¿Sabías que puedes empezar a recibir el pago de tus inscripciones en dólares, pesos, euros y mucho más? ¡Todo esto sucede en los eventos internacionales!
Me encanta este tipo de evento, pero para que sea un éxito, tiene que estar bien hecho.
En el afán de aprovechar todos los beneficios de los eventos internacionales, muchos organizadores olvidan puntos importantes, como la seguridad en el pago, la integración de los participantes y la traducción simultánea.
¡Pero tú puedes hacerlo diferente! En este artículo te voy a explicar cómo organizar eventos internacionales y darte consejos de herramientas y funcionalidades que te van a ayudar. ¡Vamos allá!
¿Por qué organizar eventos internacionales?
De entrada, los eventos internacionales tienen beneficios que muchos organizadores buscan, como el aumento del público objetivo.
Pero la tecnología trajo aún más razones para realizar eventos internacionales, entre ellas:
- Mayor facilidad de organización para eventos en línea;
- La posibilidad de hacer networking internacional;
- Más visibilidad para tu marca.
Sin embargo, aprovechar estos beneficios exige un esfuerzo adicional por parte de la organización.
Por eso, ¿ya te has puesto a pensar en los puntos de atención a la hora de organizar un evento internacional? ¡Descúbrelos en el siguiente apartado!
¿Cómo organizar un evento internacional? 5 pasos
1. Planifica todo con anticipación: calendario y programación
En primer lugar, la planificación debe ser tu principal punto de atención.
Esto se debe a que, además de las necesidades comunes de cualquier evento, los eventos internacionales requieren algunos cuidados previos, comenzando por la definición de la agenda.
El calendario y la programación son puntos cruciales al momento de la organización, porque pueden ser una tarea un poco más compleja.
Al final, dependerán de una agenda internacional y ocurrirán en diferentes zonas horarias, lo que puede influir en el formato y el horario de las actividades de tu programación.
Para no perderte, puedes monitorear todo a través de nuestra planilla gratuita y compartirla con tu equipo organizador.
De forma práctica, si tu evento es en línea, hay mayor facilidad.
Sin embargo, las transmisiones en vivo exigirán tanto el esfuerzo de alinear agendas como la atención a los husos horarios.
#ConsejoEven3: Las transmisiones grabadas funcionan muy bien en eventos internacionales, ya que no necesitas preocuparte por la zona horaria, la agenda o inestabilidades en la conexión del ponente.
Para hacer el video grabado más atractivo, puedes recopilar preguntas previamente con los participantes y pedirle al ponente que las responda en video, siempre mencionando el nombre de quien preguntó.
Además, los videos grabados pueden ponerse a disposición para que los participantes los vean cuando quieran, agregando más valor a tu evento.
2. Garantiza varias formas de pago seguras e internacionales
En cuanto empieces a organizar un evento internacional, te vas a encontrar de inmediato con un problema: las diferentes monedas.
En este caso, no solo será un problema el pago a ponentes y proveedores, sino, principalmente, las entradas de los participantes.
Por este motivo, tu prioridad al organizar eventos internacionales debe ser la elección de la plataforma de pago en línea.
Es decir, una plataforma de eventos que permita la conversión automática de monedas en la venta de inscripciones, sin ninguna dificultad para ti ni para tu participante.
Esto evita el pago de tasas de conversión e impuestos, haciendo que tus entradas sean más accesibles y fáciles de adquirir, ya que el participante realizará toda la compra en su moneda local.
Por ejemplo, en Even3, al crear un evento internacional, recibirás todos los pagos en reales brasileños, sin importar la nacionalidad y la moneda del participante.
Sin embargo, la moneda que verán tus participantes dependerá de su país de pago. Exactamente como sucede en sitios internacionales, ¿sabes?
Así, un participante mexicano puede comprar tranquilamente su entrada para un evento brasileño, ya que la propia plataforma hará la conversión de pesos mexicanos a reales.
Según Ebanx, aceptar solo tarjeta de crédito disminuye el número de personas que completan la compra.
Esto se debe a que solo en América Latina, el 60% de la población utiliza otros medios de pago, siendo los medios locales los más populares, como PIX en Brasil, Oxxo en México y Baloto en Colombia.
Por eso, ofrecer medios de pago locales es una forma de aumentar las ventas y alcanzar a un público más amplio para tu evento, incluyendo a personas que no tendrían una tarjeta de crédito internacional para inscribirse.
3. Traduce las principales áreas de tu evento
Ahora bien, para llegar hasta el pago de la inscripción, ¡es esencial que tu participante pueda leer la información del evento!
Esto no es solo para concretar una venta, sino, principalmente, para que se sienta bienvenido y tenga una buena experiencia.
Por eso, ¡la traducción es esencial! Tanto en los textos de tu evento, como en las charlas y en las principales áreas de acceso del participante.
Traducción en la plataforma de eventos
Cuando hablamos de traducción en las principales áreas de acceso del participante, nos referimos a la capacidad de la plataforma de traducir algunas áreas del evento, como el sitio y el área de pago de inscripciones.
Por ejemplo, en Even3 hay un área exclusiva para los participantes, donde pueden elegir en qué idioma quieren ver la información, estando disponibles el inglés, el portugués y el español.
Así, tienen acceso directo a la programación del evento, envío de trabajos, certificados y mucho más, en el idioma que prefieran.
De la misma manera, el módulo de traducción de Even3 permite traducir completamente el sitio del evento, con hasta tres idiomas disponibles, aumentando el alcance de tu sitio.
Traducción simultánea en el evento
Aún respecto a la traducción, los ponentes que no hablan el idioma oficial del evento probablemente necesitarán traducción para sus charlas.
Para esto, puedes optar por equipos de traducción instantánea, en el caso de eventos presenciales, intérpretes en vivo o subtítulos en tus videos grabados.
4. Cuidado para no exceder el presupuesto
Hablando de la contratación de equipos, llegamos a un punto muy importante para los organizadores: el presupuesto.
Al momento de organizar tu evento internacional, te encontrarás con algunas necesidades específicas, como la compra de equipos de traducción, la contratación de una plataforma de eventos o incluso el pago a ponentes.
De hecho, exige un poco más de presupuesto, pero eso también se valora en el precio de tus entradas.
Por lo tanto, es fundamental planificar bien tus finanzas, equilibrando inversiones y estructura con un precio justo para tus entradas.
Así, tendrás previamente una idea de cuánto puedes gastar en cada área, sin cobrar precios inaccesibles para tu perfil de participantes ideal.
Un buen consejo es planificar todo con nuestra tabla de finanzas gratuita.
Después de estos puntos, todavía puedes:
Buscar patrocinadores
¡Los eventos internacionales suelen ser bien vistos por grandes empresas!
Así que aprovecha esta oportunidad para reforzar los valores de tu evento y presentar propuestas de patrocinio a las empresas adecuadas.
Cotizar tus entradas de la forma correcta
Para tener una idea de cuánto cobrar en la inscripción, considera fijar el precio alrededor del 25% del valor original del evento y depender menos de los patrocinios en algunos casos.
5. Amplía tu difusión
Finalmente, ¡estamos listos para comenzar la difusión! Y déjame decirte que la mejor parte de los eventos internacionales es su alcance.
En este escenario, trabajando de la forma correcta, tu equipo de marketing puede aumentar el público de tu evento y vender aún más entradas.
Un buen consejo es apostar por anuncios pagos en redes sociales. Es decir, contenido dirigido que puede ayudarte a probar nuevas posibilidades para la difusión de tu evento y aprovechar los resultados.
Vuélvete global como Even3
Una vez que tu evento internacional ya está listo y bien estructurado, ¿qué tal ponerlo en práctica en una plataforma global?
Even3 es una plataforma que ayuda a organizar eventos en todo el mundo, ofreciendo soporte para varios idiomas.
Abarca más de 100 países y, en consecuencia, participantes de todo el mundo, con más de 100 medios de pago disponibles y decenas de monedas aceptadas, con conversiones realizadas dentro de la propia plataforma.
Además, tu evento se muestra en las páginas de Even3, en contenidos para participantes y en Google.
