La etapa de acreditación en eventos presenciales hace honor al conocido dicho popular: “la primera impresión es la que cuenta”.
La acreditación es la puerta de entrada al evento y funciona como un mecanismo de control del flujo de participantes.
Y, por eso, ¡es esencial que esta etapa reciba un tratamiento especial!
Después de todo, ¡a nadie le gusta llegar y ser recibido con una inmensa fila de personas!
Consulta 6 consejos que van a optimizar y hacer más funcional la acreditación de tu evento presencial, garantizando grandes halagos y recomendaciones.
1. Proporciona un sistema de gestión en línea para la acreditación
¡Basta de innumerables planillas y hojas de papel!
Buscar los nombres de los participantes, uno por uno, en una lista con decenas o incluso cientos de personas puede llevar mucho tiempo y, en consecuencia, ¡generar una cola enorme!
Y no hay quien quiera esperar en una cola gigante, ¿verdad?
Por eso, proporciona un sistema de gestión en línea para la acreditación, que posibilite una búsqueda rápida por el nombre de la persona pre-registrada.
Con una plataforma de eventos como Even3, puedes obtener toda la información sobre tus participantes en un solo clic.
¡Optimiza así tu tiempo y el de tus participantes!
¡En Even3 puedes gestionar todo el evento en una sola plataforma! La acreditación de tu evento se puede hacer en línea.
2. Reparte la acreditación por grupos
Si el evento cuenta con un gran número de participantes, puedes reducir el tiempo de espera con colas divididas por grupos.
Estos grupos se pueden dividir en letras del alfabeto (ej. A-G; H-N), por perfiles de actividades (ej. Educadores, TI, Oradores, Estudiantes) o todavía por pagados y no pagados, inscritos y no inscritos.
3. Separa la entrega de kits de acreditación: ¡evita la confusión!
Imagina a una misma persona revisando la información del participante en el sistema, buscando etiquetas o colocando los nombres en la credencial, entregando kits y explicando información adicional a los participantes.
¡Son muchas actividades para una sola persona!
Para evitar errores, olvidos y confusiones innecesarias, lo ideal es dividir las funciones del equipo: una persona se encarga de la acreditación y otra realiza la entrega de las credenciales, de los kits y proporciona información adicional a los participantes.
Esto impide que las colas se alarguen y hace con que el flujo de participantes en un mismo ambiente sea menor.
4. Reserva un lugar para nuevas inscripciones
Si las personas también pueden inscribirse el día del evento, es esencial que haya un lugar especial para ellas.
Imagina la confusión de registrar nuevos participantes en el mismo lugar que los participantes ya inscritos: nuevos datos, nueva información, nuevos perfiles…
Mientras tanto, se está formando una cola gigante. ¡Puedes estar seguro de que habrán quejas!
5. ¡Selecciona una persona para gestionar las filas!
Para minimizar el tiempo de espera en las filas, selecciona una persona para administrar el flujo de participantes en la ubicación de la acreditación.
Imagina que cada participante necesita buscar un documento de identificación y el comprobante de inscripción en su bolso o billetera en el momento en que es atendido. Esto llevará bastante tiempo, ¿cierto?
Para evitar situaciones como esta, ¡haz con que alguien “adelante” este proceso y guíe a los participantes sobre qué documentos deben tener a mano en el momento de la acreditación!
Este miembro del equipo también será responsable de guiar a los participantes sobre en qué cola, según la división por grupos, deben ingresar.
6. ¡Precaución nunca está de más! Ten siempre, como garantía, una lista de acreditación offline.
El día del evento, pueden ocurrir imprevistos: corte de energía, problemas con internet, falla de la computadora…
Para ello, ¡ten siempre una lista offline o impresa de los participantes ya inscritos en el evento!
En Even3, ofrecemos la opción de que el organizador realice la acreditación a través de su smartphone, de manera totalmente offline. ¡Es bastante simple!
Además de la acreditación vía aplicación, ¡los organizadores también pueden imprimir, como garantía, una lista de asistencia!
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