Organizar el equipo de tu evento es fundamental para garantizar una buena división y ejecución de las tareas.
Pero lograr que las personas trabajen bien juntas es un verdadero desafío.
Además, ¿sabes qué profesionales no pueden faltar en ese equipo?
Pensando en eso, armamos este post con la regla de oro de la organización de eventos: ¡dividir para conquistar!
¿Sabes qué significa eso? Descubre el secreto para crear el equipo de eventos perfecto 👇
La regla de oro del equipo de eventos: dividir para conquistar
Para empezar, es importante tener en cuenta que el evento funciona como un gran organismo vivo.
Para que ocurra de la mejor forma, el organizador necesita tener control de las diferentes áreas que se integran.
Y la mejor manera de hacerlo es dividiendo la organización del evento para conquistarlo por completo.
Es decir, separar equipos más pequeños con funciones y responsabilidades específicas que cubren cada parte del evento y que reportan al organizador, manteniéndolo al tanto de todo.
En estos equipos, es importante que todos sepan exactamente cuál es su función y su papel dentro del flujo del evento.
Por eso, a continuación armamos una lista de las diferentes divisiones comúnmente presentes en los equipos de eventos.
¿Cómo crear un equipo de eventos?
Básicamente, un buen equipo de eventos está formado por diferentes equipos unificados. Son ellos:
Coordinación y organización
La función de este equipo es una de las principales, por lo que es esencial que el organizador principal forme parte de él.
Básicamente, lo que este equipo hace es planificar todo el evento: sus talleres, envíos de trabajos, exposiciones, charlas y cualquier actividad que ofrezca.
Además, necesita coordinar y monitorear el trabajo de los demás equipos. En resumen, el objetivo principal de la Coordinación es lograr que el evento se desarrolle según lo planeado.
Comité técnico-científico y cultural
Es tarea de este grupo definir el contenido de los materiales que se distribuirán, como cartillas, folletos, compendios, etc. Este equipo trabaja directamente con las tareas planificadas por el equipo de coordinación y organización.
Normalmente, este es el equipo que desarrolla el cronograma completo y detallado.
También debe contactar a los revisores de los trabajos y coordinar las presentaciones y demás actividades relacionadas con los envíos.
Equipo de acreditación y atención a los asistentes
Si no tienes presupuesto para invertir en un equipo grande, al menos ten a alguien encargado de la acreditación del evento. O invierte en la autoacreditación.
Esto se debe a que la acreditación es la puerta de entrada del evento: también funciona como punto de apoyo para las inscripciones e influye en las primeras impresiones de los asistentes.
Por eso, tu equipo de acreditación debe realizarla con agilidad, monitorear la asistencia de los participantes y distribuir los materiales de apoyo necesarios.
Equipo de producción
¡Ahora es el turno de quienes se ensucian las manos!
Este equipo tiene la tarea de concretar lo planeado de la mejor manera posible.
Por eso, se pone en contacto con ponentes, proveedores, prepara el salón para los expositores y mucho más.
Son ellos quienes organizan la decoración, la iluminación, el traslado de personas, la alimentación, etc.
Además, recogen las facturas de los proveedores y las entregan al equipo de contabilidad para que se realice el pago.
Recuerda: este equipo tiene muchos frentes. Por eso, cuanto más grande sea el evento, más grande debe ser el equipo de producción, para no sobrecargar a nadie.
Equipo de ceremonial
Este equipo tiene la importante tarea de conducir todo el evento. Es quien elabora el guion ceremonial y hace la locución por micrófono.
También es su deber recibir directamente a autoridades y profesionales importantes.
Los dos momentos principales para este equipo son la ceremonia de apertura y la de clausura.
Es importante que estos momentos se preparen con mucha atención, ya que uno es el primer contacto del asistente con el evento y el otro, el último.
Equipo de comunicación y difusión
La difusión de un evento es muy importante y debe hacerse con mucho cuidado.
Por eso, este equipo es tan importante.
Es su responsabilidad desarrollar todo el plan de marketing que se utilizará y producir todas las piezas de difusión.
Esto incluye diseños y textos para canales digitales, como email marketing, redes sociales, anuncios, etc.
Pero, en algunos casos, también para canales impresos, como revistas y periódicos.
Por eso, este equipo también necesitará mantener contacto constante con la prensa para que el evento tenga la visibilidad deseada.
¿Deberías contratar a un promotor de eventos?
Cuando hablamos del equipo de comunicación, es muy común que se piense de inmediato en la figura del promotor.
Este es un profesional que crea acciones de difusión para el evento, planifica la promoción de marca, representa a clientes, ejecuta el plan de marketing y mucho más.
¡Pero no es el único responsable de eso!
Si no tienes presupuesto para contratar a un promotor, puedes dividir esas actividades entre tu equipo de marketing, aunque un promotor a veces actúa como su líder.
Equipo de tecnología de la información
Este equipo es responsable de todo el soporte tecnológico que el evento requiere. Esto incluye supervisar la instalación de equipos electrónicos, como pantallas, cables de red, routers, computadoras, etc.
También es función del equipo de TI desarrollar software y otras tecnologías según sea necesario.
Equipo comercial y de contabilidad
Este es el equipo que se encarga de todo lo financiero relacionado con el evento.
Debe tener control de los costos, hacer cotizaciones y gestionar contratos con proveedores.
El monitoreo del flujo de caja, el pago de inscripciones y la gestión de patrocinios y donaciones son otras responsabilidades de este grupo.
Equipo de servicios generales y mantenimiento
Este equipo de eventos tiene un trabajo bastante amplio. Es su tarea instalar el cableado eléctrico, así como el de teléfono e iluminación.
Necesita verificar que el espacio esté debidamente higienizado y mantener esa limpieza.
La limpieza y el mantenimiento de salones, salas de apoyo, auditorios y baños durante el evento es una tarea importante de este grupo.
Equipo de seguridad
Este equipo tiene la responsabilidad de brindar seguridad a todos los asistentes del evento.
Monitorean la entrada y salida de personas, evitando que posibles amenazas pongan en riesgo el bienestar del público.
Además, pueden ser obligatorios en algunos tipos de eventos, dependiendo de la cantidad de participantes.
Equipo de estacionamiento
Este equipo debe coordinar el flujo de vehículos del evento.
Controlan la llegada, la salida y el pago del estacionamiento. También es su deber indicar a las autoridades y otros profesionales dónde están sus lugares reservados.
Customer Success
Finalmente, el equipo de Customer Success cumple un papel fundamental, especialmente en eventos que usan plataformas online.
Es responsable de garantizar que todos los asistentes, ponentes y organizadores tengan la mejor experiencia posible con las herramientas tecnológicas del evento.
Por ejemplo, si usas una plataforma como Even3 y tienes una app para el evento, es el equipo de Customer Success quien brinda soporte enseñando a los asistentes a usarla.
Básicamente, esto incluye ofrecer soporte rápido y eficaz, crear materiales de apoyo, construir un canal de dudas y actuar de forma proactiva.
En definitiva, tener un equipo de Customer Success dedicado asegura la satisfacción de todas las personas del evento, reduciendo cualquier fricción con la tecnología del evento.
Entonces, ¿quieres empezar a armar tu equipo y planificar tu próximo gran evento? Empieza con el apoyo de las mejores herramientas en un solo lugar: crea tu evento en Even3 y conoce al nuevo miembro de tu equipo de eventos.
