¿Sabías que la mayoría de los organizadores comete errores al momento de firmar un contrato para eventos?
Esto sucede porque muchos no conocen las reglas que se deben seguir al contratar una plataforma de eventos, proveedores, oradores, entre otros…
Por ejemplo, muchos creen que cualquier persona puede firmar documentos. Pero un contrato solo es plenamente válido cuando lo firma alguien realmente autorizado a representar al evento o a la organización.
Además, ¡no todo tipo de firma tiene el mismo valor! Solo algunas te garantizan seguridad jurídica real y te protegen frente a posibles problemas.
Entonces, ¿quieres conocer todo lo que no puede faltar en un contrato para eventos? En este artículo aprenderás más sobre:
- ¿Quién puede firmar un contrato para eventos?
- ¿Puedo usar firma digital en contratos para eventos?
- 4 consejos para firmar contratos para eventos con seguridad jurídica
- Tipos de contratos más comunes en eventos
¿Quién puede firmar un contrato para eventos?
Ante todo, lo más importante de un contrato para eventos es que esté firmado por la persona correcta.
Si organizas el evento como persona física, esto es bastante simple: el contrato debe ser firmado por quien creó el evento y figura como organizador principal.
Sin embargo, ¡la situación es muy distinta si representas a una institución o empresa!
Si tu evento está vinculado a alguna organización, debes contar con autorización de esa organización para representarla en los contratos que la involucran.
De lo contrario, cualquier persona podría alegar más adelante que no tenías la autoridad para representar al evento o a la institución, e intentar anular el acuerdo.
¡Imagina el dolor de cabeza que esto puede generar el día del evento! Por ejemplo, un proveedor podría cancelar un contrato si descubre que no eras el representante autorizado de la empresa que lo contrató.
Por eso, asegúrate siempre de que un representante o responsable legal sea quien firme los contratos de tu evento.
Diferencia entre representante legal y responsable autorizado
Entre las personas que normalmente están autorizadas a firmar contratos en eventos se encuentran:
- Representantes legales: personas que tienen la autoridad —establecida en los estatutos, el acta constitutiva u otros documentos societarios— para representar a la institución en actos jurídicos. Ejemplo: directores y socios.
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- Responsables autorizados: personas autorizadas a representar a la empresa en situaciones específicas, normalmente mediante un poder notarial o una delegación por escrito de un representante legal.
Ejemplo: gerentes o responsables de finanzas o marketing que cuentan con autorización por escrito para firmar los contratos del evento.
¿Puedo usar firma digital en contratos para eventos?
Ahora que ya sabes quién puede firmar un contrato, es importante saber cómo debe hacerse esa firma.
Sí, puede ser digital, pero evita pegar una foto o imagen escaneada de tu firma manuscrita en el documento: ese tipo de “firma” puede ser fácilmente impugnada.
Lo ideal es utilizar herramientas que garanticen una firma electrónica segura, basadas en estándares de cifrado y verificación de identidad reconocidos en tu país (por ejemplo, DocuSign u otras plataformas de firma electrónica, o un proveedor que cumpla con la normativa de firma digital vigente en tu jurisdicción).
Estas herramientas utilizan tecnología que ayuda a garantizar la seguridad y la autenticidad del documento.
De hecho, ¡una firma digital bien implementada puede ser incluso más segura que una firma manuscrita!
4 consejos para firmar contratos para eventos con más seguridad
1. Investiga a la empresa o proveedor antes de firmar
Nunca cierres un acuerdo sin investigar a quién estás contratando.
Aunque te lo hayan recomendado, revisa reseñas independientes, foros de reclamos o sitios de calificación de empresas para evaluar la confiabilidad y la calidad del servicio. Una empresa confiable suele tener un buen historial de resolución de problemas.
2. Nunca firmes documentos con una imagen pegada de tu firma
Como mencionamos, evita firmar documentos con imágenes escaneadas de una firma.
Estas pueden ser impugnadas judicialmente, ya que no hay forma de comprobar que la imagen fue creada realmente por la persona que “firmó” en ese momento.
3. Ten cuidado con los formatos fácilmente editables
Ten cuidado con los contratos en formatos abiertos y fácilmente editables, como .doc o .docx.
Los PDF se usan normalmente para este fin, pero también pueden editarse sin autorización si no se toman precauciones.
Por eso, es preferible utilizar formatos de firma digital a prueba de alteraciones, como los que generan las herramientas especializadas de firma electrónica, que bloquean el documento y registran cualquier cambio.
4. Considera firmar como persona jurídica (empresa) y no como persona física
Si tienes una empresa o estás organizando un evento en nombre de tu institución, suele ser mejor firmar los contratos como esa persona jurídica en lugar de hacerlo a título personal. Esto puede ofrecer varios beneficios.
Por ejemplo, firmar a nombre de una empresa registrada suele ser más seguro para todas las partes, ya que es más fácil verificar que la empresa es legítima y está realmente activa.
Además, esto puede darte acceso a mejores condiciones en algunas contrataciones: Even3, por ejemplo, ofrece planes con funcionalidades avanzadas para organizaciones que gestionan eventos recurrentes.
Pero recuerda: siempre debes asegurarte de que quien firme el documento sea un representante o responsable debidamente autorizado de esa empresa.
Tipos de contratos más comunes en eventos
En resumen, la mayoría de los documentos de tu evento necesitarán firmas seguras, válidas jurídicamente y realizadas por quien realmente tiene la autoridad para firmar, es decir, el representante o responsable correcto.
Algunos ejemplos de estos documentos son:
- Contrato de prestación de servicios: define los servicios a prestar, como decoración, alimentación, sonido e iluminación. Detalla el alcance, los plazos y la forma de pago.
- Contrato de alquiler de espacio: regula el alquiler de un lugar para el evento, incluyendo condiciones de uso, horarios, responsabilidades y costos asociados.
- Contrato de patrocinio: establece los términos entre el organizador del evento y un patrocinador, detallando los beneficios que recibe el patrocinador a cambio del apoyo financiero o material.
- Autorización de uso de imagen y voz: autoriza la captura y el uso de imágenes y grabaciones de voz de oradores y asistentes del evento. Este documento es esencial para garantizar que las fotos y videos puedan usarse en material promocional o publicitario sin infringir los derechos de imagen de nadie.
Una nota importante: los requisitos contractuales —qué hace válida una firma, qué cláusulas son obligatorias, cómo se define un representante legal, etc.— varían significativamente de un país a otro. Nada de lo que aquí se comparte constituye asesoría legal; antes de finalizar cualquier contrato, siempre es buena idea que un abogado local lo revise para tu jurisdicción específica.
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