Planificar los gastos de eventos es una de las tareas que más suele ser un dolor de cabeza para los organizadores.
Los gastos son todos los esfuerzos financieros realizados por un equipo, una organización o una empresa para alcanzar un objetivo.
En la realidad de los eventos, es todo el dinero que sale de caja para organizar un evento.
Por lo tanto, los costes, los gastos, los beneficios, las pérdidas y las inversiones son elementos que se derivan de los gastos del evento.
Organizar un evento implica muchos pasos y tareas. Durante este proceso, es esencial llevar a cabo una planificación de los gastos que tendrás con tu evento.
En este artículo, te daremos 9 consejos sobre cómo planificar mejor los gastos de tu evento en una hoja de cálculo financiera. Sin estrés ni confusión.
1. Planifica con antelación
Es fundamental, a la hora de organizar un evento, que la planificación financiera esté bien hecha y se lleve a cabo con suficiente antelación.
Es esencial adecuar los objetivos de la organización al dinero disponible para la realización del evento, sin sobrepasar los límites del presupuesto.
Todas las acciones siguientes dependen de cómo se gastará ese dinero.
Cuando los gastos de un evento son demasiado elevados, hay que buscar alternativas para sufragarlos.
Algunas estrategias funcionan muy bien, como la búsqueda de patrocinios, colaboraciones y subvenciones de apoyo.
¡Pero recuerda siempre valorar el éxito de tu evento!
Por ello, no tiene sentido celebrar un evento súper rentable—que sea muy ventajoso para la organización—, pero que ofrezca una experiencia negativa al participante.
El primer paso, por tanto, es hacer una lista de todas las cosas que necesita tu evento, para poder evaluar lo que, de hecho, es factible y cómo se gestionará el dinero.
2. Sabe diferenciar qué gastos del evento son fijos y cuáles son variables
Para un organizador es esencial tener una idea de qué gastos del evento son fijos y cuáles pueden variar.
Así será más fácil tomar decisiones y planificar tu evento de la mejor manera.
Al fin y al cabo, el presupuesto es lo que determina el camino que debes tomar a la hora de elegir un servicio o producto para tu evento.
Hay que tener en cuenta que existen dos tipos de gastos de eventos: fijos y variables.
Los costes fijos son los que tendrás que tener independientemente del número de asistentes a tu evento. Sin ellos, el evento no se produce.
Hemos elaborado una lista de los principales gastos de eventos que suelen ser fijos:
- Lugar donde se celebrará el evento
- Producción previa al evento
- Difusión y promoción del evento
- Equipo técnico de las salas (sonido, proyección, mobiliario, decoración, etc.)
- Producción gráfica: impresión de carteles y de toda la señalización que se utilizará en el evento.
- Transporte y alojamiento (si es necesario) de los conferencistas e invitados especiales
- Traductores (en caso de tener participantes que hablen diferentes idiomas)
- Sistema de gestión de eventos para inscripción, acreditación y certificados
- Seguros de los equipos y del personal
Mientras tanto, los costes variables están vinculados al número de participantes. He aquí algunos ejemplos:
- Material de acreditación para los asistentes (credenciales, programas, folletos, merchandising, regalos o recuerdos, blocs de notas, bolígrafos personalizados, etc.)
- Almuerzos y cenas
- Propinas
- Aparcamientos
- Personal temporal para los días del evento
- Computadoras y mobiliario para el sector de acreditación
- Servicio de coffee-break
- Gastos con servicio de seguridad y limpieza
3. Haz tu propio presupuesto, ¡no imites el de los demás!
A menudo los organizadores optan por gestionar los gastos del evento a partir de una plantilla o fórmula ya preparada.
Sin embargo, cada evento tiene sus propios gastos y características, por lo que la planificación debe ser lo más personalizable posible.
Cualquier detalle añadido puede suponer una diferencia total en el presupuesto final del evento.
Si utilizas una plantilla de hoja de cálculo financiera, adáptala a la realidad de tu evento.
Recuerda: ¡lo que tiene total sentido para algunos eventos puede no tenerlo para otros!
4. Investiga detalladamente
¿Por qué no aprovechar la facilidad que nos brinda Internet y buscar precios más asequibles?
Con una simple búsqueda en Google, puedes encontrar las empresas que prestan los servicios que tu evento necesita.
Además, puedes buscar aplicaciones y sistemas que te ayuden en la gestión del evento (y que a menudo son gratuitos).
Antes de contactar con las empresas seleccionadas por ti, es importante comprobar la experiencia de cada una dentro del mercado.
Escucha las opiniones de otros organizadores que hayan utilizado el mismo servicio o producto.
De esta forma, podrás contratar a una empresa que goce de credibilidad en el mercado y evitar así posibles pérdidas o daños a la imagen de tu evento.
Usa tu creatividad e investiga mucho antes de cerrar un trato con empresas y proveedores. ¡Negocia, haz presupuestos y sal ganando en las transacciones!
5. Utiliza hojas de cálculo para mantener la organización
Una vez definidos los colaboradores, los patrocinadores y las empresas que contratarás, es hora de ultimar el presupuesto.
En este momento, organízate para que tu presupuesto se mantenga dentro de los límites estipulados, ¡evitando confusiones y pérdidas económicas!
Para ayudarte a organizarse, ¿qué te parece utilizar una hoja de cálculo financiera?
Utilizar esta hoja de cálculo financiera te permite visualizar el valor de cada servicio y los gastos que tendrá desde el principio hasta el final del proyecto, sin dejar que nada pase desapercibido.
De este modo, podrás tener una visión general de la parte financiera y sabrás cómo controlar los gastos de los eventos.
No olvides adaptarla a las necesidades de tu evento.
6. Prepárate para imprevistos
Conviene recordar que lo previsto no se corresponde necesariamente con lo que será definitivo.
¿Sabes por qué? En casi todos los eventos surgen imprevistos, por lo que se recomienda planificar los gastos con cierto “respiro”.
Es importante tener un margen de error en el coste total.
Trabaja con una cantidad reservada para emergencias e inclúyala ya en la preparación inicial de la hoja de cálculo financiera de tu evento.
7. Permanece atento a las rebajas y soluciones gratuitas
¿Sabes una forma estupenda de reducir los gastos de un evento?
Presta atención a las rebajas y solicita descuentos al comprar material para tu evento. Puedes utilizar el argumento de gran escala, por ejemplo.
Además, ¡para eso están los colaboradores! Puedes pedirles un servicio o un producto a cambio de merchandising, por ejemplo.
Busca alternativas gratuitas, como utilizar un sistema de eventos gratuito para gestionar todas las etapas del evento.
Las redes sociales también pueden ser un medio valioso—y gratuito—de promocionar y dar a conocer el evento.
8. Estudia antes de fijar el precio de las inscripciones
Muchos planifican los gastos de los eventos teniendo en cuenta el importe que se recaudará con la venta de entradas a los participantes.
Si este es tu caso, ¡debes prestar especial atención y tener mucho cuidado a la hora de fijar el precio de tus entradas!
9. Realiza ajustes en función de las prioridades del evento
El último consejo es que tengas cuidado y establezcas bien las prioridades a la hora de elaborar la planificación financiera de tu evento.
Debes identificar el objetivo principal de tu evento.
A partir de eso, deberías reservar una cantidad mayor para los gastos más importantes.
Una vez hecho esto, define los gastos de los eventos que pueden minimizarse o incluso recortarse si no hay dinero para todo lo propuesto.
Es importante estructurar todos los servicios necesarios en tu evento (limpieza, recepcionistas, decoración, etc.) dentro de un embudo.
¿Y ahora qué? ¿Sabes ya cómo estructurar un plan de gastos para un evento? ¿Ya has intentado utilizar una plataforma en línea para gestionar el evento en su conjunto?
¡Even3 es una plataforma de eventos que nació con la misión de facilitar, por completo, el trabajo de los organizadores!
