¿Sabes cuál es el formato de actividad más común en la programación de eventos? ¡Es la charla!
Los datos de Even3 muestran que:
- Es el tipo de actividad más realizada en eventos online;
- Charlas, talleres y cursos son los formatos de evento más buscados por los participantes;
- El 79% de estos eventos prácticos emiten certificados.
En resumen, es un tipo de evento súper popular y atractivo. Y se pone aún mejor, porque es relativamente sencillo de organizar.
¿Sabías que puedes hacerlo todo en solo 8 pasos? Sigue leyendo para descubrirlo.
¿Qué Es una Charla?
La charla es una forma de comunicación oral que tiene como objetivo transmitir información de un interlocutor a un público.
¿En otras palabras, funciona como una clase! Pero no siempre en ese modelo tradicional de enseñanza.
Esto se debe a que existen diferentes tipos de charlas según el objetivo del evento, como:
- Educativas;
- De ventas o presentación de productos;
- Motivacionales;
- Informativas.
Por lo general, suelen durar de 1 a 2 horas y tienen un momento para preguntas. Pero algunas pueden ser más dinámicas, incorporando actividades que aumenten la interacción entre el público y el ponente.
Como son muy interactivas y sencillas de organizar, las charlas suelen estar presentes en eventos grandes, como congresos.
Además, son bastante comunes en los formatos de transmisiones en vivo y suelen atraer a mucha gente de esa manera.
Sin embargo, ¡no confundas las charlas con los cursos y talleres! La charla es más teórica que las otras actividades. Por eso, dura menos tiempo y no tiene como objetivo entrenar o enseñar de forma práctica.
Cómo Organizar una Charla en 8 Pasos
1. Conoce a Tu Público
Antes que nada, este es el primer paso para organizar cualquier evento.
Trazar un perfil de tu público es fundamental para que sepas:
- Cuáles son sus mayores dificultades y cómo tu evento puede ayudarlos;
- Qué temas les interesan más;
- Cuál es el mejor horario, formato y lugar para que tu público asista al evento;
- A quién les gustaría escuchar y qué perfil de ponente se comunica mejor con ellos.
¡Son infinitas preguntas que siempre pasan por conocer a tu público!
Para obtener esta información, puedes realizar entrevistas con profesionales, estudiantes del área e incluso encuestas de satisfacción en eventos recurrentes.
2. Define el Tema y los Objetivos
Otro paso esencial es definir el tema y los objetivos, es decir, las bases de tu evento.
Estos puntos se definen durante la planificación estratégica.
Es en este momento cuando decidirás si tus charlas serán motivacionales, educativas, informativas, etc.
Recuerda: si las charlas forman parte de la programación de un evento más grande, deben estar relacionadas con el tema central del evento.
3. Piensa en los Equipos
¡Por fin es hora de poner manos a la obra! Pero, ¿cómo se hará tu charla?
Para empezar, conviene definir la fecha y hora. Evita los horarios poco convenientes para tu público, incluyendo los feriados.
Hoy en día, los eventos pueden tener 3 formatos de participación:
- Presencial;
- Online;
- Híbrido.
De esta manera, cada tipo de evento influirá en los equipos necesarios.
Por ejemplo, si tu evento es presencial, deberás pensar en el lugar, el coffee break, los equipos de presentación, etc.
Por otro lado, en eventos online e híbridos, es importante contar con equipo de transmisión, plataforma e internet para garantizar una buena transmisión.
Por eso, lo ideal es hacer esta elección pensando en tu público y en los objetivos de la charla. ¡Así será más efectiva!
Y, por supuesto, apóyate en las herramientas disponibles para no olvidar ningún elemento importante en la organización del evento.
4. Elige un Buen Ponente
Ahora que ya tienes la información principal de tu evento, es hora de elegir quién dará la charla.
Al final, será esa persona quien represente la charla, transmita el contenido y cree una conexión con el público.
Por eso, es esencial elegir a alguien que tu público quiera escuchar.
En este caso, no necesita ser famoso, pero debe demostrar que tiene el conocimiento para hablar sobre el tema.
Además, ¡ten cuidado! Elegir al profesional equivocado puede poner en riesgo la credibilidad de tu evento.
Por eso, recuerda seguir estos consejos:
- Estudia a tu público objetivo, el tema que les gustaría escuchar y cuál sería el perfil ideal de ponente para ellos;
- Busca el currículo del ponente en plataformas como LinkedIn y compártelo con los participantes;
- Analiza otras presentaciones o clases impartidas por el ponente. ¡La capacidad de hablar en público es esencial!
- Prioriza la credibilidad y el dominio del tema por encima del número de seguidores en redes sociales. Es mucho más importante crear contenido sin desinformación que atraer fama a toda costa;
- Asegúrate de que el ponente esté preparado para la actividad. Ponlo al tanto del cronograma, del espacio para preguntas y de las tecnologías utilizadas en la charla;
- No dependas únicamente de la agenda de un solo ponente. Crea una lista de opciones para el puesto y considera también a especialistas emergentes, además de figuras más conocidas.
5. Define tus Finanzas
Recuerda: aunque una charla sea sencilla de organizar, aun así puede implicar gastos, como:
- Estructura;
- Ponente;
- Difusión.
De esta manera, establece cuáles son los gastos esenciales de tu evento y no superes tu presupuesto.
En el caso de eventos gratuitos, puedes intentar minimizar los costos al máximo. Por ejemplo, buscando ponentes que no cobren por la charla o recurriendo al apoyo de patrocinadores.
Lo más importante es saber exactamente en qué se gastará cada monto. Por eso, es ideal contar con una planilla de finanzas.
6. Ofrece Certificados
Como te comenté al inicio del artículo, ¡la mayoría de las charlas emiten certificados!
Esto se debe a que los participantes buscan eventos que ofrezcan esta posibilidad, para enriquecer su currículo y comprobar su experiencia.
Sin embargo, debes tener algunos cuidados. Descubre qué no puede faltar en los certificados que emitas:
- Lugar y fecha;
- Nombre del participante;
- Logo del evento y de los patrocinadores;
- Carga horaria;
- Firma;
- Tipo de actividad.
Para evitar errores y garantizar la seguridad, lo ideal es optar por tecnologías que puedan ayudarte a generar certificados automáticamente, como las plataformas de eventos.
Por ejemplo, con Even3, en solo unos segundos puedes crear y enviar certificados personalizados a todos tus participantes.
Además, cuentan con un token digital, que garantiza la seguridad y el almacenamiento en la nube para que los participantes puedan descargarlos en cualquier momento.
7. Comienza la Difusión de Tu Charla
Listo, ahora que tu charla está completa, es hora de atraer más inscritos.
Para esto, puedes apoyarte en una estrategia de marketing digital para eventos.
Es decir, aplicar un conjunto de acciones para promocionar tu evento en los medios digitales.
Por ejemplo:
- Crear un sitio web de evento atractivo para vender entradas online;
- Usar la estrategia de email marketing para atraer inscritos por correo;
- Promocionar tu evento en redes sociales, como Instagram;
- Anunciar tu evento en Google.
Pero presta atención: ¡algunas acciones tienen un costo más alto que otras!
Por eso, ten en cuenta a tu público objetivo y elige la opción que mejor se comunique con él y se ajuste a tu presupuesto.
8. Cuenta con una Plataforma de Eventos
Por último, probablemente también tendrás que ocuparte de algunos detalles a lo largo de la charla, como el seguimiento de las ventas de entradas, la página del evento, los datos de los inscritos, etc.
Entonces, ¿qué tal usar una plataforma de eventos gratuita para automatizar la mayor parte de ese trabajo?
Con Even3 puedes contar con todo lo que ya mencionamos, además de:
- Área de transmisión online interactiva;
- Envío de invitaciones a ponentes por correo electrónico;
- Confirmación de aceptación e inscripciones;
- Descarga y disponibilidad de material de apoyo;
- Emisión de certificados en pocos clics;
- Seguimiento posterior al evento con encuestas de satisfacción;
- ¡Y mucho más!
Descúbrelo ahora, en pocos clics y de forma gratuita.
