Si estás buscando patrocinadores para tu evento, seguramente tendrás que enfrentarte a la tarea de definir las cuotas de patrocinio.
¡Son la parte más importante de tu propuesta de patrocinio! Al fin y al cabo, son las que responden a la pregunta principal que se harán tus patrocinadores: “¿qué gano yo con esto?”
Por eso, las cuotas de patrocinio merecen toda tu atención y deben definirse con mucho cuidado.
Pero no te preocupes si tu mayor duda ahora mismo es cuánto cobrar por una cuota de patrocinio. En este artículo te voy a contar todo lo que necesitas saber sobre:
- ¿Qué son las cuotas de patrocinio?
- ¿Cómo encontrar buenos patrocinadores?
- ¿Cómo definir el precio de las cuotas de patrocinio?
¿Qué Son las Cuotas de Patrocinio?
En pocas palabras, las cuotas de patrocinio son “paquetes” que se ofrecen a las empresas interesadas en apoyar económicamente tu evento.
Básicamente, estas cuotas garantizan el dinero necesario para que el evento se lleve a cabo. A cambio, ofrecen beneficios a los patrocinadores que las adquieren.
Normalmente se ofrecen estands, espacios para hablar durante el evento, cupones de descuento exclusivos, menciones al inicio de videos, entre otros beneficios.
Todo depende de la cuota adquirida. Las cuotas suelen dividirse en niveles según los beneficios ofrecidos y el monto invertido por el patrocinador, como las cuotas plata, oro y diamante.
¿Qué Es una Propuesta de Patrocinio?
Si te preguntas dónde va a conocer tu patrocinador las cuotas de patrocinio de tu evento, tengo que hablarte rápidamente de la propuesta de patrocinio.
La propuesta de patrocinio es un documento que describe tu evento y todos los beneficios que se ofrecen al patrocinador.
En ella se incluye información como los objetivos de tu evento, tu público objetivo, las ventajas de invertir en el evento y las cuotas de patrocinio disponibles.
Esta información es la que se presenta o se envía a las personas encargadas de las negociaciones de patrocinio dentro de las empresas.
Por ejemplo, las grandes empresas suelen tener personal dedicado exclusivamente a esta función dentro de sus equipos de marketing o relaciones públicas.
No te preocupes si todavía no sabes por dónde empezar: lo importante es construir una propuesta clara y bien organizada, y acercarte a las empresas correctas.
¿Cómo Encontrar Buenos Patrocinadores?
La elección de patrocinadores pasa por tres áreas que te ayudarán a definir las mejores opciones: el público objetivo del evento, las finanzas y el mercado.
Público Objetivo del Evento
Tus patrocinadores y tu público deben estar alineados. Eso es bueno para todos.
Por eso, conoce a fondo a tus asistentes: sus intereses, comportamientos y preferencias.
Analiza datos demográficos como edad, género y ubicación geográfica. Observa también el estilo de vida, los valores y los intereses de tu audiencia.
Así podrás identificar las marcas que tienen mayor afinidad con ese público.
Acércate a los patrocinadores que estén alineados con tu público y que busquen llegar a ese mismo nicho. Seguramente estarán interesados en invertir en eventos que atraigan a su clientela.
De hecho, según datos de una investigación de Archrival, el 55% del público de la Generación Z (personas de 13 a 25 años) se compromete más con marcas que patrocinan eventos a los que quieren asistir o que ya frecuentan.
¿Ya pensaste en ofrecerles ese valor a tus patrocinadores?
Finanzas
Las finanzas de tu evento son otro punto clave a la hora de elegir a tus patrocinadores.
Al fin y al cabo, el costo total de tu evento va a influir directamente en cuánto va a costar cada cuota de patrocinio.
Por eso, este también suele ser un punto muy cuestionado por los patrocinadores. Quieren saber qué porcentaje de los costos del evento estarían cubriendo, y si eso les resulta viable.
Si tu evento es bastante costoso, es importante que busques empresas que puedan cubrir cuotas más altas.
Analiza bien tus finanzas, revisa tus cuotas de patrocinio y busca empresas que puedan invertir en tu evento dentro de ese escenario.
Mercado
Por último, te recomiendo armar una lista de las empresas que podrían patrocinar tu evento.
Pero no te quedes solo con dos o tres, ¿de acuerdo? Tener un buen abanico de opciones es clave para hacer una buena selección.
En este punto, analiza bien el mercado en el que se mueven tanto las empresas como tu evento.
Primero, estudia a la competencia de tu evento y las empresas que ya patrocinaron eventos similares. ¡Eso puede ayudarte a ampliar tu lista!
Después, identifica empresas grandes y pequeñas entre tus posibles patrocinadores.
Esto es porque una empresa pequeña, obviamente, no va a poder invertir el mismo monto que una grande. Por eso, tus cuotas de patrocinio y tu enfoque deben variar de una empresa a otra.
Además, estudia el contexto actual del mercado en el que se encuentran esas empresas, para preparar una propuesta de patrocinio que ofrezca justamente lo que necesitan en este momento.
¿Cómo Definir el Precio de las Cuotas de Patrocinio?
1. Calcula los Costos del Evento
Como te comenté, los costos de tu evento serán esenciales para definir las cuotas de patrocinio.
Por eso, identifica los gastos de alquiler del espacio, alimentación, equipos, plataforma de eventos, equipo organizador, entre otros.
Siempre es interesante mostrarles estos costos a los patrocinadores para que conozcan las finanzas del evento.
Si tu evento recibió algún tipo de financiamiento público o institucional, muestra ese monto aprobado también como parte del costo.
Sin embargo, no puedes dejar que tu evento se defina únicamente por el costo.
Al fin y al cabo, hay actividades de una organización que pueden no costar nada, pero que implican un trabajo enorme, ¿no? Piensa en tu planificación, en la búsqueda incesante de buenos lugares, oradores y experiencias únicas. Es justo cobrar por eso también.
De hecho, es ese valor “adicional” el que va a justificar cuotas de patrocinio más altas que el costo del evento. ¡Y eso puede salvarte si no logras vender todas las cuotas!
Por eso, es momento de hablar del valor del evento.
2. Define el Valor del Evento
Es muy probable que tus patrocinadores comparen el precio de tus cuotas de patrocinio con el costo del evento.
Por eso, prepárate con anticipación e informa también los valores agregados del evento.
Es decir, su relevancia dentro del mercado, el público objetivo y la calidad de la experiencia que se le ofrece a los asistentes.
Los eventos con gran alcance, impacto significativo y alto nivel de interacción suelen tener mayor valor a los ojos de los patrocinadores.
Por eso, estos puntos pueden justificar cuotas de patrocinio más elevadas.
Ya te habrás dado cuenta de que no existe un precio promedio para tus cuotas.
Lo que tienes que hacer es crearlas de manera que la inversión cubra tanto los costos como el valor del evento.
En ese sentido, es importante que crees distintas cuotas para no correr el riesgo de salir perdiendo si no logras venderlas todas.
3. Conoce a las Organizaciones Patrocinadoras
Antes de definir los precios de las cuotas de patrocinio, es importante conocer a las organizaciones que piensas abordar como patrocinadoras.
Investiga su capacidad financiera, sus objetivos de marketing y su historial de patrocinio en eventos similares.
De esta manera, podrás adaptar tus propuestas de cuotas de patrocinio para responder mejor a las necesidades y expectativas de esas empresas.
Recuerda que tu precio debe estar a la altura de esas organizaciones.
Por ejemplo, generalmente no es una buena idea ofrecer cuotas muy baratas y con pocos beneficios a empresas muy grandes.
En cambio, si tu enfoque son los pequeños emprendedores, el abordaje va a ser bastante diferente.
En esos casos, es mejor crear varias cuotas de patrocinio más económicas y sencillas, para que los patrocinadores puedan comprar según sus posibilidades financieras.
4. Define las Cuotas de Patrocinio y sus Beneficios
¡Por fin llegó el momento! Después de toda esta investigación, seguramente ya tienes algunas cifras en mente.
Ahora es el momento de crear tus cuotas de patrocinio, dividiéndolas en distintos niveles de exposición de marca.
Esta variedad permite que diferentes empresas puedan comprar la cuota de patrocinio que más sentido tenga para su negocio.
Es común incluir beneficios como participación en actividades del evento, oportunidades de networking, estands, activaciones de marca, entre otros.
Una buena estructura suele verse así:
- Plata o Categoría 1: precio más accesible, beneficios más simples, como presencia de marca en los certificados;
- Oro o Categoría 2: precio intermedio, beneficios de contacto directo con los asistentes, como estands;
- Diamante o Categoría 3: precio más alto, beneficios de alto impacto comercial, como generación de leads.
Asegúrate de que todas las opciones ofrezcan un retorno justo y atractivo para los patrocinadores, considerando sus objetivos de marketing y el valor percibido del evento.
5. Desarrolla una Buena Estrategia de Marketing
Una vez creadas las cuotas, tendrás que darlas a conocer.
Además, pondrás en práctica tu planificación para dar visibilidad a los patrocinadores que ya aceptaron apoyarte. Todo esto se logra a través del marketing de tu evento.
Por eso, es importante que organices tu estrategia y tu calendario de acciones con anticipación.
No olvides incluir estrategias de email marketing para acercar a tus patrocinadores a los asistentes.
Puedes enviar correos con cupones de descuento en productos de los patrocinadores, presentaciones, materiales exclusivos y mucho más.
También puedes dar visibilidad a los patrocinadores en redes sociales, anuncios y en el sitio web del evento.
En resumen, tu marketing debe cumplir con lo que les prometiste a tus patrocinadores, y mostrarles los resultados.
6. Revisa tus Cuotas en Cada Edición
A medida que tu evento evoluciona, es importante revisar y ajustar tus cuotas de patrocinio.
Al fin y al cabo, necesitan seguir siendo atractivas financieramente tanto para ti como para tus patrocinadores.
Por eso, recuerda alinear las expectativas con los patrocinadores en cada edición.
También analiza los resultados de patrocinio de ediciones anteriores y recoge feedback de patrocinadores y asistentes; las encuestas de satisfacción son una gran herramienta para esto.
Por último, haz siempre los ajustes necesarios para mejorar tu oferta de patrocinio en cada nueva edición del evento.
7. Prepara una Buena Presentación
Como último paso, solo tienes que presentar toda la información anterior en tu propuesta de patrocinio.
Pero asegúrate de que la presentación sea convincente. Incluye lo siguiente:
- Tema y objetivos del evento;
- Características de tu público objetivo;
- Datos de éxito, como número de asistentes, leads generados y organizaciones o ciudades impactadas por el evento;
- Costos de realización;
- Valor del evento y beneficios exclusivos para los patrocinadores;
- Cuotas de patrocinio, con información detallada sobre el retorno de la inversión;
- Si los tienes, resultados de patrocinadores anteriores;
- Un canal de contacto para resolver dudas.
Además, es importante personalizar cada propuesta según las necesidades y objetivos de cada empresa.
Así podrás demostrar cómo la alianza puede ser ventajosa para ellos.
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