Enfrentarse a la escasez de recursos durante la planificación financiera del evento es una realidad bastante común para los organizadores.
Así que conseguir un buen patrocinio suele acabar siendo la forma de hacer el evento realidad. O, todavía, para ofrecer una mejor experiencia a los participantes.
En este caso, para atraer a buenas colaboraciones, nada mejor que contar con un proyecto de patrocinio bien elaborado, objetivo y atractivo para conquistar a los patrocinadores.
Pensando en esto, aquí tenemos algunas informaciones que pueden ayudarte, como:
- ¿Cómo se producen las colaboraciones en el mercado de los eventos?;
- ¿Qué es un proyecto de patrocinio?;
- ¿Cuáles son las empresas adecuadas para captar patrocinios para tu evento?;
- ¿Cómo solicitar patrocinios para eventos?
¿Cómo se producen las colaboraciones en el mercado de los eventos?
Como en cualquier mercado, las colaboraciones se forman cuando dos o más partes establecen un acuerdo destinado a lograr intereses comunes.
En otras palabras, todas las partes se benefician de alguna manera de esa cooperación.
En el caso del patrocinio de eventos, normalmente las empresas interesadas suelen ayudar con los gastos de materiales, boletos de avión de los conferencistas y también en operaciones.
A cambio, el patrocinador es reconocido como socio del evento, con lo que gana visibilidad para la marca, lo que contribuye para la construción de branding.
En algunos casos, las empresas también tienen la oportunidad de interactuar directamente con los participantes.
Por ello, es esencial que pienses en patrocinadores que “encajen” con tu público y con el tema de tu evento.
Es decir, ellos tienen que relacionarse bien y hablar el mismo idioma que los participantes a su evento.
Por ejemplo, no tiene sentido que un evento que promueve el estilo de vida vegano se asocie con un bufé de comida especializado en carne, ¿verdad?
Por lo tanto, piensa que lo primero que se preguntará un posible patrocinador de tu evento es: ¿qué ganaré patrocinando este evento? ¡La respuesta debe estar en tu proyecto de patrocinio!
¿Qué es un proyecto de patrocinio?
El proyecto o propuesta de patrocinio es un documento que va a describir tu evento y todas las ventajas que tendrá el patrocinador. En otras palabras, ¡aquí es donde venderás tu producto!
En él deben alinearse los objetivos del evento con las ventajas para el patrocinador.
Además de presentar el evento y el público, es en el plan de captación de patrocinio donde especificarás cómo pueden invertir las empresas en tu evento y cómo se beneficiarán de la colaboración.
¿Qué empresas son las adecuadas para captar patrocinios para tu evento?
A menudo, la principal dificultad a la que se enfrentan los organizadores es llegar a posibles patrocinadores del evento.
Llegados a este punto, lo ideal es que ya tengas en tus manos la planificación estratégica de tu evento.
En primer lugar, piensa en el público, el tema y los objetivos de tu evento.
Recuerda también las cuestiones presupuestarias: ¿qué necesitas para poner en marcha tu evento?
Lo ideal es alinear estos dos puntos: lo que tú necesitas y las necesidades específicas del perfil de tu evento.
Por ejemplo, si tu evento es de carácter científico, el primer lugar donde buscar apoyo podrían ser las instituciones educativas.
Al fin y al cabo, las universidades y los cursos pueden ser excelentes medios para dar a conocer tu evento, conseguir apoyo o patrocinio.
Además, las imprentas también pueden ser colaboradoras para ayudar con los costes de material promocional impreso, como pancartas, folletos y regalos.
Por último, los buffets también pueden ser útiles a la hora de encontrar patrocinadores para el coffee-break y el momento de hacer networking de tu evento.
¿Cómo pedir patrocinios para eventos?
Para empezar, necesitarás de una presentación del patrocinio a las instituciones, es decir, el proyecto de patrocinio.
En él, no olvides abordar los puntos de relevancia de tu evento y mostrar todo el potencial que tiene.
Recuerda siempre que los contenidos visuales, como los reportajes de ediciones anteriores, suelen atraer mucho la atención de los patrocinadores.
En este caso, puedes utilizar aplicaciones, como Vengagge, para crear informes y hacer tu material más atractivo para el público.
Recuerda introducir algunos datos, como:
1. Presentación del evento
¿Proporcionarías recursos financieros o físicos a un evento que no demostrara su impacto? Conseguir patrocinio para eventos requiere organización y una buena presentación.
Por ello, debes insertar algunas informaciones para que los patrocinadores potenciales sepan más sobre la historia de tu evento, tu equipo y los objetivos.
Así que asegúrate de especificar:
- Información sobre tu evento, como la fecha y el lugar;
- Su importancia para la zona;
- Quiénes son los organizadores;
- Hitos históricos alcanzados;
- Datos relevantes de ediciones anteriores;
- Tema de la presente edición del evento;
- Su público objetivo;
- Posibles conferencistas del evento;
- Actividades que se llevarán a cabo;
- Y por supuesto: cuotas de patrocinio y cuotas de apoyo.
2. Cuotas de patrocinio
Por último, la mayor duda de los organizadores suele ser definir las cuotas de patrocinio y apoyo.
Ellas deben abordar las inversiones que los patrocinadores tendrán que hacer en el evento y cómo serán retribuidos.
Normalmente, la principal forma de retribución es la divulgación. Por lo tanto, es habitual que ofrezcas estrategias de divulgación para tu evento de las que también puedan formar parte patrocinadores y apoyadores.
Entonces, de acuerdo con el plan de marketing de tu evento, ¿es posible insertarlos en alguna acción?
Otros ejemplos son:
- Derecho a hablar durante el evento o en un estand;
- Proporcionar un momento diferenciado a los participantes con brand experience;
- Cupones de descuento;
- Viñetas de apertura en vídeos.
- Número de entradas gratuitas y mucho más
Recuerda que los beneficios de cada cuota deben ser diferentes.
Las cuotas más grandes, como Diamante (o como quieras llamarla), requieren una mayor inversión por parte de la empresa patrocinadora.
Por consiguiente, esta empresa debería tener más ventajas en el evento que un patrocinador de cuota de bronce, por ejemplo.
De este modo, por fin tendrás un evento bien orientado para tu patrocinador. Así es más fácil sacar las ideas del papel y empezar a ejecutar el evento, ¿verdad?
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