¿Alguna vez te has puesto a pensar en cuántas personas impacta tu evento?
Entonces, cuando termine, ¿qué vas a hacer con ellas?
Organizar un evento no se trata solo de ofrecer un encuentro puntual, sino de potenciar experiencias.
En ese sentido, tus participantes no son solo espectadores, ¡son tu comunidad! Y puedes lograr que interactúen, sigan y difundan tu iniciativa.
Una de las estrategias más simples y eficaces para lograrlo es usar listas de difusión, especialmente en WhatsApp.
En este artículo te mostraremos cómo crear y usar una lista de difusión de WhatsApp para tu evento, generar interacción con los participantes e incluso integrarla con tu plataforma de eventos.
¿Qué son las Listas de Difusión?
Básicamente, las listas de difusión son una función que te permite enviar el mismo mensaje a varias personas al mismo tiempo.
Existen en distintas redes sociales. Por ejemplo, en WhatsApp, y en Instagram como un “canal de difusión”.
A diferencia de los grupos, donde todos interactúan en el mismo espacio, en la lista de difusión normalmente eres tú quien dirige la conversación.
En WhatsApp, por ejemplo, la conversación es individual. Cada persona recibe el mensaje directamente en su bandeja de entrada, como si se lo hubieras enviado solo a ella.
Esto es genial para eventos porque:
- Garantiza más personalización;
- Evita el exceso de notificaciones que aleja a los participantes;
- Da más privacidad a quienes no quieren exponer su propio número.
¿Por Qué Crear Listas de Difusión en Eventos?
Durante un evento, mantener bien informados a los participantes es esencial para el éxito.
Pero no siempre es fácil comunicar todo.
La lista de difusión ayuda a:
- Automatizar la comunicación con los participantes, enviando mensajes personalizados de manera más rápida;
- Difundir novedades y actualizaciones de última hora;
- Enviar enlaces importantes, como certificados, grabaciones y materiales de apoyo;
- Recordar plazos de inscripción o de envío de trabajos;
- Crear una campaña de difusión del evento consistente en todos los canales donde está presente tu público.
Además, usar este recurso fortalece la comunidad alrededor del evento, ya que los participantes sienten que están recibiendo un cuidado especial e información exclusiva.
3 Usos Comunes para las Listas de Difusión de WhatsApp
Al enviar mensajes en una lista de difusión, es importante mantener el lenguaje propio de WhatsApp: sé breve, directo y usa emojis para captar la atención.
Además, no abuses del envío de mensajes. Como WhatsApp es un canal privado, saturarlo de mensajes puede incomodar a tu público.
Mira algunos ejemplos:
1. Avisos Rápidos de Cambios en la Programación
Los avisos rápidos funcionan como notificaciones instantáneas. Llaman la atención y evitan que alguien se pierda una actividad importante por falta de información.
Mensaje de ejemplo:
“¡Hola! ¿Recuerdas que hoy tienes una sesión en [NOMBRE DEL EVENTO]? ✉️ ¡El lugar del evento cambió! ⚠️ La charla “Tendencias 2025″ será a las 15h, en el Auditorio A. ¡Te esperamos! 🎤”
2. Envío de Materiales y Enlaces Después de las Actividades
Una forma genial de mostrar que te preocupas por tus participantes es enviar materiales de apoyo justo después de una charla o taller.
Al final de la programación, puedes enviar el PDF, las diapositivas o el enlace a la encuesta de satisfacción a través de tu lista de difusión.
Mensaje de ejemplo:
“¡Hola, [nombre]! Aquí tienes el material del taller de hoy: [enlace]. Aprovecha para responder nuestra encuesta y participar por regalos: [enlace de la encuesta] 🎁”
3. Recordatorio de Fechas Importantes
Programa el envío de recordatorios uno o dos días antes de los plazos, como el envío de trabajos o el inicio de las inscripciones de una nueva edición.
Esto ayudará a aumentar la participación y la tasa de conversión.
Mensaje de ejemplo:
“¡Hola, [nombre]! No lo olvides: ¡mañana es el último día para enviar tu resumen para el Congreso de Educación 2025! Envíalo aquí: [enlace] ⏳”
¿WhatsApp o Correo Electrónico?
Recuerda que algunas plataformas de eventos, como Even3, también te permiten enviar estas notificaciones directamente desde la plataforma al correo de los participantes.
¡Esta es una forma de comunicarte mucho más profesional, fácil y rápida! Pero, en algunos casos, conviene usar ambos medios.
Para hacerlo de forma eficaz, sigue algunas reglas, como:
- No abuses del envío de mensajes en ninguno de los dos canales;
- Si vas a enviar un mensaje por correo y WhatsApp al mismo tiempo, crea textos diferentes con el lenguaje adecuado para cada canal;
- De preferencia, envía solo los mensajes más urgentes o “inmediatos” a la lista de difusión de WhatsApp. ¡No satures a los participantes de información!
¿Cómo Crear una Lista de Difusión en WhatsApp?
Crear una lista de difusión es sencillo y puede hacerse tanto en WhatsApp como en WhatsApp Business.
Requisitos para Crear Listas de Difusión
- Las personas necesitan tener tu número guardado. Si no lo tienen, no recibirán tus mensajes;
- Puedes crear todas las listas de difusión que quieras;
- Es posible agregar hasta 256 contactos a cada lista.
Paso a Paso para Crear una Lista de Difusión en WhatsApp
- Abre la aplicación de WhatsApp;
- Crea una nueva lista de difusión:
- Android: En la pestaña “Chats”, toca el ícono de tres puntos “⋮” y selecciona “Listas de difusión”;
- iPhone: Toca “Ajustes” > Listas de difusión > Nueva lista.
- Elige los contactos que formarán parte de tu lista de difusión, ¡y listo!
- Para enviar mensajes, selecciona la lista creada y escribe lo que desees. Tu mensaje llegará como un mensaje individual a cada contacto de la lista.
También vale la pena usar las etiquetas de WhatsApp Business para crear listas más segmentadas.
Cómo Editar o Eliminar una Lista de Difusión
- En Android: abre la lista de difusión, toca el ícono “⋮” y luego “Datos de la lista de difusión”. Edita lo que quieras o elimina la lista;
- En iPhone: Toca Ajustes > Listas de difusión. Luego toca el ícono “i” junto a la lista que quieras editar y cambia lo que necesites. Para eliminar una lista, simplemente desliza hacia la izquierda.
¿Qué es Mejor para Eventos: Grupos o Listas de Difusión de WhatsApp?
Todo depende de tu objetivo:
- Lista de difusión: ideal para comunicados rápidos y de última hora, sobre todo antes y durante el evento. Más privada y organizada;
- Grupos: funcionan mejor para la interacción entre participantes, el networking y el intercambio de experiencias antes, durante y después del evento.
Lo ideal es combinar ambas estrategias:
- Lista de difusión para los comunicados oficiales más urgentes;
- Grupo para el networking y el fortalecimiento de la comunidad.
3 Herramientas para Potenciar tu Lista de Difusión de WhatsApp
Ya tienes una buena idea de cómo usar la lista de difusión de WhatsApp en tu evento, ¿verdad?
Si el evento es de tamaño pequeño a mediano, el WhatsApp Business gratuito ya será suficiente para crear y gestionar tus listas de difusión.
¡Pero es posible hacer esta actividad aún más automática!
Algunas herramientas pueden ayudarte a enviar mensajes a mayor escala, automatizar la comunicación e integrar el canal con otras soluciones para eventos.
Aquí tienes tres opciones que vale la pena considerar:
1. Zenvia
Zenvia es una plataforma brasileña que te permite crear chatbots, programar mensajes y enviar comunicados segmentados a los participantes de tu evento.
La herramienta es de pago y tiene planes basados en la cantidad de mensajes enviados y los recursos utilizados.
Es muy fácil de integrar con WhatsApp porque utiliza la API de WhatsApp, una versión profesional de la app orientada a empresas.
¿Qué es la API de WhatsApp?
La API de WhatsApp (Application Programming Interface) es una tecnología que conecta la aplicación común con sistemas externos, como Zenvia.
Cuando se conecta con herramientas de envío de mensajes profesionales, la API de WhatsApp amplía su potencial y permite mayor automatización y escala que la app común.
Por ejemplo, en Zenvia es posible crear mensajes automáticos, hacer seguimiento de métricas y segmentar contactos sin el límite de 256 personas por lista. Es ideal para eventos medianos y grandes que necesitan una comunicación rápida y escalable.
2. Blip
Blip es una solución completa para la comunicación en distintos canales, incluyendo WhatsApp.
También utiliza la API de WhatsApp para ofrecer envíos masivos, automatización de mensajes e integración con plataformas de eventos.
También de pago, la aplicación tiene planes de suscripción y cobro por mensajes enviados.
3. Even3
Además de una API, puedes optimizar tus resultados integrando WhatsApp con una plataforma de eventos.
¿Recuerdas que te dijimos que tus participantes necesitan tener tu número guardado para recibir tus mensajes?
¿Cómo van a saber el número? ¡Una plataforma de eventos como Even3 puede ayudarte!
Soporte en la Página de Pago
Even3 hace que el contacto con la organización del evento sea mucho más simple y accesible.
Puedes agregar información de contacto rápido en la página de pago de tu evento para evitar el abandono de compras.
Así, si ocurre algún error en el pago, el participante verá un botón para contactar por WhatsApp y podrá resolver el problema rápidamente, sin abandonar la compra. Mucho mejor para las finanzas de tu evento, ¿verdad?
Botones de Acceso a Grupos de WhatsApp
También puedes agregar botones que dirijan a tus participantes directamente a los grupos de WhatsApp de tu evento.
Se muestran en el mejor momento: ¡al inscribirse y al confirmar la inscripción!
Así te aseguras de que solo los participantes reales estén en los grupos compartidos.
Y hacerlo es rápido y sencillo: solo debes activar la función de forma gratuita en el menú de Herramientas.
¿Quieres ver cómo funciona? Crea un evento gratis en Even3 y comienza a usar listas de difusión y grupos de WhatsApp para transformar la experiencia de tus participantes.
