“La primera impresión es la que queda” se aplica sin duda a la acreditación de eventos. ¿Ya lo habías pensado?
Al final, es ella la que define cómo serán recibidos tus participantes: con filas enormes y estrés, o con calma y agilidad.
Como la acreditación es una de las primeras etapas de contacto con los participantes, hacerlo bien marca la diferencia.
Para lograrlo, puedes recurrir a algunas buenas prácticas y herramientas tecnológicas. Descubre más sobre:
- ¿Qué es la acreditación para eventos?
- ¿Cómo hacer la acreditación de un evento?
- 5 consejos para hacer tu acreditación más rápida
¿Qué Es la Acreditación para Eventos?
En los eventos, la acreditación es la validación de la entrada de un participante y la confirmación de su presencia en el lugar. Es la primera etapa de un evento presencial.
En este momento se controla el ingreso de personas autorizadas. En algunos casos, también incluye la entrega de materiales de apoyo y obsequios de bienvenida.
Además, la acreditación está conectada con los certificados: es lo que comprueba la participación en el evento y permite que el participante reciba su certificación.
¿Cómo Hacer la Acreditación de un Evento?
1. Planifica con Anticipación
La planificación de tu acreditación debe comenzar tan pronto se confirme la fecha del evento. Debes definir el método de acreditación (online, presencial, híbrido) y la plataforma que usarás.
El día del evento, presta atención a algunos puntos esenciales. Sigue esta lista de verificación:
- Prueba e instalación de internet en el lugar
- Separación y armado de kits para los participantes
- Montaje de los puestos de acreditación
- Instalación y organización de equipos esenciales: notebooks, listas de participantes e impresoras de etiquetas
2. Capacita al Equipo
Contar con un equipo de acreditación es esencial para validar rápidamente el ingreso de los participantes.
Designa un equipo exclusivo para esta tarea y asegúrate de que todos sepan usar las herramientas necesarias para la acreditación.
Además, forma un equipo capaz de resolver problemas y orientar a los participantes en sus primeros pasos.
3. Crea Diferentes Puntos de Acreditación
Configura múltiples puntos de acreditación para evitar aglomeraciones. Asegúrate de que estén bien señalizados y sean accesibles.
4. Designa un Responsable para la Entrega de Kits
Como ya mencionamos, es importante mantener los kits y obsequios para los participantes organizados de antemano. Lo mismo aplica a los materiales de apoyo.
También es útil dividir estas tareas entre tu equipo de acreditación, de modo que una persona se encargue de acreditar a los participantes y otra de entregarles el kit.
Así, las filas serán más cortas y los participantes avanzarán más rápido.
5. Utiliza un Sistema de Acreditación
¿Ya conociste las tecnologías que permiten validar las entradas de los participantes a través de aplicaciones móviles?
Estas leen los códigos QR de las entradas y completan la acreditación en hasta 5 segundos.
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Estas soluciones se conocen como aplicaciones de acreditación y suelen estar vinculadas a un sistema de gestión de eventos que ofrece diversas funcionalidades para hacer esta etapa más rápida y fácil de organizar.
Por ejemplo, el sistema de Even3 ofrece una aplicación de acreditación junto con otras soluciones, como:
- Registro de la entrega de kits y materiales de apoyo
- Seguimiento de la cantidad de participantes presentes el día del evento
- Acreditación en actividades
Así, no tendrás que preocuparte por hacer ninguna anotación manual el día del evento.
6. Prepara la Acreditación Sin Conexión
Además de las funcionalidades habituales, un buen sistema de eventos también puede ofrecer la ventaja de la acreditación sin conexión.
Esto te protegerá de imprevistos comunes, como cortes de energía, problemas de internet o que la notebook se congele.
En la práctica, una aplicación como la de Even3 lee el código QR de la entrada incluso sin internet, guarda la información y la sincroniza cuando vuelve la conexión.
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¡Así tendrás finalmente una acreditación segura, rápida y libre de complicaciones!
5 Consejos para Hacer Tu Acreditación Más Rápida
1. Utiliza Credenciales Durante la Acreditación
El uso de credenciales es uno de los puntos más importantes para hacer tu acreditación más rápida.
Esto se debe a que normalmente incluyen etiquetas con los códigos QR de la inscripción de los participantes, lo que facilita su lectura y validación.
Además, las credenciales también son una herramienta importante de identificación de las personas y facilitan el control de acceso, garantizando que solo los participantes ingresen a determinadas áreas del evento.
Asimismo, los diferentes colores en las credenciales pueden ayudar a distinguir fácilmente entre participantes, ponentes o staff.
Si lo deseas, también puedes incluir información relevante, como nombre, empresa y cargo de los participantes.
De esta manera, las credenciales también estimularán el networking y la interacción.
2. Divide la Acreditación por Grupos
Como ya mencionamos, es ideal crear diferentes puntos de acreditación en tu evento.
Pero para evitar que todos se dirijan al mismo lugar, es mejor dividir a los participantes en grupos.
Por ejemplo, puedes separar a las personas por la inicial del nombre (por ejemplo, A-G; H-N), por categoría de entrada (por ejemplo, General, Estudiante, Área VIP), entre otros.
Lo importante es comunicar esta organización a los participantes con anticipación. Recuerda informarles dónde deben acreditarse en el lugar del evento.
3. Designa a una Persona para Gestionar las Filas
Para evitar contratiempos, puedes crear la función de organizador de filas dentro de tu equipo de acreditación.
Así, ese integrante del equipo guiará a los participantes en la fila, les explicará qué documentos deben tener a mano y también les indicará por dónde deben entrar.
En general, es un apoyo para agilizar y dirigir la acreditación.
4. Reserva un Espacio para Nuevas Inscripciones
Algunos eventos permiten la inscripción de nuevos participantes en el lugar.
Si ese es tu caso, lo ideal es reservar un espacio específico para admitir inscripciones y registrar a los nuevos participantes.
Así, evitas filas más largas y garantizas que todos tengan una gran experiencia en el evento.
5. Utiliza Puntos de Autoacreditación
Por último, puedes hacer tu acreditación aún más rápida con la autoacreditación.
Este sistema permite que los participantes hagan el check-in de forma rápida e independiente, sin enfrentar filas largas.
En la práctica, la autoacreditación funciona de la siguiente manera:
Se conectan tablets o computadoras a pantallas de autoacreditación, como la siguiente:
Estas pantallas están disponibles en cualquier sistema de acreditación que cuente con la función de autoacreditación, como el de Even3.
Luego, los dispositivos se colocan en las entradas del evento, funcionando como puntos de autoacreditación para los participantes.
De esta manera, incluso puedes reducir la cantidad de personas necesarias en tu equipo de acreditación, garantizando además una gran experiencia para los participantes.
Acreditación para Eventos Online: ¿Cómo Funciona?
Los consejos anteriores funcionan muy bien para eventos presenciales o híbridos.
¿Pero qué pasa si tu evento es online?
En estos casos, la acreditación es aún más importante para controlar quién realmente siguió el contenido y está habilitado para recibir el certificado.
Actualmente puedes recurrir a algunas alternativas de acreditación virtual. Son las siguientes:
Acreditación por Formulario
El método más popular es el uso de formularios, como Google Forms o Survey Monkey.
Los participantes completan sus datos durante la transmisión y reciben los certificados.
Aunque parece simple, este método es extremadamente manual.
Exige que los organizadores creen el formulario online, verifiquen los datos de cada participante y envíen individualmente los certificados a los correos informados.
Acreditación por Chat
Otro enfoque igualmente común y manual es recolectar los datos a través del chat de la transmisión.
En este caso, los participantes dejan su información, como nombre y correo electrónico, directamente en el chat.
Sin embargo, este método no es muy recomendable. Puede causar una sobrecarga de mensajes y dificultar la verificación de la información enviada.
Acreditación Online con Even3
Pensando en resolver los principales problemas de los organizadores, Even3 creó dos formas de acreditación online: automática y manual.
En el modo automático, los participantes son acreditados por la plataforma automáticamente cuando acceden a la transmisión online del evento.
En el modo manual, el organizador habilita la acreditación en el momento que prefiera durante la transmisión online.
Luego, el propio participante debe hacer clic en el botón para confirmar su presencia.
¿Qué tal utilizar esta funcionalidad en tu evento? Descubre cómo funciona en la práctica.
