto ofrece aprendizajes muy valiosos. Esto es lo que encontrarás en este artículo:
- Los primeros pasos del Festival do Conhecimento
- La segunda edición del festival
- Estrategias de comunicación para eventos
- Envíos de trabajos, evaluaciones y certificados para eventos a gran escala
- Consejos prácticos de accesibilidad
- Resultados
Aprender haciendo
“El Festival comenzó como la idea de un evento presencial, la Semana de Integração Acadêmica (Semana de Integración Académica). Con la pandemia, nos dimos cuenta de que no podríamos realizarlo, pero los estudiantes se quedaron sin nada — sin ninguna forma de interactuar con nadie. Nos dimos cuenta de que teníamos que hacer el Festival do Conhecimento. ¿Pero cómo? Yo misma dudaba de que los eventos presenciales pudieran adaptarse al formato en línea.” — Renata Soares, comité organizador
Sorprendida por la pandemia, la Decanía de Extensión de la UFRJ enfrentó el enorme desafío de mantener activas la ciencia y el conocimiento a pesar del distanciamiento social.
Y lo asumieron con verdadero coraje: construyeron un evento masivo. Desde el primer momento, la propuesta del Festival do Conhecimento fue diferente.
Eso se debe a que el evento se planteó como científico, cultural y abierto a todos — desde la comunidad académica hasta el público en general. Por ese alcance, el comité organizador necesitaba la infraestructura adecuada para lograrlo.
La primera edición contó con más de 600 sesiones en vivo a lo largo de 10 días, además de estrategias de accesibilidad, envío de trabajos, evaluaciones entre pares y entrega de certificados.
Detrás de todo esto había un equipo de más de 10 personas entre colaboradores y becarios estudiantiles de distintas áreas, que asumieron el desafío de hacerlo todo sin la ayuda de una plataforma de gestión de eventos.
Flávia Fortes, Luiza Teles, Pricila Magalhães, Beatriz Porto, Bárbara Tavela y Renata Soares conforman el comité organizador del Festival do Conhecimento.
Apoyándose en hojas de cálculo y en los propios sistemas de la UFRJ, el comité — a pesar de su total compromiso — tuvo problemas durante la primera edición, incluyendo reprocesos, sobrecarga, fallos del sistema y errores al enviar los certificados.
Para Bárbara Tavela, una de las organizadoras, organizar un evento sin una plataforma “¡fue una locura!”. Por eso, para la segunda edición, hicieron las cosas de otra manera e incorporaron a Even3.
La segunda edición del Festival do Conhecimento
“Ahora los participantes ya llegan preguntando: ‘¿La inscripción será por Even3 de nuevo?'” — Pricila Magalhães, comité organizador
Entre los mayores cambios de la primera a la segunda edición, destaca la experiencia del participante.
Con una plataforma de eventos, cada etapa cambia — tanto para los participantes como para los organizadores.
En el Festival do Conhecimento, incluso la información recopilada en la inscripción marcó la diferencia.
Esto se debe a que el nombre que los participantes indicaron al inscribirse se incorporó automáticamente a sus certificados. El equipo no tuvo que editar manualmente ni uno solo de los 15.000 certificados enviados con un solo clic después del evento.
El correo electrónico recopilado en la inscripción también se convirtió en uno de los principales canales de comunicación con los participantes.
Con el consentimiento de los asistentes, el equipo de comunicación del Festival do Conhecimento construyó una comunidad enviando boletínes, cronogramas, resúmenes curados de las sesiones en vivo y mucho más.
Un equipo enfocado en construir comunidad
Con el paso de lo presencial a lo en línea, ¿qué organizador no ha enfrentado el desafío de generar más interacción en sus eventos?
Al mismo tiempo, los participantes cada vez buscan más una conexión real, mientras evitan los formatos digitales que los dejan agotados.
Sabiendo esto, el Festival do Conhecimento apostó desde el principio por la innovación y la construcción de comunidad para impulsar el compromiso.
Al reunir a las audiencias de ambas ediciones, el festival alcanzó a más de 58.000 personas.
Entre las estrategias de comunicación de las que vale la pena inspirarse:
Un documento de preguntas frecuentes
Primero, los organizadores del Festival do Conhecimento se propusieron facilitarle la vida al participante lo más posible.
Por eso invirtieron en tutoriales, soporte y un documento de preguntas frecuentes. Esto mantuvo abierto un canal de comunicación con los participantes desde su primera interacción.
Como resultado, se redujo la cantidad de dudas que llegaban y se ofreció una mejor experiencia en general.
Contenido exclusivo para grupos
Más allá de la experiencia del día del evento, otro consejo importante para generar más compromiso es invertir en acciones de comunicación que se extiendan más allá del propio evento.
Por ejemplo, el Festival do Conhecimento lanzó un boletín mensual para mantener el contacto con los participantes incluso después de terminado el evento.
Esto permite mantener vivos los eventos recurrentes y generar expectativa para futuras ediciones.
Una buena comunicación también construye relaciones. Cuanto más te acercas a tus participantes — dándoles exactamente lo que necesitan — más quieren involucrarse contigo.
En el caso del Festival do Conhecimento, el equipo de comunicación sabía exactamente cómo hacerlo.
Usaron listas de difusión de WhatsApp y Telegram junto con resúmenes por correo electrónico de los mejores momentos de las sesiones en vivo del festival. ¿Quién no querría ser parte del Festival do Conhecimento después de eso?
Una fuerte presencia en redes sociales
Por último, las comunidades suelen reunirse en algún lugar, ¿verdad? Y las redes sociales son un excelente canal para eso.
En el Festival do Conhecimento, el perfil oficial de la Decanía de Extensión de la UFRJ — con más de 17.000 seguidores — fue sin duda uno de los principales canales de comunicación del evento. Tuvieron una presencia muy fuerte en redes sociales.
Pero fueron incluso más allá: los conferencistas invitados hablaron sobre el evento, los participantes compartieron sus momentos favoritos en línea, y el hashtag #festivaldoconhecimentoufrj fue usado por más de 2.000 personas. Todo esto mantiene al evento presente en la mente de la gente mucho después de que termina.
Más experiencia: envíos de trabajos, evaluaciones y certificados
Si tuviéramos que describir al Festival do Conhecimento en una frase, sería: una experiencia transformadora.
En su segunda edición, otra gran área de cambio fue el ciclo de envío de trabajos, distribución de evaluaciones y certificados — esencial para los eventos académicos.
Antes, el comité estaba acostumbrado al trabajo manual, las hojas de cálculo en Excel y los correos electrónicos interminables, pero todo cambió una vez que el proceso se automatizó.
Al final, los números hablan por sí solos:
- 1.253 trabajos recibidos y almacenados en la nube de Even3 — nada tuvo que descargarse ni reenviarse por correo electrónico.
- 95 evaluadores recibieron los trabajos automáticamente y los evaluaron directamente en la plataforma.
- 4.361 autores pudieron consultar cada etapa del proceso de evaluación de su trabajo directamente en la plataforma.
- Las presentaciones se programaron automáticamente a lo largo de los 5 días del evento.
- Se enviaron más de 15.000 certificados con un solo clic.
Para Pricila Magalhães:
“La carga de trabajo fue tan grande como la del año anterior, pero la plataforma nos ayudó muchísimo. ¡Todo era tan intuitivo! Y el soporte estuvo con nosotros desde el principio.”
Esto permitió distribuir mejor las responsabilidades y prestar más atención a otras áreas del evento, como la accesibilidad.
De hecho, todo esto incluso generó cambios en la propia plataforma.
“Lo que nos pareció muy interesante es que algunas de nuestras sugerencias realmente se implementaron en la plataforma, y otras personas ya las están usando.” — Pricila Magalhães, comité organizador
Lo que el Festival do Conhecimento nos enseña sobre accesibilidad
Para un evento de gran escala, hacerlo accesible para todos se vuelve una prioridad aún mayor.
Para Luiza Teles, del comité organizador, las soluciones de accesibilidad deben comenzar desde la inscripción.
En este caso, el formulario de inscripción debe ser totalmente legible y completable por lectores de pantalla, sin ningún problema.
Otra estrategia importante es preguntar, directamente en el formulario de inscripción, qué recurso de accesibilidad necesita ese participante — incluyendo las opciones en formato de selección múltiple.
En el caso del Festival do Conhecimento, el equipo tuvo que ser muy intencional sobre cómo invertía su presupuesto, optando por conocer realmente a su público para atender la mayor cantidad de necesidades posible.
En la práctica, el evento realizó 22 sesiones en vivo enfocadas en accesibilidad y utilizó subtitulado simultáneo, intérpretes de Lengua de Señas Brasileña (Libras) y un avatar en Libras — como el disponible en el sitio del evento en Even3.
Mirando hacia los próximos eventos
Al final, las dos ediciones del Festival do Conhecimento demostraron el poder de reunir a las personas, convocando a figuras como Ailton Krenak, Lázaro Ramos, Márcia Tiburi y muchos otros intelectuales.
Y todavía hay mucho margen para crecer. Las expectativas para las próximas ediciones son altas.
“Aprendimos muchísimo con todo esto. Dimos un paso enorme que solo descubrimos que éramos capaces de dar después de haberlo dado.” — Flávia Fortes, comité organizador
Para los organizadores del festival, ¡una tercera edición ya es un hecho! Pero para un evento construido para ser tan diferente y estar en constante evolución, sin duda todavía hay mucho por aprender.
Y esa es la mejor parte del Festival do Conhecimento: juntos, todos aprenden algo nuevo — Even3 incluido.
