Actualmente, el email marketing es una de las estrategias de comunicación más efectivas entre la organización de un evento y sus participantes.
Además, cuando se ejecuta bien, no solo puede aumentar el número de inscripciones al evento, sino también convertir a los participantes en clientes de tu negocio.
¿Ya pensaste en escribir correos que realmente generen resultados? Entonces descubre más sobre:
- ¿Qué es el email marketing?;
- ¿Cómo funciona el email marketing para eventos?;
- ¿Por qué utilizar el email marketing en eventos?;
- ¿Cómo funciona el email marketing en Even3?;
- 4 tipos de email marketing para eventos.
¿Qué es el Email Marketing?
De forma simple, el email marketing es una forma de comunicación personalizada realizada por correo electrónico entre una empresa y sus contactos.
En el caso de los eventos, conecta directamente a la comisión organizadora con diferentes públicos: participantes, ponentes, evaluadores, patrocinadores e incluso potenciales socios.
El gran diferencial de esta estrategia es la personalización. Esto significa que cada grupo recibe un mensaje pensado especialmente para sus necesidades. Por ejemplo:
- Un participante puede recibir contenidos extra para su formación más allá del evento;
- Un ponente puede recibir una plantilla para sus diapositivas;
- Un patrocinador puede ser actualizado sobre oportunidades de visibilidad durante el evento.
Por lo tanto, el email marketing no consiste solo en enviar un mensaje transaccional masivo.
Su objetivo es entregar el contenido correcto, en el momento correcto, a la persona correcta. Esta segmentación es fundamental para que el público sienta que la comunicación es relevante y valiosa, convirtiendo simples contactos en clientes fieles.
¿Cómo Funciona el Email Marketing para Eventos?
Como ya se puede notar, el email marketing para eventos funciona como un ciclo de comunicación continua creado para educar, movilizar y fidelizar clientes.
El contenido de estos correos dependerá del objetivo que quieras alcanzar. Pero, en general, el email marketing sigue etapas como:
1. Elección de la Herramienta
Antes de empezar, debes elegir una herramienta de email marketing que facilite el envío, la personalización y el análisis de resultados.
¡Esta etapa es muy importante! Esto se debe a que muchas herramientas de correo, como Gmail, cuentan con protección contra publicidad abusiva, conocida como spam.
En estos casos, suelen bloquear los correos enviados manualmente y de forma directa a muchos contactos a la vez, al interpretar ese comportamiento como spam. Aunque no sea tu caso, ¡es muy probable que termines bloqueado!
Por eso, utilizar una herramienta de email marketing garantiza más seguridad de que tus correos llegarán a los destinatarios y de que tu cuenta no será bloqueada.
Puedes usar plataformas como MailChimp, RD Station, GetResponse, ActiveCampaign e incluso la propia Even3, que también funciona como herramienta de email marketing durante los eventos.
Muchas de estas herramientas ofrecen versiones de email marketing gratuito, ideales para quienes están comenzando.
2. Creación de la Lista de Contactos
La lista de contactos es el corazón de tu estrategia.
Debe estar formada por personas que cedieron sus datos de forma explícita. Al fin y al cabo, es importante seguir la normativa de protección de datos en esa recolección.
Muchas empresas utilizan justamente los eventos para captar contactos que tienen interés en el área en la que trabajan.
Todo esto de forma legal, a través del formulario de inscripción del evento.
Llamamos a este proceso captación de leads. Y los leads representan clientes potenciales del negocio.
Pero, claro, también puedes encontrarlos en otros lugares, como redes sociales, activaciones de marca, premiaciones y mucho más.
Lo importante es establecer contacto con ese lead después de conseguir sus datos.
Además, tu lista de contactos puede incluir información adicional, como el área de interés, la categoría de participación o incluso las preferencias de actividades. ¡Eso ayudará mucho en la segmentación del público!
3. Segmentación del Público
Después de la lista, la segmentación es otro punto muy importante.
Tu público debe dividirse en grupos (participantes, ponentes, evaluadores, patrocinadores, etc.), ya que cada uno debe recibir mensajes específicos.
Esta personalización hace que las personas se sientan valoradas y aumenta las probabilidades de generar interacción.
Por ejemplo, imagina enviarle a un ponente información sobre contenidos adicionales y actividades extra: probablemente no tendría sentido. Pero, al mismo tiempo, sería sumamente relevante para los participantes.
Así, la segmentación convierte al email marketing en una herramienta de comunicación estratégica y poderosa.
4. Creación del Contenido
Con la lista segmentada, es hora de escribir el mensaje.
La mayoría de las plataformas ya ofrecen plantillas de correo listas para adaptar.
Es posible incluir textos, imágenes, enlaces a páginas de inscripción o compra de entradas, e incluso botones llamativos que dirijan a productos o servicios adicionales.
5. Envío y Análisis
Después del envío, comienza la fase de análisis.
Una buena plataforma de email marketing te permite hacer seguimiento de métricas como la tasa de apertura, los clics en los enlaces, el número de bajas de suscripción e incluso qué contenidos tuvieron más interacción.
Estos datos ayudan a ajustar la estrategia y mejorar los próximos envíos.
Así, logras crear una estrategia de comunicación simple, clara y eficiente. Esto traerá nuevos clientes para tu evento o negocio, además de fortalecer la relación con quienes ya te conocen.
¿Por Qué Utilizar el Email Marketing en tu Evento?
Como te comenté, el contenido del email marketing para eventos dependerá del objetivo que quieras alcanzar con él. Existen algunos, como:
1. Aumentar el Alcance de tu Empresa
¿Te has dado cuenta de que prácticamente todo el mundo a tu alrededor tiene un correo electrónico? Según una encuesta del Pew Research Center, el 92% de los adultos que están en línea tienen uno.
Esto significa que, a través del correo, tu mensaje puede alcanzar a buena parte de tu público inscrito o interesado. Esto no siempre ocurre en las redes sociales, donde los algoritmos limitan el alcance.
2. Ofrecer Contenido a Clientes Estratégicos
Al conseguir contactos en un evento, ya sabes que tienen interés en el contenido que ofreces.
En ese caso, puedes tener una estrategia de marketing más dirigida, identificando su problema, educándolos y ofreciendo tu producto como la solución que buscan.
3. Crear Cercanía y Exclusividad
Mientras que en las redes sociales la comunicación es grupal, en el correo es individual. Esto fortalece el vínculo entre el evento y cada persona, generando una sensación de exclusividad.
4. Aumentar las Ventas
Al incluir botones de llamada a la acción (CTA), puedes dirigir a los participantes hacia la compra de entradas, productos o actividades extra, generando nuevos clientes y aumentando los ingresos del evento.
5. Realizar Encuestas o Recopilar Comentarios
El email marketing también es un canal eficaz para realizar encuestas y conocer mejor a tu público.
Puedes enviar formularios adicionales o apostar por encuestas de satisfacción, fundamentales para mejorar la organización y ofrecer una experiencia aún mejor en las próximas ediciones.
6. Medir Resultados
Con informes de métricas, puedes identificar qué funcionó, qué mensajes generaron más interacción y qué se debe ajustar. Esto hace que tu estrategia de marketing sea cada vez más eficiente.
¿Cómo Funciona el Email Marketing en Even3?
En Even3, los organizadores cuentan con una función exclusiva llamada Notificar personas.
Esta herramienta fue creada para simplificar la comunicación en el evento y hacer el proceso aún más eficiente.
Como su nombre lo indica, es posible enviar correos automáticos a todas las personas involucradas en el evento sin salir de la plataforma. Así es: participantes, inscritos en actividades, invitados, evaluadores de trabajos y mucho más.
Además, algunos beneficios de Notificar Personas son:
- Segmentación detallada del público involucrado en el evento. Por ejemplo, es posible enviar correos incluso a los visitantes del sitio del evento;
- Plantillas de correo prediseñadas y editables;
- Facilidad para divulgar información importante y actualizaciones del evento;
- Espacio de visibilidad y valor para patrocinadores;
- Cumple con la normativa de protección de datos y ofrece la opción de darse de baja para los contactos.
4 Tipos de Email Marketing para Eventos
Como te comenté, el email marketing no se trata solo de correos transaccionales, como “¡inscripción confirmada!”. Por el contrario, se usa de forma estratégica para convertir contactos en clientes.
Para eso, existen algunos tipos de correos, como:
1. Newsletter para Eventos
Uno de los tipos de correos más comunes para generar interacción son las newsletters.
Pueden enviarse en cualquier momento del ciclo del evento: antes, durante e incluso después de él.
En la práctica, actualizan a los inscritos con novedades, difunden contenidos de interés, mantienen el evento “vivo” en la mente de los participantes e incluso atraen nuevos clientes a través de los compartidos.
Son ideales para mantener una comunicación constante con el público y crear una comunidad más allá del evento.
Por ejemplo, grandes eventos crean newsletters para mantener activo a su gran público, enviando un boletín mensual para comunicarse con los participantes incluso después del final del evento.
Consejos para Crear una Newsletter para Eventos:
- Establece una frecuencia (semanal, quincenal, mensual);
- Evita el exceso de información en un solo envío: haz una curaduría de contenidos, resúmelos y usa enlaces externos;
- Usa imágenes que reflejen la identidad visual del evento;
- Incluye siempre una llamada a la acción (CTA), como “Saber más”, “Asegura tu inscripción” o “Comparte con tus colegas”.
2. Correos del Embudo de Ventas
Una de las principales diferencias entre el email marketing y el correo transaccional es que el email marketing busca generar ventas, mientras que el transaccional solo informa.
¡Pero pueden coexistir en el mismo mensaje!
Por ejemplo, un buen correo de bienvenida a un evento confirma la inscripción del participante, pero también puede transmitir el valor del negocio, producto o servicio detrás del evento.
En ese caso, cumple el papel de un buen correo de tope de embudo.
¡Pero eso no es todo! Debes aprovechar el evento para hacer que tus participantes avancen por las etapas del embudo y se conviertan en clientes.
Consejos para Buenos Correos del Recorrido del Cliente:
- Personaliza los correos para cada etapa del embudo de ventas: reconocimiento del problema (tope del embudo), consideración de soluciones (medio del embudo) y decisión de compra de tu producto (fondo del embudo);
- Combina información práctica, como instrucciones de acreditación y enlaces a grupos del evento, con ofertas de productos y servicios (incluso gratuitos);
- Ofrece contenidos adicionales que muestren el valor de tu negocio y lo presenten a los participantes del evento;
- Usa gatillos de urgencia y escasez para correos de fondo de embudo (“últimos cupos”, “promoción válida hasta mañana”);
- Incluye botones de CTA llamativos, como “Compra ahora”.
3. Correo de Posevento
El posevento es estratégico para el email marketing.
Al fin y al cabo, es en este momento cuando construyes la relación con tus participantes y refuerzas la conexión creada.
Es decir, no es momento de terminar la comunicación, sino de continuarla de forma inteligente, apostando por agradecimientos, materiales de apoyo y comentarios.
Consejos para Correos de Posevento:
- Agradece de forma personalizada la participación;
- Envía materiales adicionales, como grabaciones de las charlas o certificados;
- Incluye una encuesta de satisfacción para entender fortalezas y oportunidades de mejora;
- Aprovecha para anunciar futuras ediciones o invitar al público a seguir conectado con la comunidad.
Finalmente, tus eventos pueden generar resultados incluso después de haber terminado. Y tus correos son las herramientas esenciales para que esa estrategia funcione.
Entonces, ¿qué tal empezar a ponerla en práctica en una plataforma completa? Unifica tu estrategia de email marketing con tus eventos en un solo lugar: en Even3.
Aprovecha también las integraciones de Even3 con otras herramientas de email marketing y CRM, como RD Station, ActiveCampaign y muchas más.
