Los eventos en línea son tendencia en el segmento. Entre los diversos tipos, está el webinario. ¿Ya has escuchado hablar de él? Este formato ha ganado bastante protagonismo en el escenario Académico.
En este artículo, aprenderás lo que es webinario, sus principales características y cómo organizar el tuyo y mantenerse al día en el mercado de eventos.
¿Qué es el webinario?
El término webinario tiene origen en el inglés y significa “web based seminar”. O sea, es un seminario que se realiza vía Internet. Por eso, el webinario remite a la unión de las palabras “Internet” y “seminario”.
El webinar consiste en una clase, seminario o conferencia en línea que se transmite a un público objetivo específico en formato de video.
Puede ocurrir tanto a partir de la disponibilidad de contenidos grabados como también puede ser transmitido en vivo.
¿Para quién es el webinario?
Lo que funciona en eventos en persona puede no funcionar en eventos en línea.
El webinario es un formato que encaja muy bien en algunos tipos de eventos especialmente los expositores, como es el caso de una conferencia.
En general, para hacer un webinario, solo necesita algunos instrumentos, como: cámara, micrófono, computadora e internet.
Por eso los webinarios son indicados para quien quiere promover eventos pequeños, con un solo tema y pocos oradores, como máximo dos.
Eventos de gran porte como congresos requieren más instrumentos y una complejidad mayor, por lo que no encajan en esta modalidad.
Antes de producir un webinario, hay que tener en cuenta cómo funciona su dinámica.
¿Cómo funciona un webinario?
Básicamente es una videoconferencia en formato de seminario, en la que un presentador dirige la exposición e interactúa con los participantes a través de un chat.
Y, como ya se mencionó anteriormente, para producir un webinario, solo necesitas algunos instrumentos y herramientas esenciales, como: cámara, micrófono, computadora, herramienta de transmisión en línea y, por supuesto, internet.
Es una forma relativamente económica y sencilla de presentar contenidos, realizar entrenamientos y mejorar la relación con los clientes.
Y, para ayudarte a entender mejor la dinámica de un webinario, vamos a citar algunos ejemplos y cómo se hacen:
Webinarios de demostración de producto o servicio
En este tipo de webinario, el presentador puede compartir su pantalla y demostrar el producto o servicio y cuáles son sus beneficios, presentar nuevas funcionalidades, entre otras cosas que quedan a criterio del presentador.
Webinario de entrevista
Si tu evento requiere algún tipo de entrevista o incluso un debate entre un grupo de personas, por ejemplo, el webinario puede ser un buen formato.
Para este tipo de webinario, se recomienda contar con un especialista del área de actuación. Se puede realizar una entrevista que aborde temas relevantes e interesantes para el público, muy parecido al género de evento: mesa redonda.
En general, las entrevistas tratan temas específicos que permiten la interacción con el público y despiertan su interés. El objetivo de este formato es generar más visibilidad para su marca y mejorar el compromiso de su audiencia.
Webinarios de clases
Si tu evento es del tipo curso o clase en línea, ¡el webinario se encaja muy bien!
Dado que, en los webinarios en línea, el presentador puede compartir la pantalla de su computadora y mostrar una presentación de diapositivas para explicar un determinado contenido e interactuar con el público contestando preguntas, por ejemplo.
Además de, por supuesto, poner a disposición el vídeo posteriormente para que los estudiantes tengan acceso al contenido.
Sin embargo, no se recomienda para conferencias o eventos que tengan muchas conferencias simultáneas. Lo ideal son conferencias únicas y con una sola temática.
Ventajas de hacer un webinario
Probablemente hayas participado en un webinario y debes haberte preguntado cuáles son los mayores beneficios de producir uno. Por ello, ¡hemos enumerado las principales ventajas de hacer un webinario!
Practicidad
Al hacer un webinario, la practicidad es una ventaja tanto para el organizador y los oradores como para el público que verá la transmisión en línea del contenido.
Por parte del orador, no importa de dónde se grabará el contenido (siempre que, por supuesto, el material sea de buena calidad). Puede producir el material, por ejemplo, directamente desde su hogar o desde el trabajo.
Si las clases no se transmiten en vivo, también se puede grabar el material en un horario más tranquilo, como durante la madrugada.
La practicidad para el organizador viene justamente del hecho de que él no tiene que preocuparse con cuestiones costosas y que consumen tiempo, como encontrar un buen lugar para acoger el evento, proveedores para el coffee-break y para materiales de proyección.
Todo el trabajo se reducirá a administrar las inscripciones y los envíos de trabajo (si el evento los tiene), lo cual es muy fácil cuando se tiene una plataforma como Even3, y poner a disposición el material producido por el orador para su transmisión en línea.
El público podrá seguir el contenido de las conferencias desde cualquier dispositivo electrónico conectado a internet, así como desde cualquier lugar. No tendrás que hacerte cargo de desplazamientos y hospedajes.
Y, en los días actuales eso es un diferencial bastante relevante, después de todo, el tiempo es oro.
Audiencia
Por ser transmitido en línea, el webinario puede alcanzar proporciones muy grandes en internet. Después de todo, cualquier persona, desde cualquier parte del mundo, podrá participar en el webinario.
Utilizando los medios adecuados y las herramientas ideales, puede llegar a una audiencia bastante expresiva para ver su conferencia en línea. Aumentando así su credibilidad, audiencia y visibilidad.
Relación calidad-precio
Por ser completamente en línea, al hacer un webinario, logras minimizar los costos. Principalmente con relación a la logística, alquiler de espacio, contratación de grandes equipos de sonido e iluminación, así como de un equipo, entre varios otros factores.
Entonces, cuando se compara con los tipos de eventos presenciales, ¡organizar un webinario es mucho más económico!
Para presentar un webinario, lo simple funciona: solo necesitas una computadora portátil con cámara y micrófono integrados.
Pero, por supuesto, una cámara profesional hace que la calidad de la imagen sea mucho mejor, así como tener el micrófono adecuado contribuye a una buena nitidez en el audio.
Enumeramos los equipos esenciales y dimos consejos de modelos para aquellos que se unen ahora al mundo de los webinarios en línea, échale un vistazo:
¿Cómo organizar un webinario?
Ahora que ya sabes qué es un webinario y sus mayores ventajas, ¡ha llegado el momento de aprender a hacer un webinario exitoso! ¿Vamos?
Define un tema
Así como en eventos presenciales, al hacer un webinario, es necesario, ante todo, definir el tema que vas a abordar. Esto es importante para que pienses en el guión de tu webinario antes de empezar a producirlo.
Para elegir el tema de tu webinario, considera:
- El tipo de contenido que tu audiencia tiene más interés en aprender;
- El tema en el que eres experto y tienes la propiedad para hablar.
Puedes, por ejemplo, crear encuestas en tus redes sociales para preguntar al público los contenidos que más le gustaría aprender. Con estas respuestas, ya puedes establecer el tema.
Define el tipo de webinario
Define si tu webinario va a ser de entrevista, de clase o de demostración de producto. Cada tipo de webinario requiere un tipo de equipo diferente.
Crea un guión
Es muy importante estructurar un guion para el webinario. ¡Así que recomienda esto a tus oradores!
Después de todo, el webinario funciona como un tipo de presentación. Algunas herramientas te permiten, al mismo tiempo que muestras tu pantalla a la audiencia, grabarse presentando. Esto crea un acercamiento con los participantes, ¡lo que es genial!
Volviendo al guion… En él, es necesario planificar el comienzo, medio y final de tu discurso y también de las diapositivas.
Un consejo es dividir el tema en puntos. Puedes poner algunos de estos temas en las diapositivas, así como frases de autoridades y académicos o gráficos que corroboren lo que hablas.
Por lo general, los textos largos no son una buena opción para las diapositivas, ya que hacen que la presentación sea más agotadora y menos dinámica.
La idea es que, aparte de la presentación, tengas estos puntos apuntados en un papel o en un bloc de notas. En ellos, escribe subtemas que contextualizarán tu presentación, pero que no aparecerán en las diapositivas.
Solo servirán como una guía personal para que presentes los contextos correctos en los momentos correctos del webinario.
Si el webinario se lleva a cabo en una transmisión en vivo, el orador debe entrenar con anticipación su presentación.
Esto le permitirá saber si necesitará cortar o agregar información al contenido para que se ajuste al tiempo exacto establecido por la organización.
Establece una fecha y hora
Es muy importante establecer previamente la fecha y la hora del evento. Esto se debe a que su audiencia necesita estar bien informada para reservar un horario en la agenda y participar en su webinario.
Además, después de establecer un tema, fecha y hora, puedes usar mejor algunos canales digitales para dar a conocer tu webinario y atraer a más personas a tu presentación.
Prepara una presentación visual
Es muy común usar una presentación de diapositivas durante el webinario. La unión de textos, imágenes y el discurso del presentador facilita enormemente la absorción del contenido por parte del público.
Para montar las diapositivas, puedes usar PowerPoint o incluso Google Slides, a los que puedes acceder a través de Google Drive de forma gratuita.
Es fundamental que tu presentación visual tenga un modelo agradable para leer y dialogar con la identidad visual de tu marca. De esta manera puedes reforzar el branding y fijar tu marca en la mente del público.
Un consejo esencial para crear tu presentación es usar fuentes más grandes, resumir el contenido en puntos con oraciones cortas y objetivas.
Y, sobre todo, ilustrarla con iconos o imágenes para hacerla menos agotadora.
Elige una herramienta
La pieza fundamental para que tu webinario ocurra y sea un éxito es la elección de una herramienta que posibilite una buena experiencia con tu público y que también esté a tu alcance. Tanto en cuestiones financieras como de usabilidad.
Si estás empezando y deseas hacer algo simple y conveniente, puedes utilizar las plataformas como YouTube Live Linkedin Live y Facebook Live.
Una plataforma gratuita y muy utilizada para webinarios en línea es Youtube, uno de los mayores canales digitales de consumo de contenido audiovisual del mundo.
No es de extrañar que la propia red haya creado el Youtube Live para ayudar a aquellos que necesitan hacer transmisiones en línea, como webinarios
Estos servicios de transmisión son suficientes para realizar una transmisión en vivo e interactuar con sus participantes a través del chat.
Además, graban los videos durante la transmisión, lo que permite a los usuarios verlos en otro momento a través del mismo enlace.
Youtube Live: ventajas y desventajas
Antes de hablar de las ventajas y desventajas de usar esta herramienta, es importante saber qué es lo que te permite hacer.
YouTube Live no es más que una herramienta de Google que permite realizar eventos en vivo y transmitirlos en tiempo real a los suscriptores de un determinado canal en esa red social.
Una de las mayores ventajas de hacer un webinario a través de Youtube es que tu contenido queda disponible para el público posteriormente. Es decir, quien llegó tarde o se perdió el día de tu webinario tiene la oportunidad de verlo en otro día y hora.
Además, el público puede interactuar con el orador, en tiempo real. Es posible reservar un momento de tu webinario para aclarar dudas y charlar con los espectadores. Y al final, puedes analizar todas las métricas y estadísticas que proporciona Youtube.
Pero, un punto negativo de Youtube Live es que necesitas instalar y aprender a utilizar otras herramientas para conseguir hacer la transmisión en línea desde tu ordenador.
Sin embargo, Youtube Live no es la única herramienta que puede transmitir tu webinario.
También hay Zoom Meetings, muy adecuado para webinarios y aquellos que buscan una plataforma más robusta. En él, es posible realizar videoconferencias con hasta 500 participantes y 10 mil espectadores en modo webinario (modo pagado).
Zoom: ventajas y desventajas
A diferencia de Youtube Live, por ejemplo, Zoom Meetings permite a los participantes ser separados por grupos durante la videoconferencia.
Aunque se centra en las empresas mediante la suscripción a un plan de pago, hay una versión gratuita para los usuarios que buscan algo más simple.
Para un webinario, por ejemplo, Zoom Meetings ofrece chat en tiempo real, lo que permite al mediador/orador interactuar con los participantes. Y además que comparta materiales educativos desde su computadora y libere el acceso para que otra persona pueda interactuar.
Sin embargo, en la modalidad gratuita existen limitaciones en dos puntos: cantidad de participantes y duración del webinario. La modalidad gratuita no ofrece informes detallados y limita las reuniones a 40 minutos de duración.
Yendo más allá: cómo usar Even3 para organizar webinarios increíbles.
Ya has pensado en gestionar todo el ciclo de vida de tu evento, como por ejemplo, venta de entradas, inscripciones de los participantes, distribución de certificados. E, incluso, ¿transmitir tu evento en línea? Todo esto es posible con la plataforma Even3.
Y ya que estamos hablando de hacer un webinario, te mostraremos lo fácil que es transmitir un tipo de evento online usando Even3.
El primer paso es crear una cuenta e iniciar sesión en la plataforma y crear un evento como de costumbre. Una vez hecho esto, simplemente accede a la configuración de tu evento y enumera la opción “evento en línea”, como se ilustra en la imagen a continuación:
Después de guardar la información y confirmar el cambio de evento presencial a en línea, a continuación aparecerá un nuevo menú llamado transmisión en línea.
En él, será posible elegir una plataforma de transmisión, como Youtube Live, por ejemplo, e insertar el enlace del webinario para poner a disposición posteriormente a sus participantes, así como ilustra la siguiente imagen:
¡Listo! Tu webinario ya está listo para ser transmitido en línea.
¿Qué hacer después de la presentación?
Cuando el webinario termina, tienes que relacionarte con tu audiencia y analizar todos los datos. Y, por supuesto, pensar en los próximos pasos.
Puedes, por ejemplo, hacer publicaciones en sus redes sociales agradeciendo la participación del público, enviar un e-mail marketing proporcionando el enlace para quien quiera ver nuevamente tu presentación, entre otras cosas.
Además, es fundamental realizar una encuesta de satisfacción con los participantes, para entender lo que les gustó ver en tu webinario y lo que no les gustó para que en el próximo puedas hacer mejoras.
