La organización de equipos en eventos es fundamental para garantizar una buena división y ejecución de las tareas.
Sin embargo, lograr hacer con que las personas trabajen en equipo es un verdadero reto.
Sabiendo de este problema, hemos creado este post con la regla de oro para organización de equipos en eventos científicos: ¡divide y vencerás!
Es necesario tener el máximo de control posible de las personas que trabajarán en tu evento. Y, para obtener ese control, es necesario compartir las personas en equipos menores, con funciones y responsabilidades especificas.
Así, con las partes trabajando en sintonía, el evento fluye de la mejor manera.
Trajimos los equipos esenciales y planteamos sus principales responsabilidades para que la organización del trabajo funcione de la mejor forma.
Coordinación y organización
La función de este equipo es una de las principales, y, por ello, es esencial…
(A função desta equipe é uma das principais, e, por isso, é essencial que o integre este time.)
La tarea de este equipo es planear todo el evento. Tus talleres, envíos de trabajo y exposiciones de trabajos, ponencias y cualquier actividad que el evento ofrezca.
Además de eso, es necesario coordinar y monitorear el trabajo de los otros equipos. El principal objetivo de este equipo es hacer con que el evento ocurra de acuerdo a lo planeado.
Comité técnico-científico y cultural
Es tarea de este grupo definir el contenido de los materiales que serán distribuidos, como cartillas, folletos, compendios, etc. Este equipo trabaja directamente con las tareas que el equipo de coordinación y organización planeó.
Es responsabilidad de el desarrollar el cronograma completo y detallado del evento.
Ella también debe entrar en contacto con los ponentes, coordinar las presentaciones de trabajos y demás actividades.
Equipo de acreditación y atención a los participantes
La principal responsabilidad de este equipo es ser la puerta de entrada de los participantes en el evento. Luego, ella también funciona como un punto de apoyo para las inscripciones.
Es necesario que este equipo haga la acreditación, monitoree la frecuencia de participantes y distribuya los materiales necesarios.
Equipo de atención y apoyo a los ponentes
El trabajo de este equipo empiza cuando los ponentes acepten participar del evento.
Es función de este grupo resolver el traslado y alojamiento de estes ponentes, monitoreando la llegada y la salida de ellos en el evento.
También es necesario repasar informaciones sobre el evento y su cronograma para los ponentes.
Es esencial que este equipo les de total suporte mientras estén ministrando sus actividades, o sea, compruebe microfono, proyector, luces, provea agua, etc.
Equipo ceremonial
Este equipo tiene la importante tarea de conducir todo el evento. Es ella que elabora el guión ceremonial y hace la locución de el por el microfono.
También es deber de ella recepcionar autoridades y profesionales importantes directamente.
Los dos principales momentos para este equipo son la ceremonia de apertura y de cierre.
Es importante que estos momentos sean preparados con mucha atención, pues uno es el primer contacto del participante con el evento y el otro, el ultimo.
Equipo de comunicación y divulgación
La divulgación de un evento es muy importante y tiene que ser hecha con mucha cautela.
Diferente de grandes empresas, los congresos no logran tener participantes por medio de la propaganda masiva.
Por ello, este equipo es tan importante.
Es responsabilidad de ella desarrollar toda la planificación de mídia que será utilizado y producir todas las piezas de divulgación.
Eso incluye layouts para canales digitales, como email marketing, redes sociales, etc; y para caneles impresos, como revistas, periodicos, etc.
Ese equipo también tiene que estar en constante contacto con la prensa pra que el congreso tenga la visibilidad necesaria.
Al fin del evento, es necesario hacer el clipping electrónico e impreso para tener el registro de lo que la mídia divulgó sobre él.
Equipo de tecnologia de la información
Este equipo es responsable por todo el auxílio tecnológico que el evento demanda. Eso abarca el acompañamiento de la instalación de equipos electrónicos, como pantallas, cables de red, routers, computadoras, etc.
Además de eso, es función del equipo de tecnologia de la información desarrollar sofwares y demás tecnologias.
Equipo de producción
Este equipo tiene el deber de concretar lo que fue planificado de la mejor manera. Eso incluye la decoración, iluminación, traslado, alimentación, etc.
Es necesario que este equipo obtenga facturas de los fornecedores y haga el repaso para el equipo de contabilidad para que el pago se efectúe.
Equipo comercial y de contabilidad
Es el equipo que toma cuenta de todo el financiero que involucra el evento.
Ellos deben tener el control de costes, hacer cotizaciones y gestionar contractos con fornecedores.
Monitoreo del fluxo de efectivo, pago de inscripciones y gestionamiento de patrocinios y donaciones son otras de las responsabilidades de este grupo.
Equipo de servicios generales y manutención
Este equipo tiene un deber bien amplio. Es trabajo de el instalar los cables eléctricos así como del telefono e iluminación.
Es necesario que ella llegue si el espacio está debidamente limpio y haga la manutención de esta higiene.
La limpieza y manutención de salones, salas de apoyo, auditorios y baños durante el evento es una tarea importante de este grupo.
Equipo de seguridad
Este equipo tiene la responsabilidad de proveer seguridad para todos los participantes del evento.
Ellos monitorean la entrada y salida de las personas, evitando que posibles amenazas arriesguen el bienestar del público.
Además, hacen rondas dentro del evento para identificar cualquier posible movimiento fuera de lo normal.
Equipo de aparcamiento
Este equipo debe coordinar el flujo de vehículos del evento.
Ellos controlan la llegada, la salida y el pago del aparcamiento. También es deber de este grupo indicar a autoridades y otros profesiones donde quedan sus plazas reservadas.
Saber cómo dividir tu equipo es esencial
Es necesario tener en cuenta que todo el evento funciona como un grande organismo vivo.
Para que este ocurra de la mejor manera, es necesario que cada equipo sepa exactamente cuál es su función y cuál es el papel de ella dentro del flujo del evento.
Suponer que los funcionarios ya conocen la rutina de trabajo no es una buena idea.
Aunque ya tengan experiencia, es necesario clarificar para cada uno como será el trabajo, lo que compone y cual es su objetivo.
No estamos hablando de job descriptions, que son descripciones del trabajo en formato de manuales extensos y fastidiosos.
Estamos hablando de explicar directamente a los funcionarios cuáles son sus funciones, asegurándose de que ha entendido y clarificando lo importante que es para la realización del evento.
Recuerda: la prisa es enemiga de la perfección, definitivamente.
Un problema muy común es la falta de tiempo de los organizadores. Muchas veces, debido a la prisa, ellos acaban no dejando estas informaciones claras a los miembros de los equipos.
Explicaciones rápidas resultan en actividades mal ejecutadas.
Apesar de parecer un proceso fastidioso, esa etapa ahorra mucho trabajo más adelante.
Ten un cuidado diferenciado mientras planeas la organización de equipos en eventos. Inspirar y orientar las personas que van a trabajar en tu evento es importante y hace gran diferencia en el resultado final.
