¿Alguna vez imaginaste seguir en contacto con tus participantes incluso después de que termine tu evento?
Actualmente, el email marketing es una de las mejores estrategias de comunicación para eso. ¡Y hasta puede ser gratis!
Pero no vas a enviar manualmente 3 correos a la semana a más de 1.000 participantes, ¿verdad? ¡Solo de pensarlo ya da nervios! Al fin y al cabo, el trabajo es enorme, repetitivo y corre el riesgo de caer en spam.
Por eso, contratar un servicio de envío automático de correos, como Mailchimp, se vuelve imprescindible para quien desea optimizar su trabajo. Conoce una de tus opciones:
¿Qué es Mailchimp? Herramienta de email marketing para eventos
Mailchimp es una de las empresas que ofrece el servicio de email marketing.
Con una configuración simple y fácil de usar, la plataforma ya ofrece plantillas de correo listas para facilitar la vida del organizador.
Su plan gratuito permite enviar 1.000 correos al mes y registrar hasta 500 contactos. Por eso, es ideal para eventos pequeños y medianos.
Even3 + Mailchimp
Si ya usas Even3, sabes que es posible enviar correos a tus participantes directamente desde la plataforma y gratis.
Allí tienes incluso más beneficios que Mailchimp. Al fin y al cabo, puedes aprovechar la segmentación de públicos para enviar correos específicos solo a participantes, ponentes, visitantes del sitio y otras categorías.
Además, también puedes contar con modelos de correo listos.
Pero una vez que el evento termina, necesitas una plataforma de email marketing para continuar la relación que ya empezaste.
Esto será importante para convertir a tus participantes en clientes, hacer seguimientos, aumentar la expectativa para próximos eventos y fidelizar a las personas.
Para eso, basta con exportar la lista de Personas del evento a Mailchimp e iniciar las comunicaciones. Te voy a enseñar a completar esta etapa, pero primero es importante entender cómo funciona Mailchimp.
¿Cómo crear una cuenta en Mailchimp?
Es posible crear una cuenta gratis en Mailchimp.
Primero, accede al sitio www.mailchimp.com
Ahora, sigue estos pasos:
- Ve al sitio de Mailchimp y haz clic en “Regístrate gratis”.
- Ingresa tu correo electrónico, nombre de usuario y contraseña.
- Confirma tu cuenta a través del correo que Mailchimp te envía.
- Completa la información básica de tu organización para terminar de configurar tu cuenta.
¿Por qué crear una lista de contactos en tu herramienta de email marketing?
La lista de contactos funciona como una agenda. Debe tener los correos y la información de las personas que mostraron interés en tu evento o que ya se inscribieron como participantes.
Además, los ponentes y evaluadores también pueden estar allí. Pero vas a necesitar dividir esos grupos.
Al fin y al cabo, en el email marketing el contenido es totalmente personalizado y debe variar según el perfil del público al que te diriges. Por eso, debe estar segmentado.
En otras palabras, el contenido del email marketing para eventos DEBE ser relevante para quien lo recibe. Por eso, es importante dividir tu público en grupos distintos.
Por ejemplo, un ponente no debería recibir el mismo contenido que un participante que se inscribió en una mesa redonda.
¿Recuerdas que te dije que, en Even3, ya tienes esa división hecha automáticamente? En herramientas como Mailchimp, vas a necesitar crear esos segmentos tú mismo.
¡Te voy a enseñar a hacerlo! Con una lista de contactos bien hecha, ya tendrás una poderosa estrategia de comunicación en tus manos.
Cómo agregar contactos en Mailchimp
Importa tu lista de Personas desde Even3
Desde el área de Personas de tu evento en Even3, exporta la lista de participantes como una hoja de cálculo. Este archivo contendrá los datos que necesitas para construir tu lista de contactos en Mailchimp.
Sube tu lista a Mailchimp
Ahora que tienes acceso a la hoja de cálculo, puedes comenzar a crear las listas de tu evento en Mailchimp.
En Mailchimp, hay tres formas de subir una lista de contactos. Son:
- Integraciones con otras aplicaciones, como Salesforce;
- Mediante un archivo csv/txt;
- Copiando y pegando los contactos desde archivos xls, como Excel.
En este caso, vamos a optar por copiar y pegar la información desde Excel.
Pero si prefieres, puedes guardar tu hoja de cálculo en formato .csv y solo subirla a la plataforma. Los pasos siguientes serán los mismos:
Configura tu lista de contactos en Mailchimp
¡Presta atención aquí! Aunque es súper simple de hacer, tal vez la configuración requiera un poco más de tu atención.
Como pudiste notar, hay algunas etapas cruciales en la configuración de la lista de contactos en Mailchimp. Te las explico mejor:
Correspondencia de columnas
Al transferir una lista de contactos, las columnas de tu hoja de cálculo se transforman en campos en Mailchimp.
Pero a veces no se identifican automáticamente.
Entonces, necesitas indicar a qué campo corresponde cada columna. Incluso puedes crear nuevos campos.
Sin embargo, recuerda usarlos siempre de forma estandarizada. Esto será muy importante en otros momentos.
Por ejemplo, en la columna “Nombre”, Mailchimp entenderá automáticamente que todo lo que está en esa columna se refiere al nombre de alguna persona de tu evento.
Así, puedes automatizar el llenado de información en tus correos.
Basta con colocar una etiqueta en el cuerpo del correo e indicar que su información debe llenarse con los datos del campo “Nombre”.
Además, esta información también será crucial para crear los segmentos de tu lista. Principalmente los datos en “Categoría” e “Inscripción”.
¿Debo usar etiquetas?
En Mailchimp, las etiquetas se usan para crear categorías de contactos más específicas. Es decir, más allá de lo que ya está en los campos de tu hoja de cálculo.
Etiquetan a los contactos y luego pueden usarse como criterio para crear segmentos.
Por ejemplo, puedes crear etiquetas para presentadores de trabajos.
Luego, después de subir tu lista de contactos, basta con asignar las etiquetas a esas personas.
Esta puede ser una estrategia interesante para segmentar aún más tu público. Pero las etiquetas deben asignarse individualmente y pueden requerir más trabajo.
¿Cuándo usar los segmentos?
Por otro lado, los segmentos agrupan tus contactos en conjuntos más grandes. Por eso son mucho más fáciles de crear.
Como dije, pueden crearse a partir de datos de etiquetas. Pero también es posible utilizar los propios campos de la hoja de cálculo como filtro para crear segmentos.
Por ejemplo, puedes crear segmentos a partir de los diferentes datos de la columna “Categoría”. O crear un segmento para participantes no inscritos a partir de los datos de la categoría “Inscripción”. ¡Usa la creatividad!
¿Cuál es la diferencia entre etiquetas y segmentos?
- Etiquetas: Úsalas para marcar contactos con información específica y crear segmentos a partir de ellas;
- Segmentos: Úsalos para crear campañas dirigidas a grupos específicos de contactos según sus necesidades e intereses.
¿Cómo crear un correo en Mailchimp?
¡Finalmente puedes crear tantos correos como quieras y usar las plantillas de Mailchimp gratis!
Al momento de crear tu correo, puedes encontrarte con algunas dudas:
¿Correo común, automatización o página de destino?
En resumen, si quieres enviar un mensaje a un segmento, lo ideal es usar el correo común.
Las automatizaciones son flujos de correo activados por acciones o eventos específicos de tus contactos y pueden tener costo dentro del plan de Mailchimp.
Las páginas de destino, o landing pages, son páginas web creadas para recolectar información de contacto de nuevas personas para tu lista.
En el plan gratuito de Mailchimp, hay algunas limitaciones para las páginas de destino, y recuerda que existe un límite en la cantidad de contactos que puedes guardar en la plataforma.
¿Cómo personalizar correos en Mailchimp?
La parte de personalización de correos de Mailchimp es totalmente intuitiva. Por eso es nuestra recomendación.
En la plataforma, puedes crear plantillas desde cero o editar plantillas listas y gratuitas. En este caso, usamos una plantilla lista que puede personalizarse con los elementos del editor de correos.
¡Así que usa tu creatividad! Basta con arrastrar los elementos al área de edición y ponerte manos a la obra.
Usa Even3 durante el evento
Como notaste, elegir la plataforma correcta para el envío de correos es esencial para el marketing. ¡Principalmente para disminuir tu trabajo!
Durante un evento, hay muchas cosas a las que prestar atención: programación, certificados, acreditación… ¡Apostamos a que quieres optimizar tu tiempo con los correos y la difusión del evento!
Entonces, ¿qué tal contar con una plataforma que centralice y automatice todo por ti?
En Even3, es posible:
- Crear el sitio del evento y personalizarlo como quieras;
- Enviar correos sin salir de la plataforma;
- Crear cupones de descuento, enlaces de afiliados y otras estrategias de marketing;
- Gestionar todas las etapas de tu evento en un solo lugar.
Conoce Even3 y aprovecha las posibilidades del email marketing para eventos exitosos.
