¿Alguna vez pensaste en hacer un balance anual para identificar las ganancias y pérdidas en los eventos de tu empresa?
El final del año es el momento ideal para reflexionar sobre los logros, identificar oportunidades de mejora y planificar los próximos pasos.
Con los informes correctos, puedes llegar a esas conclusiones y compartir datos de valor con tu equipo.
Se trata de información sobre tus participantes, tu panel financiero, Google Analytics, las actividades realizadas a lo largo del año y mucho más.
Esto es lo que aprenderás:
- ¿Por qué son importantes los informes?
- Tipos de informes para el balance anual de eventos
- Cómo crear informes personalizados con Even3
¿Por qué son importantes los informes para el balance anual?
Los informes funcionan como un espejo del desempeño de tus eventos, brindando datos valiosos que te ayudan a:
- Entender al público: ¿Quiénes son los participantes, a qué público llegaste a lo largo del año y cómo puedes seguir alcanzándolo?
- Evaluar el retorno financiero: ¿Cuál fue la facturación total de los eventos realizados? ¿Qué actividades tuvieron mayor impacto en las ventas?
- Identificar tendencias: ¿Qué tipos de eventos generaron más interacción y participación?
- Guiar decisiones futuras: Los datos concretos ayudan a definir estrategias para el próximo año, evitando errores y repitiendo aciertos.
Normalmente, estos datos se presentan a los líderes y equipos para demostrar el valor de los eventos dentro del plan de negocio de la empresa.
Además, esta información detallada ayuda a generar insights para mejorar la organización de los próximos eventos.
Tipos de informes para el balance anual de eventos
Ahora que ya sabes para qué sirven los informes, mira algunos ejemplos que puedes recopilar en plataformas de eventos como Even3.
1. Informe de ventas
Este es uno de los informes más solicitados por las empresas. Al fin y al cabo, es esencial seguir el valor total recaudado con las actividades realizadas por la empresa en el año.
Este tipo de informe debe desglosar individualmente el saldo de cada tipo de evento realizado y la suma de los saldos de todos los eventos.
Para obtenerlo, necesitas contar con una herramienta que haya recopilado y almacenado los datos de ventas de tus eventos.
Al fin y al cabo, no puedes anotar todo manualmente, ¿verdad? ¡Mucha información se puede perder!
Hoy en día, algunas plataformas de eventos ya recopilan estos datos por ti.
Por ejemplo, el plan Even3 Empresas ofrece un menú de Facturación.
Allí puedes seguir datos como el resumen de la facturación de eventos, el valor total de entradas y salidas, las transferencias realizadas y las cuentas bancarias registradas en los eventos.
2. Informe de participantes
Otro informe muy utilizado en Even3 Empresas es el informe de personas de los eventos.
Con él, puedes acceder a datos sobre los participantes inscritos, como nombre, correo electrónico, teléfono, evento y categoría de inscripción.
Este tipo de informe puede ayudarte a:
- Entender el perfil de tu público a partir de la categoría de inscripción;
- Visualizar los eventos con mayor número de inscritos;
- Exportar los datos de contacto a una herramienta de email marketing y trabajar la comunicación post-evento.
3. Google Analytics
Hablando del perfil de tu público, otra herramienta que puede ayudarte es Google Analytics.
Utiliza datos de visitas del sitio para generar métricas como ubicación, dispositivos utilizados, tiempo promedio en el sitio, páginas visitadas y más.
Todo esto puede darte un perfil más detallado de tus participantes y su comportamiento en el entorno digital.
Al final del año, estos datos pueden presentarse a tu equipo para construir el perfil de tu público.
Después, pueden crear campañas de marketing más específicas para llegar a personas de ese mismo grupo.
Sin embargo, algunas plataformas de eventos pueden ofrecerte datos más robustos.
Por ejemplo, Even3 cuenta con su propio Analytics. Allí verás los datos de acceso de tu sitio de una forma más simplificada que Google.
Además, también encontrarás información sobre el perfil de tus participantes y los datos de ventas a lo largo del evento, como los momentos de mayor venta, caídas, medios de pago más utilizados y mucho más.
Así, la información más importante sobre tu público y su comportamiento queda centralizada en un mismo lugar, facilitando la gestión de tu evento.
4. Informe de actividades
Como su nombre lo indica, un informe de actividades ofrece una visión general de las actividades creadas dentro de la programación de un evento.
En él, además del tipo de actividad y el nombre, encontramos información como:
- Fecha;
- Hora de inicio y fin;
- Inscripción;
- Cantidad de inscritos.
Así, puedes identificar cuáles fueron las actividades más realizadas en el año, como charlas, talleres, entre otros.
5. Informe de certificados
Finalmente, ¿cómo medir el impacto de los eventos organizados por tu empresa? ¡Comienza contando cuántas personas ahora tienen certificados!
Gran parte de tu público los utilizará para comprobar conocimientos adquiridos, sumar horas complementarias y valorizar su carrera profesional.
¡El número de certificados que emitiste a lo largo del año es extremadamente relevante!
Con un informe detallado de los eventos creados por tu empresa, puedes obtener el número de certificados emitidos en cada evento y la suma de todos ellos.
Además, puedes acceder a datos como el número de participantes acreditados, la fecha de envío de los certificados y mucho más.
Para esto, usar una plataforma de eventos como Even3 es esencial, ya que se encarga de la recopilación, almacenamiento y organización de estos datos para las empresas.
¿Cómo crear informes con Even3 Empresas?
Algunas herramientas facilitan la creación de informes para el balance anual de eventos de tu empresa. Ese es el caso de Even3 Empresas.
El producto empresarial de Even3 está pensado para quienes organizan más de un evento al año, ya que cuenta con funcionalidades especiales como:
- Creación de informes: Crea informes para tu balance anual;
- Personalización de métricas: Crea planillas con métricas más detalladas de tus eventos, como categorías, formato, tipos de inscripción y mucho más;
- Portal de eventos: Organiza y centraliza todos tus eventos en un único sitio accesible para tus participantes;
- Sitio de eventos: Edita y personaliza sitios para cada uno de tus eventos y usa tu propia marca;
- Centralización de información: Accede a todos los datos de tus eventos en un único panel de control;
- Atención VIP: Aprovecha capacitaciones y asesorías con los especialistas de Even3.
Para empezar a crear tus informes, solo tienes que usar el plan Even3 Empresas y acceder al menú de informes en la plataforma.
