Cualquiera que vea un evento terminado normalmente no tiene idea de lo que pasa detrás de escena.
¿Te imaginas un comité organizador teniendo que cambiar rápidamente un evento de presencial a online?
Eso fue exactamente lo que pasó con el 58º Congreso de SOBER, planeado originalmente para realizarse de forma presencial en la ciudad de Foz do Iguaçu en agosto de 2020.
Debido a la pandemia, y enfrentando un escenario lleno de incertidumbre, los organizadores del evento tuvieron que tomar decisiones rápidas e importantes: después de todo, para ellos, cancelar el Congreso de SOBER simplemente no era una opción.
Entonces, si tuvieras la oportunidad de ver detrás de escena del evento, ¿sabes qué encontrarías? Un equipo 100% comprometido no solo con hacer realidad el 58º Congreso de SOBER, sino con convertirlo en uno histórico.
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El 58º Congreso de SOBER
Con 60 años de historia, la Sociedad Brasileña de Economía, Administración y Sociología Rural (SOBER) tiene como principal objetivo desarrollar y promover las ciencias sociales rurales aplicadas (Administración, Economía, Extensión, Comunicación y Sociología Rural), y campos relacionados.
Para lograr este objetivo e intercambiar conocimiento en estas áreas, la Sociedad realiza el Congreso de SOBER todos los años, un evento que ya es una verdadera tradición, contando ahora con 58 ediciones.
Una referencia en su campo, el Congreso de SOBER está dirigido a profesores, investigadores, estudiantes de posgrado, universidades e institutos estatales de investigación enfocados en el agronegocio.
El 58º Congreso de SOBER se realizó, por primera vez, completamente online en noviembre de 2020, y se convirtió en un hito en la historia de la Sociedad.
Bajo el tema “Cooperativismo, Innovación y Sostenibilidad para el Desarrollo Rural”, el evento reunió a más de 600 asistentes y 26 oradores.
Así fue como, en solo unos meses, la organización planeó el evento y lo convirtió en un verdadero éxito.
De Presencial a Online en Solo Unos Clics
La 58ª edición había sido cuidadosamente planeada desde septiembre de 2019 por los organizadores del evento, y, como se mencionó, estaba programada para realizarse en agosto de 2020.
Sin embargo, cuando llegó y se propagó la pandemia, el equipo se vio obligado a cambiar sus planes. Cancelar un evento con tanta tradición no era una opción para SOBER.
El coordinador científico y organizador Alcido Elenor Wander, doctor en Economía Agrícola, describe cómo el equipo recibió la noticia de la pandemia.
“Cuando comenzó la pandemia, también comenzaron las emociones. Como no sabíamos qué iba a pasar, al principio seguimos preparándonos para el evento presencial.”
— Alcido, organizador del 58º Congreso de SOBER, en una entrevista con Even3
Como muchos otros organizadores, la primera decisión fue posponer el evento, con la esperanza de que la pandemia mejorara y los eventos presenciales regresaran.
Pero fue en julio cuando se tomó la decisión: la 58ª edición no solo tendría que realizarse ese mismo año, sino que, por primera vez en casi 60 años, sería 100% online.
El evento presencial ya se estaba gestionando a través de la plataforma Even3, y en solo unos clics, Alcido pudo cambiar el formato a digital.
“La plataforma Even3 fue fundamental para que pudiéramos realizar el evento de forma virtual, porque nos permitió cambiar el evento de presencial a online en solo unos clics.”
El comité organizador, aunque se mantuvo igual, tuvo que cambiar por completo su forma de trabajar.
“Nuestro equipo está muy motivado y no le rehuyó al desafío. Realizamos reuniones de preparación, y también dividimos las tareas para que todos tuvieran claro lo que había que hacer.”
El día del evento, el comité organizador se reunió para monitorear cada detalle del evento.
Además, contar con un equipo de especialistas en eventos online les dio a los organizadores la confianza que necesitaban para hacer realidad el Congreso de SOBER.
“Esa cercanía entre Even3 y los organizadores es fantástica, y también esencial. Porque nadie en nuestro equipo tenía experiencia con eventos virtuales, y sin ese contacto cercano y abierto con el equipo de Even3, habría sido mucho más desafiante.”
Un Público Diferente
Alcido comparte que, al pasar a online, el 58º Congreso de SOBER llegó a un público diferente.
“Algunas personas que solían asistir al evento presencial no asistieron esta vez online, pero también pudimos llegar a personas de lugares lejanos que rara vez podían asistir al evento presencial.” – Alcido, organizador del evento.
Romper las barreras geográficas fue realmente una sorpresa en esta edición, ya que, además de los asistentes habituales de países vecinos como Argentina, Paraguay y Uruguay, también recibieron personas de Portugal, Italia, Estados Unidos y Chile.
Durante la inscripción, los asistentes completaron un formulario con su dirección. De esta manera, después de generar el informe de asistentes en el menú de Personas de Even3, ¡se volvió fácil hacer seguimiento de dónde venía cada inscrito!
Videos Grabados: Más Seguridad y Tranquilidad para el Evento
Para garantizar una transmisión más segura y estable, SOBER optó por usar videos grabados, una funcionalidad disponible en Even3 Streaming, para el programa.
Sin ellos, Alcido señala que habrían enfrentado problemas serios de interrupción del contenido, como nos contó:
“Si hubiéramos intentado hacer todo en vivo, habríamos tenido problemas muy serios, incluso durante los paneles y charlas, porque la conexión de algunos oradores internacionales se cayó en medio de su presentación.” – Alcido Elenor, organizador del 58º Congreso de SOBER
Grabar las charlas y presentaciones de trabajos con anticipación fue esencial para mantener el evento funcionando sin problemas.
Pruebas y Reuniones con el Equipo de Even3
Además de los videos grabados, otro factor importante que garantizó una transición fluida de presencial a online fue realizar pruebas con herramientas de transmisión, incluyendo StreamYard y videoconferencia de RNP.
Y, por supuesto, el apoyo constante del equipo de Even3, respondiendo preguntas y explicando las mejores prácticas para realizar un evento digital exitoso.
“Antes del evento, tuvimos varias reuniones con el equipo de Even3, hicimos varias pruebas, y todo eso nos dio la confianza que necesitábamos para realizar el evento con éxito, incluso siendo principiantes en el mundo digital.”
Una App Dedicada para el Evento
Sabiendo que la mayoría de los asistentes al Congreso de SOBER son usuarios de smartphones, y que las personas no siempre están frente a una computadora, SOBER tomó la decisión inteligente de contar con una app dedicada para el evento.
La idea detrás de la app surgió precisamente para que los asistentes pudieran consultar el cronograma completo del evento, saber qué pasaría cada día y ver qué oradores y temas se cubrirían.
También permitió destacar a los patrocinadores del evento, lo cual es una gran oportunidad para agregar más valor a una propuesta de patrocinio.
Con excelentes comentarios de los asistentes, para 2021, SOBER planea ampliar las funcionalidades de la app.
“Queremos que los asistentes también puedan armar su propio cronograma personal y seguir las transmisiones a través de la app.” – Alcido Wander, organizador del Congreso de SOBER.
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Organización del Programa
El programa del Congreso de SOBER fue bastante diverso, distribuido entre mesas redondas, presentaciones de trabajos, exposiciones y conferencias.
El comité organizador tuvo mucho cuidado al armar el programa, buscando propuestas atractivas que también fueran cómodas para los asistentes. Eso se debe a que demasiadas actividades podrían perjudicar la experiencia del público en el evento.
Los paneles fueron el espacio de las charlas principales. Reunieron a oradores con diferentes perspectivas sobre el mismo tema, conectando ciencia, investigación, gobierno y sociedad.
Otro punto destacable en la organización de SOBER fue mantener las actividades culturales, que ya se realizaban en el evento presencial, dentro del programa digital.
El propósito de la actividad cultural es precisamente mostrar la cultura local de la ciudad anfitriona —en este caso, Foz do Iguaçu— a los asistentes provenientes de diversas regiones de Brasil y otros países.
Sin embargo, la actividad cultural también tuvo un rol estratégico y práctico en el formato digital.
Los organizadores la programaron entre dos paneles, con una duración de media hora. Ese fue el momento para que los asistentes tomaran un refrigerio, un café, estiraran las piernas, se relajaran y establecieran contactos, mientras los organizadores preparaban el siguiente panel.
#TipEven3: ¿Qué tal agregar también una pausa entre las actividades de tu evento online? Demasiado tiempo frente a la pantalla puede perjudicar la experiencia de los asistentes en tu evento.
Interactividad: Sorpresas y Gran Recepción
Cuando se trata de la interactividad del evento, Alcido comparte que los asistentes se sorprendieron por la cantidad de interacción virtual que era posible.
“Eso se debe a que no creamos espacios dedicados solo para la interacción. Cada sala albergaba actividades concretas, como charlas. Los asistentes podían hacer preguntas y obtener respuestas.”
Otra gran sorpresa para los organizadores fue ver que incluso los asistentes de mayor edad, entre 70 y 80 años, que pensaban que nunca podrían participar en un evento online, pudieron unirse e interactuar con todos sin ningún problema.
Hoy, la plataforma Even3 es aún más completa en cuanto a interacción, y no tienes que gastar ni un centavo para usar estas funcionalidades. Para hacer tu evento más interactivo, puedes:
- Crear una o varias encuestas por transmisión
- Tener una sección dedicada a las preguntas de los asistentes
- Realizar sorteos
Patrocinadores: Un Desafío Frente a la Pandemia
Tradicionalmente, SOBER cuenta con patrocinadores como CNPq y Capes (agencias brasileñas de financiamiento a la investigación). En 2020, debido a la pandemia y los recursos limitados, ese apoyo fue mucho más limitado.
Con algunas cooperativas que ya se habían comprometido a patrocinar el evento presencial, se necesitó mucho diálogo al principio.
Darles espacio y visibilidad a los patrocinadores en la transmisión fue la solución encontrada para beneficiar a los patrocinadores y colaboradores del evento.
Así, por ejemplo, los fondos de los paneles y charlas mostraban los logos de los patrocinadores. Para el evento de 2021, el plan es incluir videos de los patrocinadores en momentos estratégicos, ya sea durante los descansos o al inicio de las sesiones.
Y aquí hay una buena noticia para los organizadores de SOBER, y para cualquiera que use Even3: puedes configurar una sección personalizada para mostrar a los patrocinadores y colaboradores de tu evento. Todo completamente gratis.
Ahora, en Even3, puedes crear áreas personalizadas para los patrocinadores de tu evento.
Resultados
No hay duda: el 58º Congreso de SOBER hizo historia.
Sin duda será recordado por los organizadores del evento, que aprendieron en solo unos meses a realizar un evento digital con gran eficiencia, y por los asistentes, que tuvieron una experiencia nueva e increíblemente enriquecedora en el congreso.
Hubo más de 620 asistentes, casi 600 trabajos evaluados, 72 actividades online y 26 oradores. El evento se destacó por la puntualidad y muchos elogios de los asistentes.
Alcido y el comité organizador de SOBER pudieron recopilar comentarios de los asistentes a través del módulo de Evaluación del Evento, disponible gratis en Even3.
Los asistentes pudieron calificar partes importantes del evento, como las presentaciones de trabajos y la inscripción, así como la puntualidad, el tema del evento y otros aspectos relevantes.
“Realizamos una evaluación con los asistentes, y calificaron muy bien el evento. Fue una experiencia muy exitosa”, explica Alcido.
El Evento de 2021 Ya Está Programado
El evento fue un éxito tan grande que la edición de 2021 ya está planeada y se realizará nuevamente online, en la plataforma Even3.
Se llevará a cabo del 2 al 6 de agosto de 2021, en alianza con la Sociedad Brasileña de Cooperativismo (SESCOOP).
Y, cuando la situación de la pandemia esté bajo control, el evento volverá a ser presencial, pero mantendrá componentes híbridos en su programa.
“No vamos a ignorar las oportunidades que nos trajo pasar a lo virtual. Poder conectar a personas de cualquier parte del planeta en un evento virtual abre tantas posibilidades, incluyendo traer grandes referentes internacionales del área. Eso es fantástico”, dice Alcido.
Alcido concluye diciendo que “fue posible armar un congreso de alta calidad mientras cambiábamos por completo la forma en que lo organizábamos. El primer congreso virtual de SOBER hizo historia para la Sociedad.”
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