Me imagino que a nadie le gusta lidiar con un evento cancelado. ¡Pero puede pasar!
En períodos de crisis, como la pandemia de COVID-19, la mayoría de los profesionales del sector (87%) tuvieron que cancelar sus eventos.
Ya sea por motivos de salud pública, imprevistos logísticos o factores climáticos, cancelar un evento siempre es un momento delicado.
Esto se debe a que hay que lidiar con mucha burocracia en ese momento. ¡Pero no estás solo!
Preparamos esta guía con todo lo que necesitas saber para cancelar un evento con responsabilidad, transparencia y legalidad. Aprende sobre:
- Los deberes del organizador de un evento cancelado;
- Cómo cancelar un evento con seguridad;
- ¿Cuál es la mejor forma de cancelar un evento?
¿Qué dice la ley brasileña sobre eventos cancelados?
En Brasil, la cancelación de eventos está protegida por el Código de Defensa del Consumidor (CDC).
La ley es clara respecto a los derechos de los asistentes en caso de eventos cancelados. Según el artículo 20, si el servicio no se presta según lo contratado, el consumidor puede exigir:
- La reejecución del servicio;
- Una reducción proporcional del precio;
- O la devolución inmediata e íntegra del valor pagado.
Además, el organizador debe proporcionar información clara, verdadera y actualizada sobre el evento, incluyendo comunicar de inmediato cualquier cambio o cancelación.
Según la ley, el reembolso debe ser integral e inmediato, y el consumidor tiene derecho a:
- Optar por la devolución total del valor pagado;
- Realizar el cambio de la entrada;
- O aceptar el reagendamiento del evento, si lo prefiere.
Importante: Si el organizador se niega a realizar el reembolso, el asistente puede buscar asistencia legal, incluyendo instancias de menor cuantía para montos menores y procesos más rápidos.
¿Y si mi evento no fue cancelado, sino aplazado? ¿Qué hacer?
En casos de eventos aplazados, corresponde al organizador informar claramente al asistente sobre el nuevo acuerdo.
Aun así, el asistente tiene dos opciones:
- Aceptar la nueva fecha;
- O solicitar el reembolso si no puede asistir.
Esta regla aplica tanto para eventos presenciales como online, garantizando que el consumidor no se vea perjudicado por cambios de último momento.
¿Cómo cancelar un evento con seguridad? 7 pasos esenciales
El trabajo no termina con la cancelación del evento. Tras la decisión, debes actuar con claridad, rapidez y empatía. Aquí tienes un paso a paso práctico:
1. Detén de inmediato la venta de entradas
Puede parecer obvio, pero lo primero que debes hacer es evitar nuevas compras y confusiones, incluso antes de comunicar nada a nadie.
2. Comunica a los socios y asistentes
Después, es de buena práctica comunicar primero a ponentes, socios y patrocinadores. Valora a quienes apoyaron tu evento desde el principio.
Envía también un aviso oficial y, si es posible, personalizado. Usa el nombre de cada persona en los correos y utilízalos como canal oficial de comunicación directa.
¡Pero no te quedes ahí! Comunica un mensaje consistente en todos los canales, como redes sociales y grupos.
Si quieres, crea plantillas de mensajes con la ayuda de ChatGPT.
3. Explica los motivos de la cancelación
Sé transparente, pero profesional. Justificar la decisión ayuda a mantener la confianza de tu público.
4. Informa cómo se hará el reembolso
Deja claro el plazo, la forma de devolución del valor y los canales de contacto. Para evitar inconvenientes, explica a los asistentes sus derechos, alternativas y cómo el evento cumplirá exactamente con la ley de protección al consumidor.
5. Actualiza tus canales oficiales
Da de baja el sitio web del evento o actualiza su información. Retira las entradas disponibles y las promociones activas.
6. Documenta todo el proceso
Guarda registros de la comunicación con los asistentes, comprobantes de reembolsos y decisiones relacionadas con la cancelación. Esto evita dolores de cabeza futuros.
7. Mantente disponible para responder dudas
Si cuentas con un equipo, ofrece un único canal de contacto para atender los inconvenientes causados por la cancelación.
Para facilitar la atención, puedes usar chatbots como Zendesk o HubSpot.
¿Cuál es la mejor forma de cancelar un evento?
Puede que no lo parezca, ¡pero hay formas de protegerte incluso de eventos cancelados!
Contar con una plataforma especializada puede darle esa seguridad a tu evento.
Por ejemplo, en Even3, el organizador encuentra recursos integrados para manejar esta situación de forma profesional y sencilla. Estos son los principales beneficios:
✅ Notificación directa a los asistentes
Puedes enviar un correo a tus inscritos e informarles sobre la cancelación en pocos clics, directamente desde la plataforma de Even3.
✅ Cancelación de inscripciones y reembolsos automáticos
Para inscripciones pagadas dentro del plazo de reembolso, Even3 se encarga de todo: realiza la devolución del 100% del valor y cancela automáticamente la inscripción.
Si el plazo ya expiró, aún puedes retirar los valores y procesar los reembolsos manualmente.
✅ Despublicación rápida del evento
Con un simple comando, el evento deja de estar disponible al público, evitando nuevas inscripciones.
✅ Centralización y control de datos
Todo lo que necesitas está en un solo lugar: datos de los asistentes, sitio web, pagos, historial de acciones e informes. Así es más fácil resolver problemas y gestionar el después.
Pero incluso si no vas a cancelar tu evento, tener un sistema estructurado como el de Even3 es la mejor forma de prevenir y mantener la organización en cualquier escenario.
Al final, no siempre ocurren cancelaciones. Pero, ¿ya pensaste en las enormes filas de acreditación? ¿O en la pérdida de certificados? ¡Nada de eso pasa en Even3!
Con la plataforma cuentas con soporte completo antes, durante e incluso después de tu evento, incluso cuando no llega a realizarse.
