“Esencial para los profesionales que trabajan en el cuidado avanzado de heridas” — así se describe a sí misma la Jornada Paulista Sobratafe. Y no es sin razón.
La Jornada, ya en su quinta edición, realizó su primer evento 100% en línea.
Se llevó a cabo los días 9 y 10 de octubre de 2020, con charlas grabadas y momentos interactivos en vivo.
El contenido exclusivo del evento, que contó con reconocidos ponentes de Brasil y del extranjero, estuvo disponible durante 3 meses para que los participantes pudieran verlo tantas veces como quisieran.
No sorprende que la primera Jornada Paulista Sobratafe se convirtiera en un gran éxito y en una referencia mundial en el campo del cuidado de heridas.
Los números fueron impresionantes: casi 900 inscritos de 12 países distintos y 26 estados brasileños (de 27, contando el Distrito Federal), que participaron en más de 70 actividades de la agenda.
¿El secreto detrás de tanto éxito? Sin duda ese programa espectacular, junto con una organización eficiente que puso el bienestar de ponentes y participantes en primer lugar.
En la 1ª SOBRATAFE, cirujanos plásticos, residentes, terapeutas ocupacionales, fisioterapeutas y médicos de todas las especialidades pudieron ver, desde la comodidad de sus hogares, el mejor contenido disponible en el mercado sobre cuidado de heridas.
Hubo 40 temas de discusión, entre sesiones grabadas y en vivo, que abarcaron los últimos avances en procesos, productos y tecnologías disponibles para tratar heridas complejas.
Organizar un evento en línea exitoso en solo 3 meses
Imagina tener que organizar un evento en línea en plena pandemia en menos de 3 meses. ¿Aceptarías ese desafío?
Esa fue la difícil tarea que enfrentaron las hermanas Maristela Rizzo y Elaine Rizzo, de Imprimire Comunicação.
Con solo 3 meses antes de la fecha del evento, quedaron a cargo de planificar la 1ª Sobratafe — un evento que, esta vez, sería 100% digital — después de que el comité organizador original decidiera no seguir adelante.
El desafío de la Jornada Paulista Sobratafe: “Estábamos navegando a ciegas”
Fue entonces cuando empezaron a investigar cómo organizar eventos en línea, tipos de transmisión y plataformas de eventos.
“Yo todavía sabía algo de Instagram, pero la verdad es que estábamos navegando a ciegas — fue muy difícil entender todo,” cuenta Maristela.
Con tan poco tiempo, se dieron cuenta de que necesitaban el apoyo de un equipo que pudiera ayudarlas — y, sobre todo, guiarlas sobre cómo organizar un evento en línea de la mejor manera posible.
Al momento de elegir la plataforma de eventos para la Jornada Sobratafe, quedó clarísimo por qué Maristela y Elaine eligieron a Even3: la calidad del servicio y el soporte para cada duda que tuvieron.
“Tienen un tutorial para todo, y lo que necesitáramos, siempre estaban listos para explicarnos, para conversarlo con nosotras — eso fue decisivo para elegir Even3,” señala Elaine Rizzo.
“Siempre había esa retroalimentación, ese ida y vuelta, incluso estando nosotras en São Paulo y ustedes en Recife — y eso fue realmente genial, ahí empezó lo ‘en línea’,” agrega.
Fue justamente con este objetivo — facilitar la organización de eventos en línea — que Even3 creó y publicó más de 20 artículos en nuestro Centro de Ayuda solo sobre este tema.
Cubrimos desde el check-in de participantes en eventos digitales, hasta cómo obtener enlaces para herramientas de transmisión de video como Google Meet y YouTube Live, y mucho más.
Sin mencionar los más de 23 contenidos aquí en el Blog de Even3 sobre cómo crear diseños para sesiones en vivo, tipos de transmisión, y más. Todo pensado para ayudar a los organizadores a sentirse seguros, tranquilos y respaldados mientras planifican sus eventos.
De presencial a en línea: ¿qué cambió para Sobratafe?
Un evento en línea es, de por sí, algo nuevo para muchas personas. ¿Pero qué cambió realmente para Sobratafe al pasar de presencial a digital?
Romper las barreras físicas
El primer gran cambio que mencionaron tiene que ver con el alcance de los participantes.
“Antes, de forma presencial, mucha gente no podía asistir en la fecha del evento — ahora hemos podido llegar prácticamente a todo Brasil,” dice Elaine.
La distancia física antes impedía que muchas personas asistieran al evento. Una vez que pasó a ser digital, personas de todas partes pudieron participar en Sobratafe.
Los participantes vinieron de 12 países distintos y de todo Brasil. Solo del estado de São Paulo, tuvieron inscritos de 50 municipios diferentes — todo un logro para la Jornada Paulista.
100% de aprovechamiento del contenido en Sobratafe
Este podría ser el cambio más importante — y también el más gratificante de escuchar si formas parte de la organización del evento:
“Esta fue la primera vez que escuchamos de los participantes que aprovecharon el 100% del evento.” — Maristela Rizzo
Este alto nivel de aprovechamiento del contenido se debió a dos factores.
Dos cuerpos no pueden ocupar el mismo espacio al mismo tiempo
Eventos como Sobratafe, con una programación de contenido tan atractiva, necesitan tracks paralelos cuando se realizan de forma presencial.
Como todo ocurre en vivo y presencial, los asistentes terminan divididos, sin poder estar en dos lugares a la vez. El networking también compite por la atención con el propio contenido.
“Antes, tenían que elegir entre dos salas — divididos entre el networking y ver el contenido,” explica Elaine.
Ver el contenido tantas veces como quieras, durante 3 meses
Ya hemos hablado aquí en el Blog de Even3 sobre lo efectivo que puede ser el contenido bajo demanda — incluso como argumento de venta para las inscripciones. Créenos: a tus participantes les encantará ver las charlas a su propio ritmo, y poder pausarlas y volver a verlas para tomar notas cuando lo necesiten.
Los organizadores de Sobratafe fueron muy inteligentes y adoptaron el contenido bajo demanda para el evento. Las charlas grabadas quedaron disponibles para que los participantes las vieran durante un período de 3 meses.
Eso, por supuesto, solo aumentó el 100% de aprovechamiento que reportaron.
“Como esta vez el evento fue pregrabado, y gracias a Even3 Streaming, pudimos dejar el contenido disponible durante 3 meses — mucha gente que no pudo asistir antes logró participar y volver a ver las charlas.” — Maristela Rizzo
Cómo Even3 ayudó a la Jornada Sobratafe
Hay algunas cosas que destacan y que contribuyeron al gran éxito de la 1ª Jornada Sobratafe.
Transmisión grabada a través de Even3 Streaming = sin retrasos durante el evento
El evento utilizó dos tipos de transmisión: videoconferencia en vivo y video pregrabado.
Y la tranquilidad que trajo el video grabado, combinada con la confiabilidad de Even3 Streaming, marcó una gran diferencia para que la Jornada Sobratafe funcionara sin problemas.
“Los participantes quedaron encantados porque no hubo retrasos durante el evento. Si una sesión en vivo se extendía — porque la discusión estaba muy buena — no era un problema, porque la siguiente sesión ya estaba grabada. Gracias a Even3 Streaming, pudimos dejar el contenido disponible durante 3 meses,” dijo Maristela.
La idea del contenido bajo demanda, según ellas, surgió de la presidenta de la Sociedad Brasileña de Tratamiento Avanzado de Heridas, quien no lograba seguirle el ritmo a la cantidad de webinars que tenía que ver durante la pandemia. Es probable que también te sientas identificado con ella.
Transmisiones de mayor calidad gracias al formato grabado
Grabar las transmisiones con antelación también ayudó mucho con la calidad general del evento, ya que las transmisiones no tuvieron que lidiar con ruido o inestabilidad de la conexión, por ejemplo.
Al contrario, los organizadores incluso se aseguraron de grabar sesiones con antelación con algunos ponentes, incluidos los internacionales, para garantizar que todo saliera perfecto.
También ofrecieron un Tutorial de Grabación para las clases, con una guía completa paso a paso sobre cómo usar la plataforma elegida, además de consejos sobre iluminación, sonido y ambientación.
En total, se hicieron 57 grabaciones. Elaine y Maristela notaron que, como era de esperar, muchos ponentes todavía no estaban familiarizados con cómo funcionan los eventos en línea, y destacan lo esencial que fue tener el evento grabado.
“Algunos ponentes no sabían cómo compartir pantalla. Imagina si hubiéramos estado en vivo — ¡habría sido muy complicado!” — Maristela
Organización eficiente de las actividades
¿Recuerdas que dijimos que uno de los secretos del éxito de Sobratafe fue una organización extremadamente eficiente?
Si eres organizador de eventos, aquí va un consejo: Maristela y Elaine usaron magistralmente el módulo “Programación” de Even3 para registrar y organizar las más de 70 actividades del evento.
Para facilitar la comprensión de la agenda, las dos crearon códigos para cada actividad.
Estos códigos indicaban el tipo de transmisión de esa actividad, para que los participantes supieran de inmediato si sería solo en vivo (lo que significaba que, si se la perdían, no habría repetición) o grabada (disponible para verse repetidamente durante 3 meses).
Así fue como lo organizaron:
- La letra “C” indicaba contenido grabado, al igual que “PM” para Palestra Magna (Conferencia Magistral).
- “W” significaba Workshops y “M” Mesas Redondas. Estas eran en vivo.
- En resumen: C y PM = grabado / W y M = en vivo.
Para crear un momento de interacción entre ponentes y participantes, cada Workshop grabado terminaba con una sesión de preguntas y respuestas en vivo, en formato de videoconferencia.
Eso les dio tiempo de sobra para responder todas las preguntas de los estudiantes.
El mayor desafío: conquistar a los patrocinadores
Como puedes ver, Elaine y Maristela llevaron a cabo una operación impecable durante los 3 meses previos a Sobratafe y los 3 meses de contenido bajo demanda que siguieron.
Pero como todo evento, tuvieron algunos tropiezos en el camino. Y sin duda, el mayor desafío fue conquistar a los patrocinadores.
Los eventos presenciales todavía ofrecen más interacción y networking, y convencer a los patrocinadores de que la Jornada Sobratafe funcionaría estaba resultando un verdadero problema.
“El principal desafío es convencer al patrocinador de que realmente obtendrá un retorno.” — Elaine
Tres estrategias que Sobratafe usó para conquistar a más patrocinadores
Para lograrlo, las hermanas adoptaron algunas estrategias y aprovecharon varias funciones que ofrece la plataforma de Even3 para atraer patrocinadores.
Cortinillas de apertura y videos extra de patrocinadores
Cada contenido grabado que se mostró en la Jornada Sobratafe tenía una cortinilla de apertura, y otra al final de cada video. Las cortinillas incluían los logotipos de los patrocinadores.
Los patrocinadores que querían más tiempo al aire en el contenido de la Jornada también podían pagar por videos extra que se mostraban a lo largo de la programación.
Notificaciones como valor agregado para los patrocinios
Las organizadoras son grandes admiradoras de nuestra función de Notificaciones.
Como su nombre lo indica, permite notificar a los inscritos sobre información del evento, novedades o actualizaciones, directamente a través de la plataforma.
Incluso puedes usar esta función como valor agregado y diferenciador para conseguir patrocinios, ya que abre innumerables posibilidades para los patrocinadores, como explica Maristela:
“Las Notificaciones son fantásticas. Es un canal directo con tus inscritos. Puedes invitar a los participantes a tu charla, compartir más información sobre tu producto — ¡les encantó!” — Maristela Rizzo
Cupones de descuento
Otro favorito de Sobratafe fueron los cupones de descuento. Se apoyaron en esta función para conquistar a patrocinadores y colaboradores, y, además, generar más inscripciones — por supuesto, con condiciones especiales solo para ellos.
Sobratafe no recibió más que elogios
Con todos estos aprendizajes y atención al detalle, la 1ª Jornada Paulista Sobratafe fue un éxito. Los números hablan por sí solos.
Llegaron a gran parte de América Latina, a 26 estados brasileños y a 900 inscritos. Hubo más de 70 actividades, 57 de ellas grabadas.
Con todo el cuidado que Maristela y Elaine pusieron en esto, la respuesta de los participantes no podía ser más que excelente.
“Nuestra atención a los inscritos fue muy elogiada — el evento fue un verdadero éxito,” celebra Maristela.
Y el próximo evento ya está en marcha para las dos — se espera que ocurra en octubre de 2021. La plataforma elegida, una vez más, será Even3. Y no podríamos estar más contentos con esta alianza.
