¿Sientes la necesidad de movilizar tu sector? ¡Entonces necesitas una convención!
Al fin y al cabo, es a través de ellas que se toman grandes decisiones en sindicatos, organizaciones laborales, empresas e instituciones públicas.
Básicamente, las convenciones sirven para alinear posiciones, tomar decisiones colectivas, aprobar propuestas, renovar mandatos o movilizar a los miembros en torno a una causa.
¡Pero el avance de la tecnología lo hizo todo más simple! Ahora es posible organizar convenciones de forma accesible y segura. En este artículo vas a entender:
- Qué es una convención;
- Por qué vale la pena hacer una convención en línea;
- Ejemplos de convenciones famosas;
- Cómo organizar tu convención con practicidad y seguridad.
¿Qué es una convención?
Cuando hablamos de eventos, la convención es uno de los tipos más formales. Es una especie de reunión colectiva para discutir asuntos estratégicos de una organización específica.
Por ejemplo, la convención de trabajadores del sector tecnológico se reúne anualmente para deliberar la agenda sindical de ese año.
Por eso mismo, las convenciones suelen reunir a representantes, delegados, afiliados y miembros de las instituciones que las organizan.
Pero una convención puede tener distintos objetivos, como:
- Aprobar propuestas de cambios en estatutos o reglamentos;
- Realizar votaciones internas;
- Definir agendas políticas, sindicales o administrativas;
- Elegir representantes y directivos;
- Anunciar resultados y rendir cuentas.
Ya te habrás dado cuenta de que este tipo de evento es muy común en el mundo sindical, ¿verdad?
Además, las convenciones también son organizadas por organizaciones laborales, partidos políticos e incluso grandes cooperativas.
¿Vale la pena organizar una convención en línea?
Antiguamente, las grandes convenciones se hacían con el famoso “boca a boca”, convocando a personas de organizaciones locales y realizando un evento con gente que ya se conocía.
¡Pero la transformación digital del trabajo puso en jaque ese viejo modelo!
Con el home office y las nuevas tecnologías, tiene mucho más sentido usar plataformas en línea para centralizar la organización y la inscripción a tu evento. Aquí tienes algunos beneficios:
- Mayor alcance de participantes: promociona tu convención con un sitio web para el evento y llega a participantes de cualquier parte del país;
- Practicidad: usa una plataforma que unifica todas las herramientas necesarias para organizar eventos en un solo lugar;
- Seguridad en las votaciones: usa sistemas digitales para contabilizar votaciones de forma segura y con más control;
- Inscripción en línea: recolecta datos de todos los participantes con los formularios de inscripción que necesites;
- Registro y transparencia: facilita la documentación de todo lo que ocurrió en tu evento con registros y datos digitales.
Las 3 convenciones más famosas del mundo
Para entender la importancia de las convenciones, mira algunos ejemplos que tuvieron repercusión internacional:
1. Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático (COP)
La Conferencia de las Partes (COP) es la principal convención climática del mundo.
Cada año, líderes mundiales se reúnen para negociar acciones globales contra la crisis climática.
Para que tengas una idea de su importancia: en 2015, la COP21 hizo historia con el Acuerdo de París, un compromiso internacional para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.
2. Convenciones Nacionales Demócrata y Republicana (EE. UU.)
¡Los partidos políticos siempre han sido muy afectos a las convenciones!
Un gran ejemplo son las convenciones organizadas cada cuatro años por los dos principales partidos políticos de Estados Unidos.
Es en ellas donde los partidos oficializan a sus candidatos presidenciales, presentan sus planes de gobierno y movilizan a sus bases políticas.
Además de su valor simbólico, son altamente estratégicas y mediáticas.
3. San Diego Comic-Con (Estados Unidos)
La Comic-Con de San Diego es la convención de cultura pop más grande e influyente del mundo.
Creada en 1970, reúne a fanáticos, artistas, celebridades, estudios y marcas para lanzamientos de películas, series, cómics y videojuegos.
Hoy, el evento atrae a más de 130.000 personas por edición y es una vitrina global para el entretenimiento.
¿Cómo organizar una convención?
Ya viste que las convenciones pueden ser bastante diversas, ¿verdad?
Entonces, repasemos los pasos esenciales para organizar cualquier tipo de convención:
1. Define el objetivo de la convención
Para empezar, define el objetivo de tu convención. Esto será determinante para saber cómo vas a usar una plataforma de eventos, promocionar la convención y mucho más.
2. Recolecta información con un formulario de inscripción en línea
Después, es hora de activar tus inscripciones. Empieza creando tu formulario de inscripción en línea.
¡En las convenciones, esta es una funcionalidad obligatoria!
Esto se debe a que los datos recolectados en la inscripción son súper importantes para mantener contacto por correo con los participantes, crear el perfil de tus inscritos, hacer credenciales y mucho más.
Por eso, busca plataformas que recolecten y almacenen estos datos en línea, como Even3.
3. Crea el sitio web de tu convención
Ahora necesitarás promocionar tus inscripciones en línea, ¿no? ¡Usa un sitio web con la identidad de tu convención!
Plataformas de eventos como Even3 ofrecen un sitio web para el evento con la posibilidad de incluir la marca y el nombre de tu institución. ¡Todo esto sin tocar código!
Así, podrás centralizar fácilmente toda la información importante en un solo lugar.
Con Even3, puedes crear ese sitio con:
- La identidad visual de tu institución (colores, logo, URL, banners);
- Información sobre la programación, el reglamento, la agenda y documentos oficiales;
- El portal de eventos de tu organización, con todas las convenciones y reuniones que realizaste.
💡 Consejo Even3: también puedes activar un botón para un grupo de WhatsApp o Telegram en el correo de confirmación de inscripción. Así, los participantes entran al canal oficial de comunicación justo después de inscribirse.
4. Vende inscripciones junto con la afiliación
Como mencionamos, muchas convenciones están dirigidas a asociados y afiliados. ¡O son oportunidades increíbles para captar nuevos miembros!
Por eso, es una buena idea ofrecer la opción de pagar la afiliación en el momento de la inscripción.
Obviamente, quien obtenga este tipo de entrada tendrá beneficios adicionales.
Entonces, lo ideal es usar una plataforma de venta de entradas que te permita incluir una descripción de la entrada y los beneficios que ofrece.
¡Puedes hacer esto en Even3! Al integrar la inscripción al evento y el pago de la cuota de afiliación en la plataforma, también puedes:
- Formalizar nuevos miembros durante la convención;
- Cobrar cuotas anuales, mensuales u otras tarifas;
- Emitir recibos e informes financieros con facilidad.
5. Promociona con anticipación
Como ya te diste cuenta, una convención no es nada sin un público amplio.
Entonces, si quieres llegar a más personas, ¡es muy importante empezar a promocionar tu evento desde temprano!
Arma un plan de promoción enfocado en los canales que tu público realmente usa.
Por ejemplo: si es una convención de un colegio profesional, apuesta por redes formales, como LinkedIn.
En convenciones sindicales, en cambio, es buena idea usar también grupos de WhatsApp y Telegram.
Algunas ideas pueden incluir:
- Email marketing segmentado, para asociados, afiliados y representantes;
- Grupos específicos, como sindicatos regionales, colegios profesionales y colectivos;
- Anuncios en LinkedIn, ideales para eventos institucionales, públicos o corporativos.
6. Acredita a los participantes rápidamente
En una convención, es muy importante acreditar a los participantes.
¡Al fin y al cabo, habrá votaciones formales en el evento y necesitas asegurarte de que quienes votaron estuvieron presentes!
Además, la acreditación funciona como registro oficial de asistencia, algo que muchas instituciones necesitan mantener por motivos legales o de auditoría.
Con herramientas digitales, puedes agilizar este proceso.
Por ejemplo, en plataformas como Even3 tienes acceso a lista de asistencia, check-in en línea, tótems de autoacreditación y aplicaciones de acreditación con lectura de código QR.
Esto hace que el evento sea más seguro y organizado, además de reducir el tiempo de fila en la acreditación.
7. Prepara la agenda y el reglamento
Para garantizar una discusión efectiva y organizada, la convención debe tener una agenda predefinida.
Esto también es importante para que los participantes decidan si asistirán o no al evento.
Por eso, la agenda debe estar clara para todos y disponible en el sitio web del evento junto con el reglamento interno de la convención.
Incluye:
- Horarios de las discusiones;
- Orden de presentación de las propuestas;
- Procedimientos de votación.
También puedes enviar estos documentos por correo a los inscritos a través de la herramienta Notificar Personas de Even3.
8. Usa encuestas para recolectar votos
Las votaciones son parte central de muchas convenciones, ya sea para elegir representantes, aprobar agendas o modificar estatutos.
Con el apoyo de herramientas digitales, este proceso puede hacerse con seguridad, transparencia y rapidez.
Por ejemplo, puedes crear formularios de evaluación en Even3 con las opciones de votación.
Luego, las respuestas quedan almacenadas en la plataforma y disponibles para consulta. Esto evita fraudes, garantiza la integridad del proceso y facilita las auditorías.
9. Registra todo e informa los resultados del evento
¡Finalmente tu evento llegó a su fin! Ahora es momento de comunicar los resultados.
Normalmente, las convenciones producen documentos finales que explican lo que se definió en la votación e informan los próximos pasos.
En este momento, tener una plataforma de eventos para centralizar la información te facilitará mucho la vida.
Al fin y al cabo, todo estará disponible en un solo lugar.
Además, puedes enviar correos a tus participantes directamente desde la plataforma y realizar todo el post-evento con éxito.
Entonces, ¿qué tal usar la solución de Even3?
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