Cómo Hacer la Programación de un Evento en Even3 en 6 Pasos

Cómo hacer la programación de un evento en Even3 suele ser una duda común entre los organizadores. Al fin y al cabo, esta es una de las etapas que más cuidado exige al organizar un evento.

Esto se debe a que la programación del evento es lo que atraerá a tus participantes; es a través de ella que vas a captar el interés de las personas por tus contenidos y valores.

Por eso, contar con una plataforma de eventos como Even3 te ayudará a enfocarte en lo que realmente importa: promover los mejores contenidos y encontrar a los ponentes correctos.

Esto significa que Even3 puede automatizar las etapas más burocráticas del evento, como la organización de horarios y la distribución de presentaciones de trabajos. Te enseñamos cómo hacerlo:

• Lo que no puede faltar en la programación del evento;
• Cómo hacer la programación de un evento en Even3.

Lo que no puede faltar en la programación del evento

• Ofrece actividades atractivas, como minicursos, talleres, coffee breaks y, por supuesto, presentaciones de trabajos;
• Muestra quiénes son los ponentes;
• Presenta la programación completa, destacando claramente las actividades simultáneas;
• Las presentaciones de trabajos pueden incluir información como área temática, modalidad del trabajo, tiempo disponible para la presentación y presentadores/expositores.

Cómo hacer la programación de un evento en Even3

A la hora de distribuir los trabajos para organizar la programación científica de tu evento, ten en cuenta:

1. El tipo de actividad

¿Es una clase, conferencia, charla o presentación de trabajo? Sea lo que sea, dejar claro el tipo de actividad es esencial tanto para atraer nuevos participantes como para organizar mejor tu evento.

Por ejemplo, las presentaciones orales necesitan cuidados extra, como jurados evaluadores y salas de presentación con horarios específicos para cada trabajo.

La exposición de pósteres, en cambio, te permite reservar el mismo espacio, virtual o presencial, para varios autores. En Even3, puedes realizar esta división y organizar la programación científica estableciendo los lugares donde se realizarán las actividades, la duración de cada una, la fecha y el horario.

2. La duración de la presentación

Hablando de horarios, es buena idea establecer un tiempo máximo de presentación, sobre todo para las presentaciones orales, ya que debes organizar los horarios para que encajen en la grilla general del evento.

También es importante dejar un intervalo entre una presentación y otra. Así, los autores pueden preparar sus materiales y evitar imprevistos durante la actividad.

Por eso, la plataforma de Even3 calcula y distribuye automáticamente la cantidad de trabajos que se programarán en una sesión, basándose en el horario definido y en el tiempo de presentación de cada trabajo.

Por ejemplo, si una sesión dura 1 hora y el tiempo de presentación por trabajo es de 10 minutos, la plataforma distribuirá automáticamente seis trabajos en la sesión.

Consejo de Even3: Define el tiempo de presentación de los trabajos directamente en las reglas de envío de tu evento. Así los participantes podrán organizarse mejor.

3. Define el área temática y la modalidad del trabajo

Ya sabes que los eventos multidisciplinarios suelen dividir sus trabajos por áreas temáticas, ¿verdad? Entonces, para que la programación de presentaciones quede lo más organizada posible, intenta dividir las salas y los horarios de las presentaciones según las áreas temáticas y las modalidades de los trabajos.

Así, los participantes no se perderán entre presentaciones y encontrarán más fácilmente lo que buscan. Define esta información al registrar una nueva actividad en Even3, ya que la distribución automática de los trabajos también tiene en cuenta las áreas temáticas.

4. Elige coordinadores de área

Con muchas áreas temáticas, trabajos y participantes presentando, es común que surjan dudas antes, durante y después del evento. Por eso, es buena idea establecer un coordinador por área temática.

Será responsable de resolver dudas de los participantes, guiarlos sobre la organización de los espacios de presentación y también de resolver imprevistos, si ocurren, el día del evento.

Además, los coordinadores pueden ser un excelente puente de comunicación entre los participantes y la organización en la etapa posevento, ya que muchos contactan para solicitar constancias y certificados que comprueben su presentación.

De hecho, el tema de los “certificados” suele generar récords de dudas y llenar la bandeja de entrada de los organizadores, pero con algunas buenas prácticas es posible generar los certificados minutos después de que termine el evento.

5. Destaca al ponente y agrega información sobre él

Siguiendo con las personas clave del evento, el ponente marca una gran diferencia en tu programación, ¡así que asegúrate de destacarlo!

Para empezar, agrega el nombre del ponente en la actividad de tu programación y elige su función en el evento. En Even3, puedes asignar funciones como ponente, monitor, soporte, comentarista, examinador y mucho más.

En este caso, debes agregar el currículum de la persona elegida, además de brindar información adicional sobre ella, ya que la plataforma de Even3 ofrece un sitio web para el evento con un área exclusiva para presentar a cada ponente.

6. Evita los choques de horario

Es imposible que un participante presente dos trabajos al mismo tiempo, ¿verdad? Por eso, ten mucho cuidado al organizar la programación científica del evento y evita los choques de horario.

En Even3, puedes habilitar la opción “No permitir choques de horario” para que confusiones como esta no ocurran el día del evento.

Habilita o deshabilita la opción de choque de horario en la plataforma de Even3

Finalmente, con estos consejos, ya puedes hacer realidad la programación de tu evento. Al fin y al cabo, contar con una plataforma de eventos facilita mucho la forma en que tú y tus participantes reciben la programación del evento.

Entonces, ¿qué tal encontrar más soluciones para difundir aún más tu evento y mejorar la experiencia de los participantes? ¡Cuenta con una asesoría gratuita y en línea con nuestros especialistas en eventos!