¿Alguna vez te preguntaste cómo crear una programación para eventos híbridos? Unir lo presencial con lo virtual en las actividades de tu evento es lo que marcará la diferencia en tu éxito.
Esto se debe a que lo que hace memorable a un evento híbrido es, principalmente, la tecnología y las experiencias compartidas, incluso en espacios (físicos y virtuales) diferentes.
Por eso, construir una programación para este tipo de evento es una responsabilidad que exige algunos cuidados y la búsqueda de soluciones innovadoras.
Pensando en esto, elaboré este artículo completo para que aprendas los conceptos básicos, veas ejemplos y crees tu propia programación. Descúbrelo a continuación:
- ¿Cuál es la importancia de una programación bien estructurada?
- Cómo crear una programación;
- Ejemplo de programación para eventos híbridos;
- Cómo expandir la presencia de tu evento.
¿Cuál es la importancia de una programación bien estructurada?
Seguramente, si tomaste la decisión de organizar un evento híbrido, sabes que tu misión es unir lo presencial con lo virtual de la mejor forma posible.
Por eso, ¡debes invertir en la programación híbrida de tu evento! Esto se debe a que es ahí donde la unión o separación de los públicos va a suceder.
Como buen organizador, debes saber cuáles son los momentos de ofrecer una experiencia compartida entre todos y cuándo es posible insertar actividades específicas para cada público.
Además, con una programación bien estructurada logras:
- Generar valor para el evento;
- Crear más espacios para patrocinadores;
- Promover acciones específicas para cada público;
- Posibilitar experiencias únicas;
- Saber exactamente cuáles son las tecnologías y soluciones necesarias para involucrar a tus participantes.
¿Cómo crear una programación para eventos híbridos?
Para empezar, es importante que ya tengas definidos algunos elementos básicos para la realización de un evento híbrido, como:
- Ponentes;
- Lugar del evento;
- Formatos de transmisión;
- Equipos (iluminación, micrófonos, cámaras, pantallas, etc.);
Esta será tu base para crear una programación para eventos híbridos y te dará soporte a la hora de pensar en actividades más atractivas.
1. Define la estructura de tu evento híbrido
Como sabemos, el evento híbrido debe reunir a los públicos en línea y presencial en su experiencia.
Pero, para eso, se deben tomar algunas decisiones, como el formato de tus actividades y cómo funcionarán en la práctica.
Es decir, es hora de mapear los equipos necesarios, realizar pruebas, verificar la estructura del lugar del evento…
Como hay tantas opciones, debes mirar cada actividad de tu evento de forma individual, decidiendo qué es posible hacer y cómo puedes ofrecer el máximo de experiencia compartida.
Por ejemplo, las transmisiones en vivo de charlas son muy comunes en eventos híbridos. Sin embargo, necesitas prestar atención a la estructura de este tipo de actividad, evaluando cuestiones como:
- ¿Esta actividad tiene sentido/será atractiva para mi público?
- ¿Cuáles son los equipos necesarios? ¿Caben en mi presupuesto? ¿Puedo usarlos?
- ¿Ambos espacios, físico y presencial, tienen la estructura para esto?
- ¿Mi ponente está preparado para esta actividad? ¿Cómo puedo prepararlo?
Por último, recuerda: tu evento no necesita estar completamente dividido entre presencial y en línea, pero se volverá mucho más interesante si ofrece más oportunidades de interacción entre los públicos.
2. Ofrece una experiencia impactante para ambos públicos
Aunque en algunos momentos existan actividades exclusivas para cada público, el evento híbrido todavía necesita funcionar para todos.
Por eso, necesitas crear una estrategia para que ambas audiencias se sientan incluidas en la programación, aunque sea en formatos diferentes.
Algunos consejos de actividades son:
- Prueba transmitir en vivo alguna charla presencial, o viceversa. Así, puedes aprovechar el chat en línea para responder dudas y unir a las audiencias;
- Tus contenidos presenciales pueden grabarse, editarse y ponerse a disposición en una plataforma en línea como contenido extra, e incluso venderse después;
- Crea salas de conferencia digital donde los participantes en línea puedan hacer networking, igual que el público presencial;
- Ofrece oportunidades de interacción creando comunidades virtuales;
- Utiliza estrategias de gamificación;
- Invierte en tecnologías específicas para involucrar a los participantes virtuales, como reacciones, aplausos y mensajes dirigidos;
- Después del evento, promueve otros encuentros presenciales con participantes de una misma ciudad.
En resumen, a la hora de crear una programación para eventos híbridos, ¡el contenido significativo, las experiencias memorables y el soporte siempre disponible marcan toda la diferencia!
Ejemplo de programación para eventos híbridos
Ahora que tu programación está completa, en la parte de estructuración de la grilla de actividades, es recomendable que dejes clara la información principal para todas las personas del evento.
Deja explícito el día, horario, nombre de la charla, nombre del ponente y en qué plataforma se transmitirá esa actividad.
También es importante especificar información de las actividades presenciales, como el nombre de la actividad, la persona responsable y la sala o el escenario.
Entonces, veamos un ejemplo de cómo se puede exhibir tu programación híbrida, dividiendo la grilla por los elementos ya mencionados. Míralo aquí:
Es importante notar que en cada charla o actividad, tuve el cuidado de mostrar a los ponentes.
Esto se debe a que es un punto que agrega valor a la grilla de programación, principalmente si uno de tus ponentes es reconocido en su campo de conocimiento.
Además, ¿notaste que en la programación coloqué etiquetas indicando las actividades presenciales y en línea? Lo estructuré así para que quede claro para el participante dónde se realizará cada charla, optimizando la legibilidad de la grilla.
Cómo expandir la presencia de tu evento híbrido
Crear una programación para eventos híbridos puede volverse mucho más fácil con el uso de una plataforma de eventos, como Even3.
Esta facilidad se debe a la gran variedad de herramientas que una plataforma como esta puede ofrecer.
En Even3 puedes enviar correos a todos tus participantes y enviar certificados de forma masiva, tal como lo hicieron otros eventos exitosos que ya pasaron por la plataforma.
Y claro, también obtienes un sitio exclusivo para tu evento, con un espacio dedicado únicamente a la difusión de tu programación.