Involucrar a los participantes es una de las mayores preocupaciones de los organizadores. ¿Pero y si te dijera que hay una forma de empezar tu evento ya con compromiso?
¡Ese es el poder de la comunidad digital!
Con ella, puedes crear un espacio estratégico para atraer leads, generar difusión gratuita y orgánica para tu evento, crear expectativa para otras ediciones… ¡Hay muchas posibilidades!
Por eso, te voy a enseñar algunas estrategias. Descubre más a continuación.
¿Qué son las comunidades digitales?
Básicamente, las comunidades digitales son grupos de personas que se conectan, interactúan e intercambian experiencias a través de plataformas online.
Pueden existir en foros, redes sociales, aplicaciones de mensajería, plataformas dedicadas o incluso dentro de ambientes creados por marcas y organizadores de eventos.
Pero no se trata solo de reunir personas en un espacio virtual. Cuando hablamos de qué son las comunidades digitales, estamos hablando de:
- Interacción continua, no solo comunicación unilateral
- Sentido de pertenencia, donde los miembros se reconocen como parte de algo más grande
- Intercambio de valor, ya sea conocimiento, experiencias u oportunidades
En otras palabras, una comunidad digital bien construida no depende exclusivamente de la marca o del evento para generar movimiento. ¡De hecho, los propios participantes ayudan a mantenerla viva!
¿Vale la pena crear una comunidad digital para eventos?
La respuesta corta es: depende del tipo de evento y de tus objetivos.
Pero para la mayoría de los organizadores, la respuesta tiende a ser sí (y los motivos son más prácticos de lo que parecen).
¿Cuándo tiene sentido invertir en una comunidad digital?
Los eventos recurrentes son los que más se benefician de las comunidades digitales. En esos casos, la comunidad mantiene viva la relación con los participantes entre una edición y otra, lo que reduce el esfuerzo de reenganche y difusión en cada ciclo.
Los eventos de nicho o con público muy específico también ganan mucho con las comunidades digitales.
Después de todo, cuando los participantes comparten un área de actuación o un interés muy particular, es difícil encontrar pares. Entonces la tendencia de compromiso orgánico es alta.
Los eventos corporativos y de educación se benefician de las comunidades digitales para dar continuidad al aprendizaje y a las conexiones iniciadas en lo presencial.
Así, en lugar de que el contenido “muera” el día del evento, se transforma en un punto de partida para intercambios continuos.
Beneficios concretos de crear una comunidad digital para eventos
- Fidelización de participantes: los miembros de una comunidad tienen hasta 3 veces más posibilidades de volver en ediciones futuras que los participantes sin vínculo continuo;
- Marketing orgánico gratuito: una comunidad activa genera recomendaciones espontáneas, disminuyendo la dependencia de medios pagos para vender entradas;
- Termómetro de demanda: la comunidad revela lo que el público quiere ver en la próxima edición (ponentes, formatos, temas), incluso antes de que empieces a planear;
- Canal de comunicación directa: en lugar de depender de los algoritmos de las redes sociales, hablas directamente con quien ya demostró interés en tu evento;
- Generación de contenido: miembros comprometidos producen relatos, fotos, preguntas y debates que alimentan tus canales orgánicamente.
¿Cuándo puede no valer la pena?
Si tu evento es único, sin perspectiva de ediciones futuras, invertir en una comunidad digital puede no ser el mejor uso de tu tiempo.
Lo mismo es válido para un público muy amplio y heterogéneo.
En ese caso, estrategias puntuales de relación, como email marketing segmentado y grupos temporales en LinkedIn, pueden ser más eficaces.
Ejemplos de comunidades digitales de marcas
Diversas marcas ya entendieron el poder de las comunidades digitales y sus comunidades pueden darnos ideas importantes, como:
SXSW (South by Southwest)
El Festival de Tecnología, Música y Cultura de Austin (EE. UU.) mantiene una comunidad digital activa todo el año. ¡Así, se vuelven aún más famosos!
Además del evento anual, patrocinan iniciativas sociales, construyen alianzas estratégicas y realizan otros eventos más pequeños a lo largo del año.
Además, invierten en discusiones en foros y redes sociales para mantener a la base comprometida y ansiosa por cada nueva edición.
Rock in Rio
En Brasil, el Rock in Rio construyó una de las comunidades digitales de eventos más robustas del país.
A través de redes sociales, aplicación propia y acciones exclusivas para miembros asociados, el festival mantiene a su audiencia movilizada incluso en los años en que no sucede.
Nubank
Otro ejemplo de comunidad fuerte en Brasil es Nubank, que tiene una de las comunidades digitales más comprometidas del sector financiero.
Su portal de comunidad ofrece consejos, preguntas frecuentes, espacio para debate y mucho más. El éxito de esa comunidad se debe, sin duda, a que Nubank tiene una marca fuerte, activa en las redes sociales y memorable.
Así, Nubank se convierte en un ejemplo de cómo una marca puede usar comunidades para soporte, cocreación de productos y fidelización a escala.
Lego Ideas
Lego creó una plataforma donde los fans proponen y votan por nuevos productos. Es una comunidad digital que genera valor real tanto para los miembros (que se sienten coautores de la marca) como para la empresa (que valida demandas antes de producir). Genial, ¿no?
En general, el punto en común entre todas ellas es claro: la comunidad no es un canal de venta, sino un espacio de intercambio genuino.
¿Cómo crear comunidades digitales en eventos?
1. Define el propósito de la comunidad
Antes de elegir cualquier plataforma, responde: ¿por qué las personas deberían formar parte de esta comunidad?
El propósito necesita ser claro y valioso para el participante, no solo para el organizador.
Por ejemplo, “Continuar las conversaciones del evento” puede ser un comienzo. Pero “intercambiar experiencias sobre gestión de startups con quien participó en el Summit” es mucho más específico y atractivo.
Entonces, define el objetivo: ¿networking? ¿aprendizaje? ¿actualización profesional?
2. Elige la plataforma correcta
Una comunidad digital existe en un ambiente online, pero no necesitas estar en todas partes, ¿no?
La elección de la plataforma debe seguir el comportamiento de tu público. Es decir, debes conocerlo e identificar las redes sociales donde son más activos. Algunas opciones comunes:
- WhatsApp y Telegram: los más utilizados comúnmente, más fáciles de atraer personas, pero pueden ser difíciles de moderar a gran escala;
- Discord: ideal para comunidades digitales con subgrupos temáticos y público más joven o de tecnología;
- Instagram: los canales de difusión o “close friends” pueden dar una sensación de exclusividad, pero no permiten interacción entre participantes. No suelen usarse con fines de networking;
- LinkedIn: funciona bien para networking, desarrollo profesional y comunidades entre profesionales de áreas específicas;
- Grupos de Facebook: todavía relevantes para públicos específicos, especialmente los de más edad.
3. Estructura antes de abrir
Antes de invitar a los primeros miembros, prepara el terreno: crea categorías o canales temáticos, define las reglas de convivencia, produce algunos contenidos iniciales y recluta moderadores (o embajadores) que ayuden a darle vida al espacio.
Además, puedes crear campañas de anuncios para atraer más miembros al inicio de tu comunidad, o aprovechar para iniciarla durante un evento y surfear el compromiso del momento.
4. Activa la comunidad durante el evento
Como dije, el evento presencial u online es el mejor momento para lanzar o fortalecer la comunidad digital.
Entonces, durante las pausas del evento, incentiva a los participantes a entrar en la comunidad, crea dinámicas que conecten lo que sucede en el evento con el espacio online y muestra en la práctica el valor de formar parte de ese grupo selecto.
También es una buena idea difundir la comunidad de forma previa a tus inscritos.
Por ejemplo, en Even3 puedes añadir un botón hacia la comunidad del evento tanto en el sitio web como en la confirmación de inscripción del participante.
Enlace al grupo de WhatsApp en la confirmación de inscripción de Even3
Así, puedes estimular el crecimiento de la comunidad digital incluso antes de que empiece el evento.
Además, ese es un buen momento para alimentar a los participantes con contenidos de calidad, exclusividades e información que aumenten la expectativa por el evento.
5. Mantén el ritmo en el post-evento
Es en el post-evento donde la mayoría de las comunidades digitales fracasan.
Para evitarlo, planea anticipadamente una cadencia de contenidos e interacciones para las semanas siguientes: resúmenes de las charlas, Q&As con los ponentes, encuestas sobre la próxima edición, contenidos exclusivos para miembros.
Después, estimula conversaciones con novedades del área, contenidos de valor, boletín con noticias recientes… una vez creada, ¡tu comunidad siempre debe estar incluida en el plan de marketing de tu evento!
Buenas prácticas para comunidades digitales
Finalmente, seguro que ya te diste cuenta de que tener una comunidad digital es difícil, ¿no?
El desafío es mantenerla viva y comprometida. Por eso, es importante seguir algunas buenas prácticas, como:
Ten reglas claras y hazlas cumplir
Una comunidad sin moderación puede convertirse rápidamente en un espacio de spam y desinformación. ¡Y nadie quiere perder tiempo en un grupo desorganizado!
Por eso, define qué está permitido, qué no lo está y qué sucede cuando se incumplen las reglas (y actúa de forma consistente y rápida).
Prioriza la calidad, no la cantidad
Una comunidad digital con 300 miembros muy activos vale mucho más que una con 10.000 miembros silenciosos.
Por lo tanto, enfócate en crear condiciones para que las personas interactúen, no solo en aumentar el número de registros.
Involucra a profesionales
¡Monitorear, involucrar y gestionar una comunidad puede ser bastante trabajoso! Si deseas crear una comunidad grande y comprometida, a veces vale la pena contratar a alguien exclusivamente para eso.
Es decir, alguien que gestione a los miembros, siga las discusiones, interactúe diariamente y cree contenidos exclusivos para la comunidad.
Generalmente, las grandes marcas ya cuentan con ese profesional, conocido como Community Manager. Dependiendo del tamaño de tu evento y de tu comunidad, puede ser interesante contratarlo también.
Dale voz a los miembros
Las mejores comunidades digitales son aquellas en las que los propios miembros se convierten en protagonistas. Entonces, destaca contribuciones, invita a los miembros a crear contenido y abre espacio para que la comunidad influya en las decisiones del evento.
Mide el compromiso, no solo el tamaño
Como dije, el número de miembros no es la métrica más importante para saber si tu comunidad está dando resultados.
En ese caso, es más importante analizar la tasa de respuestas, el número de publicaciones por miembro, la frecuencia de acceso, la presencia recurrente en eventos, etc.
Si no tienes buenos números en esos indicadores, tal vez sea el momento de mejorar tu comunidad o, en algunos casos, incluso finalizarla.
Integra la comunidad al recorrido del evento
La comunidad digital no debe ser un elemento separado del evento. Por el contrario, forma parte de la experiencia completa: en la difusión, en el pre-evento, durante y después.
Entonces, ¡recuerda llevar las discusiones del evento hacia dentro de tu comunidad!
Crea eventos con frecuencia para mantener la comunidad activa
Por último, ¿recuerdas el SXSW? Una de las estrategias utilizadas por la marca es mantener eventos más pequeños además del evento anual. ¡Y eso no es casualidad!
Invertir en eventos más simples, como transmisiones en vivo, webinars, meetups, rondas de networking, es una de las formas más eficaces de aumentar el compromiso en comunidades digitales.
Después de todo, los eventos frecuentes crean rituales, renuevan el interés de los miembros y atraen nuevos participantes de forma orgánica.
Además, estructurar eventos recurrentes así no es difícil, ¡sobre todo con las herramientas correctas!
Con Even3, puedes gestionar eventos recurrentes a gran escala, copiar configuraciones de eventos anteriores, crear sitios web automáticamente, obtener un portal con todos los eventos que has organizado y mucho más.
