Emitir certificados para eventos se convirtió en un item obligatório en el checklist de los organizadores.
Al fin y al cabo, todo el mundo ya tuvo que comprobar haber estado en una conferecia, que ministró un curso o asistió a un seminario.
Si esta es la primera vez que organizas un evento, prepárate, ¡pues el tema “certificados de eventos” suele romper récords de dudas!
Los participantes quieren (y necesitan) tener el documento en manos lo antes posible.
Y, por ello, las bandejas de entrada de los organizadores (¡pobrecitos!) quedan abarrotadas. Pero no te preocupes.
Hoy en día, es posible emitir los certificados de eventos de una manera súper práctica.
En este artículo, vas a aprender:
- ¿Para qué sirven los certificados?
- Escoger el certificado ideal para tu evento
- Certificados automáticos X manuales
- Certificado impreso X digital
- Lo que no puede faltar en tu certificado
- La importancia del feedback
¿Para qué sirven los certificados de eventos?
Los certificados son declaraciones que puedes proporcionar para que los participantes — o incluso los oradores — tengan una comprobación de que han hecho alguna actividad en tu evento.
Las actividades pueden ser las más diversas posibles: envío de artículos, ponencia de trabajos, asistencia en una conferencia, elaboración de un proyecto, premiación…
Certificados de participación en eventos, como seminários, talleres, minicursos y jornadas académicas agregan valor a la carrera de cualquier profesional.
Además de incrementar la carrera, es con el certificado que los participantes logran tener las horas complementarias en la universidad.
¿Por qué la emisión de certificados suele ser un problema?
Es común que, en un mismo evento, sucedan varios tipos de actividades.
En consecuencia, el organizador tiene que emitir y enviar diferents tipos de certificados, con diferentes cargas horarias también. Todo eso multiplicado por un gran número de personas.
Imagínate el trabajo…
Así, ellos suelen demandar un gran tiempo del equipo organizador que tiene enviarlos, uno a uno, a los participantes.
Es necesario comprobar, todavía, si los datos informados por el participante en el acto de inscripción coinciden con los dados proporcionados en los certificados de eventos.
Por demandar tiempo, los certificados suelen implicar en gastos extras (requieren el trabajo de un equipo). Muchos organizadores también optan por entregar los certificados impresos, lo que deja los costes todavía más altos.
Y lo peor, ¡hay muy pocas plataformas realmente eficientes que integran el servicio de venta de entradas con el proceso de emitir certificados!
Escoger el certificado ideal para tu evento
Si tienes la intención de emitir certificados en tu evento, es necesrio pensar, antes de todo, en la manera como los participantes van a recibirlos y cuál tipo tiene más sentido para tu bolsillo y para tu público, ¡por supuesto!
Para esa cuestión, considera dos aspectos:
- ¿Los certificados serán emitidos de manera digital o en la versión impresa?
- ¿El relleno de las informaciones va a ser de manera automática o manual?
Certificados automáticos x manuales
Como ya hemos dicho, los certificados hechos de manera manual suelen generar gran estrés para la organización.
Eso porque ellos demandan mucho tempo y convierten una tarea que puede ser simple en algo potencialmente problemático.
Imagínate la situación: tu evento va a recibir 500 participantes y cada uno de ellos podrá inscribirse en hasta 2 actividades.
Si para actividad se emite un certificado, ¡tendrías que rellenar, manualmente, el nombre de cada participante y otros datos en 1,000 certificados!
En estas situaciones, la probabilidad de ocurrir errores es mucho mayor.
Los certificados rellenados de manera automática aparecen como una alternativa para los equipos que desean minimizar los errores y optmizar el tiempo de trabajo.
Eso porque, en el acto de la inscripción del evento, ya puedes pedir que el participante rellene algunos datos para el certificado, como nombre completo, documento y número de registro.
La acreditación es la hora en que vas a comprobar si aquel participante ha estado, de hecho, presente en el evento o no. Es esta la condición que le hará elegible para recibir el certificado.
Contratar un sistema de eventos hace con que logres controlar todas estas actividades en un solo lugar.
Certificados digitales x certificados impresos
Certificado Impreso
Los certificados impresos generan un gasto innecesario y perjudican el medioambiente. Además de eso, muestran que tu evento no es sostenible.
Dependiendo de la finalidad del evento y del público que vas a recibir, eso puede sonar como algo negativo.
Certificados impresos se mojan, se dañan, se pierden. Entonces, es bien probable que, años después del evento, aparezca un correo electrónico pidiendo una nueva emisión del certificado.
Además de eso, la emisión de certificados impresos cuestan mucho más.
Certificados Digitales
El certificado digital surgió, entonces, para levantar la bandera del sello verde y es una excelente opción para reducir los costes.
Lo más indicado es que utilices una plataforma de eventos para ayudarte en esta tarea. En este caso, tu coste con impresión será cero.
Los certificados digitales van a ser generados de manera automática, y cuando liberados por el organizador, quedan disponibles para descarga de los participantes o para enviar por correo electrónico.
Es del interés de todo inscrito obtener un comprobante de participación respecto a las actividades en que estuvo presente. Por ello, es muy importante que sean hechos de manera eficiente.
Aunque los certificados digitales sean económica y ecologicamente más ventajosos, algunos organizadores todavía prefieren la versión impresa.
Muchas veces, el público es factor determinante para esta elección (parte de una necesidad de el) así como el tipo de evento que estás organizando.
¡Ofrecemos algunos tips (para los dos casos: impreso y digital) de cómo organizarse antes de emitir los certificados dentro del evento!
Organiza los costes de emisión de los certificados impresos
Ese tema es destinado a los organizados que quieren emitir certificados físicos.
Es necesario ponderar dos posibilidades de impresión: hechas por el propio equipo organizador o por una empresa tercerizada.
Además de eso, los costes de impresión también dependen de la elección del tipo de papel en que el certificado será impreso.
El papel más indicado para certificados es el couché. Puedes hacerlos en una gramatura de 250g y papel mate. ¡Pero todo es cuestión de gusto! Entonces, lo ideal es ir a graficas, hacer cotizaciones y, claro, ¡pedir discuento!
Muchas graficas tambien logran abaratar el servicio debido a la cantidad de certificados.
Pon todos tus gastos en una planilla de finanzas, eso es esencial para el control de los gastos con el evento.
Ten una lista con todos los participantes inscritos
Al tener acceso al número de participantes, que, además de inscritos, compareceron y fueron acreditados en su curso, conferencia, taller, ¡tendrás la noción de cuántos certificados serán impresos o escaneados!
A depender de como vas a emitirlos, tendrás que comprar el papel de los certificados o saber cuántos PDFs serán generados para ser enviados por correo electrónico.
Delega la actividad de envío o impresión de los certificados a alguien de tu equipo.
Nuevamente, es importante tener en manos la lista de participantes, con las respectivas direcciones de correo electrónico o planear los costes de entrega si el certificado es físico.
Caso decidas por una plataforma de eventos, todo queda más fácil. Puedes proporcionar los certificados en la propia plataforma para que los participantes puedan descargarlos.
Usa modelos
Para agilizar la creación de los certificados, ya existen varios modelos listos en internet en los cuáles puedes inspirarte.
Además de eso, ¡varios softwares, pagados o no, también ofrecen modelos de certificados!
Revisa las informaciones
Antes de emitir cualquier certificado, este debe ser revisado con mucho cuidado. Errores al escribir los nombres y otros datos pueden generar un gran dolor de cabeza, ¡además de un trabajo redoblado!
Podrás tener que emitir nuevos, lo que va a generar más costes y va a demandar más trabajo para tu equipo.
Los errores en los certificados también comprometen la confiabilidad que los participantes tienen en tu empresa o institución.
Algunas informaciones son fundamentales y no pueden faltar dentro de ese tipo de documento.
Para facilitar tu trabajo, listamos las informaciones que no pueden faltar en los certificados de eventos.
Lo que no puede faltar en tu certificado
Ubicación y fecha
Todo certificado debe contener la ubicación y la fecha de realización del evento. De lo contrario, no será válido.
Aunque el curso haya pasado en línea, la organización debe ofrecer esas informaciones.
Nombre del participante
Es ideal que venga con el nombre completo del participante. Eso evita confusiones. É ideal que ele venha com o nome completo do participante. Isso evita confusões.
Logomarca del evento y de colaboradores
Es esencial que el certificado tenga logomarcas de la empresa organizadora y ¡también de parceros e instituciones patrocinadoras!
Además de contribuir para la identidad visual del certificado, los logotipos transmitirán una mayor credibilidad a tu evento!
Carga horaria
Las personas que fueron al evento, muchas veces, tuvieron que pedir dispensa del trabajo o necesitan de creditos y horas complementarias para la universidad donde estudian.
Para ello, el certificado tiene que especificar la carga la carga horaria del evento. Pues además de determinar la duración de las actividades, la carga horaria hace con que el participante sepa lo que poner en su curriculo.
Firma
¿De que sirve un documento sin la firma de un responsable? Funciona de la misma manera que un exámen solicitado por el médico: sin firma, ¡no tiene validez!
Entonces, garantiza que el certificado de tu evento, curso o taller venga debidamente firmado por el organizador, gestor, o, al menos, venga con un sello de la institución-organizadora.
Además de transmitir credibilidad, la firma garantiza la autenticidad del certificado.
Especifica el certificado por tipo de actividad
En un mismo evento ocurren diferentes tipos de actividad: hay los que van como asistentes, quien apresentan trabajos científicos o quien realiza minicursos.
Por ello, tu certificado deberá especificar el papel de cada participante en el evento. Proporcionando, también, la información de carga horaria de acuerdo con el tipo de actividad hecha (lo que puede variar).
¿Sabes la mejor parte? ¡Even3 hace todo eso por ti!
En Even3, logras generar certificados para diferentes tipos de actividades y ditribuirlos de manera automática.
Entrega los certificados y recibe un feedback
Después de la conclusión del evento, es hora de enviar o poner a disposición los certificados para los participantes. ¡Este es el momento ideal para pedir un feedback de tu público!
Recibir esa evaluación de los participantes puede ser de grande valia a la hora de programar una próxima edición.
Puedes enviar un correo electrónico por correo electrónico, junto al certificado.
Este feedback será útil para que puedas aprimorar y analisar los puntos positivos y negativos de su organización.
Even3, notando la demanda de organizadores para emitir certificado en los eventos, ofrece la opción de feedback dentro de la plataforma.
