¿Sabías que, de acuerdo a una encuesta realizada por Bizzabo, el 71% de los organizadores afirman tener intención de probar el evento híbrido en 2021?
Pero que anteriormente sólo el 23,5% había celebrado este modelo de evento. En otras palabras, ¡para muchos de nosotros el evento híbrido es realmente una novedad!
Lo bueno es que este sigue creciendo de forma constante y debe seguir así más allá de la pandemia.
Después de todo, ¿quién no querría tener la libertad de elegir la forma ideal de asistir a un evento? Con el híbrido, los participantes tienen más opciones entre presencial y virtual.
Por otra parte, corresponde al organizador estar al corriente de todas las novedades y garantizar la mejor experiencia al participante.
Pensando en prepararte para organizar eventos híbridos, en este contenido trataremos:
- ¿Qué son los eventos híbridos?
- 9 pasos para organizar eventos híbridos exitosos.
¿Qué son los eventos híbridos?
En primer lugar, antes de plantearse celebrar un evento híbrido, debes saber en qué consiste.
Este formato, como su nombre indica, es una mezcla entre dos tipos de eventos: el evento presencial y el evento en línea.
Así que hay dos cosas que son esenciales para su existencia:
- Dos programaciones distintos para satisfacer las demandas específicas de los dos tipos de público: presencial y en línea;
- Ao menos alguns elementos de experiência compartilhada, para que cada parte se conecte e se sinta presente no evento.
Por esses motivos, a organização desse tipo de evento é diferente do online ou presencial e você precisa estar atento a alguns pontos cruciais. Vou te explicar quais são!
9 pasos para organizar eventos híbridos exitosos
1. Define tu estrategia
Probablemente ya hayas elegido el modelo híbrido, pero es importante que pienses si este realmente tiene sentido para tu evento.
En primer lugar, hay que conocer a fondo los eventos híbridos y ser consciente de los distintos tipos, como la conexión con asistentes remotos, la conexión con conferencistas remotos y las reuniones multihub, que unen la experiencia tecnológica de un gran evento en línea retransmitido a distintas ubicaciones físicas.
Después, piensa en tus objetivos. ¿Qué necesita tu evento? ¿Qué quieres y puedes ofrecer a tus participantes? ¿Puedes ofrecer una buena experiencia híbrida o es mejor elegir un solo formato?
Por supuesto, también debes pensar en las finanzas, ya que los eventos híbridos, aunque suelen ser más rentables que los presenciales, tienen exigencias adicionales en comparación con los eventos en línea.
Con estos puntos bien definidos, ya tienes elaborada una estrategia de eventos híbridos y puedes pasar a los siguientes puntos de organización.
2. Forma un equipo increíble
El equipo es uno de los pilares del evento híbrido.
Al fin y al cabo, lo necesitarás para que todas las actividades de tu evento dialoguen y la experiencia compartida se haga realidad.
Por lo tanto, es importante que:
- Estés seguro de que las personas de tu equipo tienen las aptitudes necesarias, como facilidad con la tecnología o capacidad multitarea;
- Siempre incluyas un jefe de equipo que pueda alinear las acciones entre las partes en línea y presenciales de tu evento;
- Todos los miembros del equipo conozcan y compartan los mismos objetivos y finalidad del evento.
3. Encontra el lugar adecuado
Ahora, para hacer realidad tu evento, necesitas encontrar el lugar adecuado.
Pero, a diferencia de los espacios exclusivamente presenciales, el evento híbrido necesita un entorno seguro capaz de ofrecer una experiencia inmersiva y atractiva tanto en vivo como en línea.
Por lo tanto, debes asegurarte de que el espacio ofrece una infraestructura tecnológica capaz de adaptarse a las necesidades de tu evento, como espacio para instalar equipos de transmisión en vivo o un lugar de grabación si optas por transmisiones grabadas.
En resumen, necesitas un lugar que pueda suplir las necesidades de todas las etapas de tu evento.
4. Crea una programación híbrida
En tu evento, ¡el contenido lo es todo! Y en el híbrido hay una preocupación aún mayor, porque habrá que crear una programación para dos públicos distintos, ambos con necesidades específicas.
Al mismo tiempo, necesitará habilidad para hacer que ambos públicos tengan una experiencia compartida siempre cuando sea necesario.
Por lo tanto, esto requiere cierta atención a la hora de establecer la programación, por ejemplo:
- Determina qué elementos de la programación estarán disponibles para ambos públicos al mismo tiempo;
- Conoce los tipos de transmisión en línea y las tecnologías disponibles para generar la mejor experiencia;
- Define cómo se producirán y distribuirán los contenidos a ambos públicos;
- Elige una plataforma de eventos para exhibir la parte en línea.
Todavía, hay que recordar que el contenido de calidad es una de las formas de que su público virtual tenga una experiencia de evento tan magnífica como la presencial, por lo que hay que invertir en la programación y las tecnologías disponibles.
5. Demuestra el valor de tu evento a través del Marketing
Con toda la planificación bien definida, ¡seguro que tendrás un gran evento para vender y atraer al mayor número de personas posible! Pero, ¿sabes cómo hacer eso?
Es a través de la comunicación como demostrarás a tus participantes las ventajas del evento híbrido.
Por ello, debes incluir estrategias de marketing digital para eventos en la organización de tu evento híbrido y estar cohesionado en todos los puntos
Por ejemplo, tus campañas de email marketing, tu sitio web para eventos e incluso tu encuesta de satisfacción deben estar bien alineados con el híbrido, recordando siempre que se dirige a dos tipos de público.
#TipEven3: En el caso del email marketing, puedes mezclar correos generales con contenidos exclusivos para la audiencia segmentada entre presencial y online.
6. Aumenta las posibilidades para patrocinadores y expositores
Por cierto, hablando de valores de eventos híbridos, otra oportunidad que ellos ofrecen es la posibilidad de vender más a los patrocinadores y aumentar el alcance de los expositores.
Y esto también hay que destacarlo en la comunicación, ¡sobre todo en los proyectos de patrocinio!
En este caso, puedes demostrar aún más valor a los patrocinadores al:
- Utilizar datos y nuevas tecnologías para demostrar a los patrocinadores que su participación en el evento es un éxito;
- Hacer balance de las oportunidades de generación de leads disponibles en tu evento;
- Añadir a los patrocinadores en vídeos en las transmisiones y durante la programación del evento;
- Invertir en estandes virtuales, como los disponibles en la zona de transmisión de Even3.
7. ¡Haz realidad las comunidades!
Otro punto súper importante para los eventos es la interacción y este acaba siendo el mayor diferenciador de los eventos presenciales.
De hecho, ¡la comunidad es lo que da mayor sentido a todo! Pero esa sensación no siempre se transmite fácilmente a lo virtual.
Así que tu organización tiene un reto: aportar el mismo sentido de comunidad a todos los presentes en el evento híbrido.
Un consejo valioso es atraer a la gente con un propósito, ya sea a través de contenidos más humanizados o creando una conexión con tu marca y los demás participantes.
Para ello, puedes recurrir a estrategias como:
- Incluir conferencistas virtuales en las sesiones en vivo;
- Organiza paneles para fomentar el diálogo entre los públicos;
- Crea sesiones interactivas, como los chats, preguntas y sorteos disponibles en el Área de Transmisión de Even3;
- Proporcionar oportunidades de networking y espacio para interacciones, como foros, entre los participantes;
- Crear comunidades exclusivas en las redes sociales para los participantes en el evento;
- Gamificar la experiencia del evento con juegos interactivos;
- Hacer preguntas a tus participantes y charlar con ellos en tiempo real;
De este modo, tu organización puede facilitar conexiones más profundas y repercutir positivamente en el compromiso y la rentabilidad del evento híbrido.
8. Acompaña los datos
¿Sabes aquel beneficio de capturar datos y hacer un seguimiento online de las métricas del evento en línea? En el evento híbrido, ¡dispondrás de datos sobre prácticamente todos los aspectos del evento!
Un consejo es captar los datos adecuados (y en el momento oportuno) para obtener insights que permitan optimizar tu evento en el futuro.
En este caso, los datos que puedes acompañar son:
Datos sobre el evento
Datos como los costes, la ubicación, el número total de sesiones y las inscripciones vendidas son muy importantes para comparar entre distintas ediciones y encontrar lo que mejor funciona.
Con el tiempo, podrás realizar pruebas y ver qué es lo que prefiere tu público.
Datos de perfil
Datos de perfil se refieren a tu público.
En este caso, es cuando obtendrás tus leads, por lo que lo ideal es recopilar los datos que necesites, como datos demográficos o lugar de trabajo.
Pero recuerda siempre seguir la Ley General de Protección de Datos, asegurándose de que la finalidad del uso de estos datos es claramente evidente y de que la información concedida tiene garantías de seguridad y privacidad.
Datos de interacción
Puedes recopilar muchos datos de participación durante el evento, como la cesta de la compra, el momento de la inscripción, los clics, el relleno de formularios, los inicios de sesión en aplicaciones y mucho más.
Estos son aquellos datos superimportantes para que sepas cómo se comportan tus participantes, qué les gusta y, lo más importante, qué necesitan.
De este modo, tu evento puede ser mucho más dirigido y puede crear una relación más personalizada con tus participantes.
9. Prepárate bien y entrena mucho
De hecho, los eventos híbridos son nuevos para muchos organizadores, por lo que la práctica es el último punto esencial para organizarlos.
En este momento, la estrategia consiste en disminuir la probabilidad de cometer errores, por lo que debes asegurarte de que tu equipo y tus ponentes están familiarizados con las nuevas tecnologías, tanto virtuales como presenciales.
Esto incluye hacer ensayos con todos, preparar el tema, aclarar los protocolos de comunicación, disponer de un diccionario de términos comunes y, lo más importante, tener planes para hacer frente a imprevistos, en caso de que ocurran.
Al final de todos estos pasos, no sólo tú, sino todo tu equipo estarán preparados para organizar eventos híbridos. ¿Y si empezamos ahora?
