¿Sabías que el 80% de los organizadores de eventos miden el éxito según el engagement de los asistentes?
Al fin y al cabo, este es uno de los mayores desafíos en la organización de eventos. Pero no tiene por qué ser tan difícil.
Hoy en día existen soluciones tecnológicas prácticas y accesibles para aumentar la interactividad en los eventos, como aplicaciones y herramientas en línea. ¡Algunas son incluso gratuitas!
Además, también pueden ayudarte a planificar el lugar, dividir las tareas esenciales de tu evento, acreditar a los participantes y mucho más.
Conoce las principales herramientas para:
- Planificación de eventos;
- Organización de tareas;
- Finanzas;
- Comunicación y Marketing;
- Gamificación y entornos virtuales;
- Acreditación;
- Plataformas de eventos.
Planificación de eventos
La planificación del evento es una de las etapas con más detalles. Al fin y al cabo, es en esta fase donde vas a enumerar todas las actividades necesarias para alcanzar tus objetivos, además de asignarlas a los responsables.
Siempre existe el riesgo de dejar algo fuera o no poder seguir el avance de las tareas. Pero hay muchas herramientas que pueden ayudarte, como:
Evernote
Evernote es ideal para la planificación, ya que permite crear notas y tareas. Quizás sea una de las aplicaciones más completas para unir planificación y organización de tareas.
Puedes usarlo para hacer listas de verificación, almacenar ideas, compartir documentos y más. Como funciona de forma similar a un gran cuaderno de notas, puedes crear diferentes secciones para cada parte esencial de tu evento.
Evernote también permite combinar distintos tipos de archivos, como texto, video, imagen, audio y PDF. Por último, puedes compartir las notas con tu comité organizador para que todos colaboren en la planificación del evento.
Evernote tiene un plan básico gratuito, pero las funciones avanzadas son de pago.
Lucidspark
Lucidspark es una herramienta ideal para crear mapas mentales y generar colaboración en tu equipo. Imagina una pizarra virtual que ayuda a plasmar tus mejores ideas.
Con esta herramienta puedes crear, editar y compartir mapas mentales de forma práctica y rápida. Permite visualizar las etapas del evento de manera clara y organizada.
Los mapas mentales también facilitan comunicar el plan del evento de forma eficiente con tu equipo, ponentes y participantes. Lucidspark también permite integraciones con herramientas como Slack y Google Drive.
Otras aplicaciones similares:
Miro — Aunque un poco más complejo, Miro puede ser una plataforma aún más completa que Evernote. Esto se debe a que es una pizarra digital interactiva, así que su diseño puede crearse como tú decidas. Miro puede crear mapas mentales, diagramas, proyectos… ¡hay infinidad de plantillas disponibles! Los usuarios pueden dejar comentarios, pegar imágenes, textos, formas e incluso dibujar. También es posible compartir el tablero con otros miembros de tu equipo, y es una plataforma gratuita.
Canva Docs — Canva Docs también puede ser una opción simple, fácil de usar y bastante accesible. Es un editor de documentos optimizado para el formato visual, capaz de crear estructuras muy dinámicas y explicativas, e incluso usar inteligencia artificial para ayudar en la redacción. Entre sus principales funcionalidades están la creación gratuita e intuitiva de agendas y listas de tareas.
Planilla de planificación de Even3
¿Ya te detuviste a pensar en todo lo que debes considerar al planificar tu evento? El equipo de especialistas en eventos de Even3 creó una planilla con las principales actividades de la etapa de planificación.
Así, nada escapará a tu control, y las tareas podrán asignarse a los responsables, con plazos definidos y seguimiento del estado. También incluye una lista de verificación para durante y después del evento, lista de alianzas, calendario de redes sociales y mucho más.
De esta forma, puedes centralizar la información clave de tu evento en un solo lugar y depender menos de aplicaciones externas. Si prefieres, puedes simplemente listar las actividades en aplicaciones de organización de tareas e invitar a los responsables — ¡una combinación perfecta!
Organizadores de tareas
Asana
A diferencia de los planners y pizarras interactivas, los organizadores de tareas son mucho más simples y directos. Básicamente, vas a crear listas de actividades, marcar a los responsables, fechas de finalización y seguir el avance.
Aunque parezca simple, estas aplicaciones son ideales para que todos tengan una visión amplia de las actividades pendientes y puedan solicitar tareas a otras personas también. En Asana, por ejemplo, hay una lista con todas las tareas que debes completar.
Además, es posible crear tableros para grupos de actividades, compartirlos con personas y crear un equipo — todo disponible en la versión gratuita.
Otras aplicaciones similares:
Todoist — De forma similar a Asana, Todoist es una aplicación que también permite crear tareas y proyectos. Tiene una versión gratuita y puede compartirse con equipos.
Trello — También está la opción de Trello. Gestiona proyectos en listas de forma extremadamente versátil. Es posible definir lo que aún falta por hacer, lo que está en curso y lo que ya se completó. Así, puedes organizar tu evento para que nada pase desapercibido o se olvide.
Finanzas
Normalmente, las finanzas de un evento son el área que más necesita ayuda de herramientas externas, incluso si cuentas con una plataforma de eventos para seguir la venta de tus entradas.
Al fin y al cabo, debes lidiar con patrocinadores, cambios de tarifas, emisión de facturas… Conoce herramientas que pueden ayudar a tu equipo de finanzas:
Planilla de finanzas de Even3
Por supuesto, una plataforma de eventos como Even3 puede ayudarte a llevar un control automático de los ingresos y egresos de tu evento en el menú de Ventas. En ese caso, una planilla de finanzas es un complemento ideal para mapear los gastos que debes esperar en el evento.
Además, puede estimar cuánto patrocinio deberías buscar o esperar recibir. Por eso, Even3 creó la Planilla de Finanzas 2.0. En ella puedes mapear gastos, inversiones y resultados de ingresos. Descárgala gratis.
ContaAzul
Para algunos organizadores, la gestión financiera del evento es mucho más compleja. Por ejemplo, los eventos corporativos pueden tener necesidades contables y recibir algunos pagos fuera de la plataforma del evento.
O grandes eventos con un flujo de caja más intenso, como pagos atrasados, contratos con proveedores, entre otros. En esos casos, existen herramientas que ayudan a organizar las finanzas, como ContaAzul.
Con ella puedes controlar tu flujo de caja, generar informes y hacer seguimiento de pagos atrasados. También es posible recibir pagos mediante facturas, emitir documentos fiscales e integrarla con Even3.
eNotas
Hablando de emisión de documentos fiscales, una de las herramientas más populares para este fin es eNotas. ¡Si solo deseas emitir facturas de forma más simplificada, eNotas es la elección perfecta! También puede integrarse con la mayoría de las plataformas de eventos, incluyendo Even3.
Comunicación y Marketing
El marketing de un evento es una de las áreas que más se puede beneficiar del uso de herramientas. Esto se debe a que hay muchas aplicaciones que hacen los procesos de diseño y redacción mucho más simples, incluso para quienes no son profesionales del área. Entonces, ¿qué tal explorar algunas posibilidades?
Canva
Para empezar, debo decir que Canva es posiblemente una de las herramientas más importantes de esta lista. Esto se debe a que es extremadamente útil para crear la identidad visual de tu evento.
Es muy utilizado por organizadores para crear publicaciones en redes sociales, banners, folletos, portadas de eventos y más. Por supuesto, no reemplaza el trabajo de un diseñador profesional, pero es una gran opción para quienes no tienen presupuesto para contratar a uno.
Canva ofrece diseños gratuitos y editables. Así que solo necesitas usar tu creatividad y crear.
ChatGPT
Siguiendo con la creación de contenido, probablemente necesitarás escribir textos atractivos para comunicarte con tus participantes. Prepárate para crear leyendas para redes sociales, correos electrónicos, textos publicitarios y mucho más.
¡Pero no te preocupes si no tienes mucha experiencia escribiendo! La inteligencia artificial de ChatGPT puede ayudarte. Funciona así: escribes tu solicitud y la máquina responde con el texto pedido.
Por ejemplo, le pedimos que creara “un texto publicitario alegre para anunciar la apertura de inscripciones de un evento en Instagram.” Ciertamente, no es un trabajo tan bueno como el de un redactor profesional, pero puede servir como guía o inspiración. Solo necesitarás hacer pequeños ajustes y publicar. ¡Genial, ¿no?!
CapCut
Otra tendencia en redes sociales son los videos con subtítulos! ¿Sabías que la mayoría de los usuarios no escuchan el audio de los videos de Instagram? Por eso, los subtítulos son cada vez más esenciales.
En ese caso, puedes usar aplicaciones de edición con creación automática de subtítulos, como CapCut. La aplicación también cuenta con soluciones de edición, recorte, filtros, capas y audio para videos.
Calendario de publicaciones de Even3
Ahora que ya sabes cómo crear publicaciones para redes sociales, ¡es hora de organizarlas! Con el calendario de publicaciones de Even3, puedes planificar tus publicaciones y crear un cronograma.
También puedes contar con sugerencias de contenido y una guía de primeros pasos para activar tus redes sociales — ¡ideal para quienes están comenzando!
Mailchimp
Aunque algunas plataformas de eventos, como Even3, permiten enviar correos electrónicos dentro de la propia herramienta, algunos eventos necesitan una herramienta de email marketing más robusta para captar la atención de su público y recopilar datos de personas interesadas en el evento.
Actualmente hay muchas opciones en el mercado que compiten con Mailchimp. Pero sigue siendo una de las plataformas más accesibles, con planes gratuitos y de pago.
Otras herramientas similares:
Sendinblue — Sendinblue es una plataforma de marketing con funcionalidades diversas. Aunque su fuerte es el email marketing, cuenta con landing pages, automatizaciones y formularios, además de soluciones como anuncios en Facebook, chatbots e incluso la posibilidad de enviar campañas de SMS y WhatsApp. Sin embargo, al igual que Mailchimp, sus opciones gratuitas son más limitadas.
RD Station — Similar a las otras opciones, RD Station también es una herramienta de marketing. La diferencia es que es una herramienta brasileña de pago y un poco más completa, con funciones de ventas, panel de palabras clave y puntuación de leads. Suele ser utilizada por perfiles más profesionales, con equipos de marketing más grandes. También puede integrarse con plataformas de gestión de eventos.
Meetoo
Meetoo es una aplicación para encuestas y mensajes en tiempo real. Con ella puedes fomentar el engagement en tu evento, promover la colaboración y conocer mejor a tus asistentes. Permite la conexión entre los participantes del evento, el intercambio de ideas e incluso recibir comentarios mientras el evento sucede. Meetoo tiene planes gratuitos y de pago.
Interactividad en eventos
Edupulses
Edupulses es una de las herramientas de gamificación más conocidas en Brasil. Puede ayudar a los ponentes a crear presentaciones más dinámicas mostrando resultados inmediatos y respuestas en vivo de los participantes.
Edupulses es una solución basada en metodologías activas de enseñanza que impulsa la interacción. Con el plan gratuito, es posible crear diapositivas con nubes de palabras y cuestionarios de hasta 3 preguntas por evento, que se muestran en tiempo real.
Otras herramientas similares:
Sli.do — Crea presentaciones interactivas de forma sencilla con Sli.do. La herramienta permite integración con aplicaciones de diapositivas, como Google Slides, de forma gratuita.
Wooclap — Intégrala con Google Slides, PowerPoint y otras opciones. Crea preguntas y proporciona un código para que los participantes respondan en tiempo real en Wooclap.
MeetingPulse — De forma similar, MeetingPulse también permite la integración con PowerPoint para crear encuestas y votaciones. Los participantes también pueden interactuar enviando preguntas.
Braindate
Braindate es una plataforma para generar networking en eventos. Su objetivo es crear conexiones valiosas entre los participantes. La herramienta cuenta con funciones como foros, reuniones grupales, perfiles de usuario y más. Normalmente se usa en eventos en línea y videoconferencias.
El único punto negativo es que Braindate es una plataforma internacional, por lo que cobra en dólares y solo tiene una versión en inglés. ¡Pero vale la pena conocerla!
Acreditación
Even3 Acreditación
El momento de la acreditación define cómo los participantes percibirán tu evento — al fin y al cabo, es la primera impresión que tendrán. Por eso, es ideal contar con una aplicación de acreditación para reducir las filas y crear una experiencia positiva.
Pensando en eso, Even3 desarrolló una aplicación que automatiza esta etapa. Puede leer códigos QR y registrar asistencias en segundos, e incluso funciona sin conexión. Esto agiliza el ingreso de los participantes y protege contra imprevistos, como la falta de internet.
También puedes combinar la aplicación con otras funciones de la plataforma, como los quioscos de autoacreditación.
Plataformas de eventos
Even3
Por último, una plataforma de eventos puede centralizar muchas de las herramientas que necesitas para un evento exitoso. Con Even3, puedes contar con soporte para la mayoría de las funciones necesarias en un evento.
La plataforma resuelve automáticamente los principales problemas del organizador, como la creación del sitio web del evento, formularios de inscripción, certificados y más. Even3 también cuenta con funciones gratuitas como envío de correos, captación de leads, chat, encuestas y preguntas en transmisiones en línea, y mucho más.
Ideal para todo tipo de eventos, la plataforma de Even3 es gratuita. ¡Comienza a crear tus eventos hoy mismo!
