Una conferencia es uno de los mejores tipos de eventos para quienes buscan atraer participantes y ampliar su alcance de venta de entradas.
Esto se debe a que reúne a participantes de las más diversas áreas de actuación, ya sean académicas o estrictamente profesionales.
Sin embargo, es necesario que sepas cómo organizarla de la forma correcta. Es decir, creando el tipo de conferencia que mejor combine con tu público.
Por eso, en este artículo, te voy a ayudar a construir tu conferencia, resolviendo todas tus dudas sobre:
- ¿Qué es una conferencia?
- ¿Cuándo deberías organizar una conferencia?
- Las principales conferencias del mundo
- Cómo organizar una conferencia
¿Qué es una conferencia?
Una conferencia es una reunión de personas con el objetivo de discutir las principales cuestiones y presentar soluciones sobre un tema específico.
Normalmente, reúne a especialistas de renombre para debatir el tema abordado en esa edición, pero sus debates ocurren de forma abierta.
Por eso, se caracteriza como una reunión formal de gran importancia para el sector, comúnmente de carácter técnico o científico.
Generalmente, la conferencia ocurre de forma anual. Pero esa frecuencia puede variar según su comisión organizadora.
Y hablando de comisión organizadora, este tipo de evento suele ser organizado por:
- Asociaciones y organizaciones profesionales;
- Organismos gubernamentales;
- Coaliciones;
- Organizaciones individuales.
De hecho, es muy común ver algunos ejemplos mundialmente conocidos, como conferencias sobre el clima y problemas sociales. ¿Ya viste alguna de estas?
¿Cuándo deberías organizar una conferencia?
1. Un problema necesita ser analizado
Como ya comenté, es común ver conferencias que abordan crisis u oportunidades para determinados sectores.
Por ejemplo, la ONU realiza anualmente la Conferencia de las Partes (COP) para discutir y organizar iniciativas sobre los impactos del cambio climático.
En el evento, los expertos dan charlas y proponen cambios para cada país, además de revisar las emisiones de gases de carbono.
También hay espacio para que los líderes políticos debatan.
2. El tema principal exige una conferencia
No siempre una conferencia gira en torno a problemas, sino también a debates que fomentan la importancia de un determinado asunto.
Por eso, es bastante común que se creen con diferentes enfoques, en diferentes períodos y para necesidades específicas.
Por ejemplo, entre las razones para la creación de conferencias están:
- Área de actuación o campo de conocimiento sin cohesión;
- Nuevos descubrimientos de investigaciones, métodos, trabajos, etc;
- Creación de una comunidad;
- Lanzamiento de nuevos productos o tecnologías;
- Networking dentro de la comunidad, entre otros.
3. Legitimación de un campo de conocimiento
Una conferencia también trae legitimidad y autoridad a campos de conocimiento que necesitan ser mejor desarrollados.
De esta manera, es importante que las conferencias ocurran con el objetivo de demostrar y acompañar el desarrollo del área.
Así, con el tiempo, la actividad puede legitimarse, ya sea dentro de un campo académico o profesional.
Las principales conferencias del mundo
Para entender mejor cómo funciona una conferencia, ¿qué tal inspirarte con ejemplos reales? Conoce las conferencias más famosas del mundo actualmente:
Conferencia TED
Para empezar, tenemos que hablar de TED. Esta es una de las conferencias más conocidas a nivel global y, actualmente, su modelo se replica en todo el mundo.
El evento se destaca por sus talks.
La Conferencia TED es un evento anual destinado a difundir ideas importantes.
En promedio, más de 70 conferencistas se reúnen para presentaciones, incluyendo música, performance y comedia.
Conferencia de las Partes (COP)
Como ya comentamos, la COP es una de las mayores conferencias del mundo en el área del cambio climático.
El evento ocurre anualmente desde 1995 y es organizado por la Organización de las Naciones Unidas (ONU).
Así, el objetivo es asegurar que los países miembros asuman compromisos con la agenda ambiental cada año.
Por lo tanto, la conferencia reúne a representantes de todo el mundo para discutir el cambio climático, las acciones tomadas por los países y plantear nuevas medidas a implementar.
Normalmente, el evento cuenta con la presencia de diplomáticos, representantes gubernamentales y miembros de la sociedad civil.
Por eso, la COP siempre determina cuál será la agenda de las acciones climáticas del año y guía el debate de otros eventos más pequeños en la misma área.
WWDC
Por aquí, siempre seguimos de cerca las grandes conferencias de tecnología.
Al fin y al cabo, siempre traen novedades y determinan la agenda del año en el área.
En ese sentido, cada gran empresa suele desarrollar su propia conferencia, como Google con el Google I/O. O Apple con la Worldwide Developers Conference (WWDC).
En el WWDC, Apple anuncia las novedades tecnológicas del año. De esta manera, la conferencia suele acercar al público al producto. ¡Pero va más allá!
También actúa en la formación, instruyendo a desarrolladores y realizando mentorías, charlas y talleres en el área.
Web Summit
Hablando de tecnología, otra conferencia súper importante en el área es el Web Summit.
Este evento nació en Dublín, en 2009, y contó con apenas 400 personas.
Pero el Web Summit fue creciendo y hoy recibe en promedio 70 mil participantes de todo el mundo.
De hecho, mueve tanto el mercado que el gobierno portugués pagó para que el Web Summit se realizara en Portugal durante 10 años.
Así, el país logra atraer a los turistas que viajan solo para participar en el Summit y estar al tanto de las mayores tendencias tecnológicas del año.
Cómo organizar una conferencia
1. Ten un checklist en mano
Al igual que cualquier otro tipo de evento, la conferencia necesita pasar por algunas etapas para que sea un éxito.
Por eso, ten en mano un checklist para eventos.
Con él, podrás recorrer todo el camino hacia la realización de tu evento, planificando y definiendo puntos importantes, como:
- Lugar del evento;
- Fecha y hora;
- Formato (presencial, online o híbrido);
- Acreditación;
- Certificados;
- ¡Y mucho más!
Y no necesitas preocuparte por crear un checklist desde cero. Puedes usar el material gratuito que creamos en Even3. Solo tienes que hacer clic en el banner de abajo.
2. Define los detalles del evento
Como ya comenté, existen diferentes tipos de conferencia, donde tu público objetivo puede variar según tu propuesta.
De esta manera, después de definir los requisitos básicos de tu evento, es hora de afinar tu propuesta para captar la mayor cantidad de participantes posible.
En este momento, debes definir elementos como:
- Tipo de conferencia;
- Tema abordado;
- Tópico específico para debate;
- Frecuencia del evento;
- Conferencistas;
- Medios de difusión.
Con esto, tendrás una propuesta de evento más clara, lo que también facilita la creación de las próximas ediciones.
3. Elige una plataforma de eventos
Después de definir la base de tu evento y también sus detalles, es hora de vender tus entradas y atraer participantes.
Sin embargo, la falta de herramientas que faciliten estas actividades es una de las cosas que más complican la vida de un organizador.
Por eso, es recomendable que utilices una plataforma de eventos online, como Even3. De esta manera, además de la practicidad, podrás alcanzar a más personas, eliminando la necesidad de una taquilla física.
Por ejemplo, en la plataforma de Even3 puedes crear formularios de inscripción online y vender entradas en un área de compra totalmente segura.
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